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簽訂合同管理制度是企業(yè)運(yùn)營中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了合同的起草、審查、簽訂、執(zhí)行、變更、終止等全過程。它旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的合同管理，確保合同的合法性、有效性，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。
包括哪些方面
1. 合同起草：規(guī)定合同的基本結(jié)構(gòu)、內(nèi)容要求，以及如何根據(jù)業(yè)務(wù)需求制定合同模板。
2. 合同審查：明確合同審查的流程，包括法律合規(guī)性、商業(yè)條款的合理性等，以及審查人員的職責(zé)。
3. 合同簽訂：規(guī)定合同簽訂的權(quán)限，明確授權(quán)書的格式和使用，以及電子簽名和線下簽字的規(guī)范。
4. 合同執(zhí)行：設(shè)定合同履行的監(jiān)控機(jī)制，包括進(jìn)度跟蹤、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、糾紛處理等。
5. 合同變更與終止：規(guī)定合同變更的申請(qǐng)、審批流程，以及合同提前終止的條件和程序。
6. 合同存檔與查詢：設(shè)定合同文件的存儲(chǔ)方式、期限，以及員工查詢合同的權(quán)限和流程。
重要性
簽訂合同管理制度的重要性在于：
1. 防范法律風(fēng)險(xiǎn)：通過規(guī)范合同流程，避免因合同瑕疵引發(fā)的法律糾紛。
2. 維護(hù)企業(yè)利益：確保合同條款公正公平，保護(hù)企業(yè)權(quán)益不受損害。
3. 提高效率：標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理流程能提升工作效率，減少無效溝通。
4. 促進(jìn)合規(guī)：促使企業(yè)行為符合法律法規(guī)要求，樹立良好企業(yè)形象。
方案
1. 建立專門的合同管理部門：負(fù)責(zé)合同的起草、審查、執(zhí)行等事務(wù)，確保專業(yè)性。
2. 定期培訓(xùn)：定期對(duì)員工進(jìn)行合同管理培訓(xùn)，提升全體員工的合同意識(shí)。
3. 制定詳細(xì)的操作指南：為各部門提供清晰的合同管理流程圖和操作手冊(cè)。
4. 引入合同管理系統(tǒng)：利用信息化手段，實(shí)現(xiàn)合同的電子化管理，提高效率，降低錯(cuò)誤率。
5. 審計(jì)與評(píng)估：定期進(jìn)行合同管理審計(jì)，評(píng)估制度執(zhí)行效果，及時(shí)調(diào)整和完善。
通過上述方案，企業(yè)可以構(gòu)建起一套有效的合同管理制度，為企業(yè)經(jīng)營保駕護(hù)航，確保在遵守法律法規(guī)時(shí)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。
簽訂合同管理制度范文
第1篇 對(duì)外簽訂合同流程管理規(guī)定
對(duì)外簽訂合同流程管理的規(guī)定
為了加強(qiáng)對(duì)外簽訂合同的管理,保證合同的合法有效,避免市場經(jīng)濟(jì)中的風(fēng)險(xiǎn),有效地防止和減少集團(tuán)公司的下屬公司在房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營和建設(shè)工程承包項(xiàng)目中可能發(fā)生的經(jīng)濟(jì)損失,特制定本規(guī)定,希各公司嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。
一、簽訂合同前的準(zhǔn)備
1、公司經(jīng)辦人必須要求對(duì)方當(dāng)事人提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明復(fù)印件進(jìn)行核實(shí),并了解其誠信、履約能力;對(duì)方是公民的,要求提供身份證及復(fù)印件進(jìn)行核實(shí)。
2、公司經(jīng)辦人請(qǐng)合同管理員在公司網(wǎng)絡(luò)上下載打印有關(guān)合同文本底稿,并結(jié)合對(duì)方當(dāng)事人提供的合同文本,與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商、修改、確認(rèn)合同條款。
