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項目會議管理制度方案旨在規(guī)范項目管理中的會議流程，提高會議效率，確保信息準確傳達，促進團隊協(xié)作，最終達成項目目標。該方案涵蓋了會議的籌備、執(zhí)行、記錄以及后續(xù)跟進等多個環(huán)節(jié)。
包括哪些方面
1. 會議籌備：明確會議目的、確定參會人員、設定議程、準備相關材料。
2. 會議執(zhí)行：準時召開、遵守會議規(guī)則、有效溝通、控制會議時間。
3. 會議記錄：詳細記錄會議內(nèi)容、決議事項、責任人分配。
4. 后續(xù)跟進：跟蹤決議執(zhí)行情況、反饋結(jié)果、調(diào)整