3、合同一般應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容:
〔1〕當(dāng)事人的名稱、姓名和住所;
〔2〕標(biāo)的、數(shù)量;
〔3〕質(zhì)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、異議期、質(zhì)保期;
〔4〕價(jià)款或者報(bào)酬;
〔5〕履行期限、地點(diǎn)和方式;
〔6〕違約責(zé)任;
〔7〕解決爭議的方法;一般情況下約定由公司住所地人民法院管轄。
4、與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商修訂合同中,必須注意以下事項(xiàng):
〔1〕對(duì)方當(dāng)事人的名稱和住所必須準(zhǔn)確、清楚;
〔2〕合同對(duì)標(biāo)的的約定應(yīng)明確無誤。標(biāo)的物的名稱、型號(hào)、規(guī)格、品種、等級(jí)、花色、數(shù)量等要具體;對(duì)不易確定的無形財(cái)產(chǎn)(如商標(biāo)、專利、技術(shù)秘密等)、勞務(wù)、工作成果等盡量描述準(zhǔn)確明白。
〔3〕質(zhì)量:國家有強(qiáng)制牲標(biāo)準(zhǔn)的,首先必須按國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;其次按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;無國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的,當(dāng)事人雙方也可以在合同中約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
合同中必須約定質(zhì)量保證期,一般不低于兩年;國家、行業(yè)有規(guī)定的適用國家行業(yè)規(guī)定。
合同中可以約定質(zhì)量檢驗(yàn)方法、質(zhì)量異議期,質(zhì)量異議期盡量延長時(shí)間,力爭與質(zhì)量保證期一致。
〔4〕合同價(jià)款。在與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商修訂合同時(shí),合同的價(jià)款應(yīng)得到公司核算員及有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。
〔5〕合同履行期限、地點(diǎn)和方式應(yīng)當(dāng)具體明確。涉及到公司對(duì)外給付價(jià)款義務(wù)的,應(yīng)參照公司財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行,留有較充分的時(shí)間余地,盡量避免我公司違約。如因特殊情況,付款期限與公司財(cái)務(wù)規(guī)定不一的,應(yīng)事先征求財(cái)務(wù)部門意見,可適當(dāng)予以調(diào)整。
〔6〕違約責(zé)任是保證合同履行的重要條款,在合同中一般采用定金、違約金、賠償損失的責(zé)任形式,不應(yīng)采用罰款的形式。
合同中約定我公司違約責(zé)任的,可采用下列表述方式:
a、按銀行同期貸款利率償付違約金;
b、賠償對(duì)方實(shí)際經(jīng)濟(jì)損失;
c、每天按合同總價(jià)款(或已付款額)萬分之1.84償付違約金;(依據(jù)銀行長期貸款利率上浮30%計(jì)算)
d、每天按銀行同期同類貸款逾期罰息計(jì)算違約金。
〔7〕我公司是建設(shè)方主體,因苗木裁種、養(yǎng)護(hù),或者室內(nèi)裝飾裝璜,或者鋪設(shè)路面、路牙、護(hù)欄等零星工程需雇傭勞務(wù)工人,我公司可與被雇傭人直接簽訂勞務(wù)用工協(xié)議,明確雙方權(quán)利義務(wù);如我公司是承包方,除了簽訂上述勞務(wù)用工協(xié)議外,還可簽訂內(nèi)部工程承包協(xié)議,以規(guī)避轉(zhuǎn)包、分包的風(fēng)險(xiǎn)。
〔8〕如我公司與外公司合作,決定用某方名義投標(biāo)、承接建設(shè)工程,雙方應(yīng)簽訂聯(lián)營協(xié)議。但聯(lián)營協(xié)議中應(yīng)回避掛靠、借用資質(zhì)等違法表述,可采用互為母子公司等形式,防范可能的風(fēng)險(xiǎn)。
5、經(jīng)與對(duì)方當(dāng)事人對(duì)合同主要內(nèi)容協(xié)商一致后,經(jīng)辦人擬定正式合同文本底稿,交各公司合同管理員登記編號(hào)備查。
各公司合同管理員應(yīng)建立登記制度(登記簿登記或電腦登記均可),登記內(nèi)容中應(yīng)明確經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人。
二、合同的審查批準(zhǔn)和簽訂。
6、各公司合同管理員將合同登記編號(hào)后,依次將合同文本底稿報(bào)送公司分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理、集團(tuán)公司法務(wù)室審核、審批。房地產(chǎn)開發(fā)公司的合同底稿最終由董事長審批簽發(fā)。
7、各公司的分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理,應(yīng)當(dāng)依照本規(guī)定第一部分的要求審核審批合同,并對(duì)其負(fù)責(zé)。
8、公司法務(wù)室應(yīng)當(dāng)從法律的角度審核合同底稿,并提供法律建議,供各公司總經(jīng)理參考。對(duì)一些明顯不符合國家法律法規(guī)規(guī)定,但在當(dāng)前公司經(jīng)營中又暫時(shí)無法避免的、可能無效的合同,法務(wù)室應(yīng)從維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益出發(fā),審核合同時(shí)盡量做到在法律允許的范圍內(nèi)避免或減少公司可能發(fā)生的經(jīng)濟(jì)損失;或以一較小的風(fēng)險(xiǎn)來回避更大的風(fēng)險(xiǎn)。
9、合同管理員對(duì)法務(wù)室審核合同中提出的法律建議,應(yīng)報(bào)各公司總經(jīng)理決定是否采納、修改
。
10、合同底稿按程序?qū)徍藢徟ǜ搴?合同管理員將合同底稿交還經(jīng)辦人;經(jīng)辦人制作正式合同文本,由雙方當(dāng)事人簽字蓋章,并將合同底稿交集團(tuán)公司內(nèi)勤存檔備案。各公司合同管理員應(yīng)留存一份合同復(fù)印件備查。
三、合同的履行。
11、合同經(jīng)雙方當(dāng)事人簽名蓋章生效后,應(yīng)由經(jīng)辦人或各公司總經(jīng)理指定的專人負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的履行;在合同履行期間,經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人負(fù)有下列責(zé)任:
〔1〕收集保管合同履行中形成的所有書面文字、來往信函等資料;并在此項(xiàng)工作換人負(fù)責(zé)時(shí),在各公司合同管理員處辦理合同材料交接手續(xù);由合同管理人對(duì)更換經(jīng)辦人進(jìn)行變更登記,未辦變更登記手續(xù)的,經(jīng)辦人或接受人均可拒絕辦理交接手續(xù)。
〔2〕合同履行中發(fā)生違約行為或重大爭議時(shí),及時(shí)向各公司總經(jīng)理匯報(bào),并研究決定應(yīng)對(duì)措施。
〔3〕合同履行終結(jié),應(yīng)將合同和履行中形成的所有文字材料按時(shí)間順序裝訂成檔案,交各公司合同管理員審核。
12、公司財(cái)務(wù)部門對(duì)合同中的付款義務(wù)具有監(jiān)督權(quán)和按合同付款的職責(zé),盡可能地避免我公司逾期付款的違約責(zé)任。
13、公司將設(shè)立檔案室,指定專人兼管,負(fù)責(zé)接受和保管各公司合同管理員歸檔的合同檔案。
14、合同履行中,經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人應(yīng)按下列規(guī)定執(zhí)行:
(1)合同生效后,發(fā)現(xiàn)合同對(duì)質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行地點(diǎn)等內(nèi)容沒有約定或者約定不明的,應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人補(bǔ)充協(xié)議。
(2)合同生效后,發(fā)現(xiàn)我公司對(duì)訂立的合同有重大誤解,或合同顯失公平,或?qū)Ψ疆?dāng)事人以欺詐、脅迫手段或者乘人之危簽訂合同的,應(yīng)在知道后一年內(nèi)行使撤銷權(quán)。
(3)合同約定對(duì)方當(dāng)事人應(yīng)先履行而未履行的,我公司有權(quán)拒絕其履行要求;合同約定雙方應(yīng)同時(shí)履行,對(duì)方未履行而要求我公司履行的,我公司有權(quán)拒絕其履行要求;合同約定我公司應(yīng)先履行的,但有確切證據(jù)證明對(duì)方:a、經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化的,b、轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)、抽逃資金、逃避債務(wù)的,c、喪失商業(yè)信譽(yù)或者有可能喪失履行能力的,我公司可中止履行合同,并及時(shí)書面通知對(duì)方。對(duì)方提供擔(dān)保時(shí),我公司應(yīng)恢復(fù)履行。
(4)在合同履行期間,對(duì)方遲延履行主要債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的,經(jīng)我公司書面催告后在合理期限內(nèi)仍未履行,我公司應(yīng)按合同約定書面通知對(duì)方解除合同,并可追究對(duì)方的違約責(zé)任。
(5)買賣合同約定檢驗(yàn)期的,我公司是買受人的,應(yīng)當(dāng)在檢驗(yàn)期內(nèi)檢驗(yàn),并立即將標(biāo)的物的數(shù)量和質(zhì)量不符合約定的情形通知出賣人。沒有約定檢驗(yàn)期間的,我公司應(yīng)當(dāng)在發(fā)現(xiàn)或者應(yīng)當(dāng)發(fā)現(xiàn)標(biāo)的物的數(shù)量或者質(zhì)量不符合約定的合理期限內(nèi)或者收到標(biāo)的物后的兩年內(nèi)通知出賣人。對(duì)標(biāo)的物有質(zhì)量保證期的,適用質(zhì)量保證期,不適用兩年的規(guī)定。
(6)以樣品作為買賣合同質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的,我公司當(dāng)時(shí)不知道樣品有隱蔽瑕疵,對(duì)方交付的標(biāo)的物雖與樣品相同,我公司仍可主張對(duì)方交付的標(biāo)的物應(yīng)當(dāng)符合同種物的通常標(biāo)準(zhǔn)。
(7)勘察、設(shè)計(jì)合同,因質(zhì)量不符合要求或者未按照期限提交勘察、設(shè)計(jì)文件拖延工期給我公司造成損失的,我公司可以要求勘察、設(shè)計(jì)人繼續(xù)完善勘察、設(shè)計(jì),減收或免收勘察、設(shè)計(jì)費(fèi)并賠償損失。
(8)集團(tuán)公司下屬公司之間簽訂的各類合同,也應(yīng)嚴(yán)格按本規(guī)定執(zhí)行。發(fā)生糾紛的,可由公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商解決;最終可上報(bào)集團(tuán)公司請(qǐng)求協(xié)調(diào)解決。
(9)合同履行中與對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的,應(yīng)準(zhǔn)備完整的合同及履行資料和書面報(bào)告,向集團(tuán)公司法務(wù)室咨詢;法務(wù)室在研究資料的基礎(chǔ)上,及時(shí)地提供書面法律意見,為各公司領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
(10)合同履行中遇有緊急情形,需立即采取措施的,應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后,邀請(qǐng)法務(wù)室人員參加會(huì)議,共同研究決定處理方案。
第2篇 合同簽訂管理制度
合同簽訂及管理制度
(一)合同簽訂注意事項(xiàng)
采購合同的訂立必須采取書面形式,經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關(guān)修改采購合同的文書、傳真等,均屬于采購合同的范圍。
采購部負(fù)責(zé)采購合同的談判、起草、執(zhí)行、變更等工作。根據(jù)相關(guān)類別的合同范本進(jìn)行補(bǔ)充修改,合同各項(xiàng)內(nèi)容的條款應(yīng)當(dāng)明確、具體,文字表達(dá)要嚴(yán)謹(jǐn)。
新合同擬定修改完畢之后,經(jīng)總經(jīng)辦過目審批后,可憑簽字的《印章使用審批表》到合同專員處登記蓋章。
與新供應(yīng)商簽訂合同之前,應(yīng)核實(shí)對(duì)方當(dāng)事人的身份。對(duì)于合同主體是自然人的情況,可以要求其提供相應(yīng)的個(gè)人身份信息,如姓名、身份證號(hào)、詳細(xì)地址等,最好能夠留存對(duì)方身份證復(fù)印件。對(duì)于合同主體是法人或其他組織的情況,同樣應(yīng)當(dāng)審查其身份的真實(shí)性,并要求對(duì)方出具加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件留存。
(二)合同管理
采購合同簽訂完畢后,采購部應(yīng)及時(shí)把合同原件、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件和對(duì)方身份證復(fù)印件等文件交到合同專員處統(tǒng)一保管。
參與采購合同簽訂和采購合同管理的人員不得出現(xiàn)以下情況,否則公司將視情節(jié)輕重予以相應(yīng)處分。
泄露或私自更改采購合同的內(nèi)容。
丟失采購合同。
損害公司的利益。
在參與采購合同制定、簽訂的過程中出現(xiàn)嚴(yán)重不負(fù)責(zé)任的行為。
采購合同發(fā)生糾紛時(shí),采購部相關(guān)人員應(yīng)會(huì)同法律顧問與對(duì)方協(xié)商解決,協(xié)商不成需進(jìn)行仲裁或訴訟的,相關(guān)部門應(yīng)協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。
第3篇 簽訂安全合同管理制度
一、編制目的
加強(qiáng)對(duì)安全生產(chǎn)的管理和監(jiān)督,明確合作雙方的安全職責(zé)與義務(wù),控制安全事故的發(fā)生,確保主合同的順利執(zhí)行。
二、適用范圍
本制度適用于云南云嶺高速公路建設(shè)集團(tuán)有限公司云南小龍高速公路土建一標(biāo)項(xiàng)目部簽訂的安全合同。
三、工作程序
1、項(xiàng)目工程合同科對(duì)內(nèi)對(duì)外簽訂的各類合作協(xié)議(合同),合作內(nèi)容涉及安全生產(chǎn)的,必須同時(shí)簽訂專項(xiàng)安全合同。
2、簽訂專項(xiàng)安全合同時(shí),應(yīng)檢查對(duì)方安全生產(chǎn)資質(zhì),要求提供有關(guān)部門核發(fā)的符合工程項(xiàng)目要求的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證、法人代表資格證書或法人授權(quán)委托書;安全人員的上崗證原件;特殊工種人員的上崗證原件;機(jī)械設(shè)備是否滿足安全施工需要,驗(yàn)收?qǐng)?bào)告資料是否齊全等,同時(shí)對(duì)相關(guān)證件進(jìn)行備份,不符合的不得簽訂合同。
3、專項(xiàng)安全合同必須采用書面形式,內(nèi)容必須明確、具體,文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確,且不能與國家的法律法規(guī)和項(xiàng)目規(guī)章制度相抵觸。
4、專項(xiàng)安全合同應(yīng)明確的內(nèi)容。
5、簽訂安全合同的目標(biāo)。
6、甲乙雙方的安全責(zé)任與義務(wù)。
7、違約責(zé)任。
8、專項(xiàng)安全合同經(jīng)雙方簽字蓋章后與主合同同時(shí)生效,到主合同終止時(shí)終止。
9、安全合同簽訂份數(shù)與主合同份數(shù)相同,各單位所簽訂的安全合同需報(bào)項(xiàng)目安全科進(jìn)行備案。
10、合同簽訂單位應(yīng)對(duì)合作單位的合同履行過程進(jìn)行監(jiān)督,確保對(duì)方作業(yè)符合項(xiàng)目相關(guān)安全規(guī)章制度的要求。發(fā)現(xiàn)問題要根據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行處理。
11、凡因未按規(guī)定處理合同事宜給項(xiàng)目造成損失的,追究相關(guān)負(fù)責(zé)人和責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)和行政責(zé)任。
四、記錄
安全科對(duì)安全合同的簽訂情況應(yīng)有詳細(xì)的記錄
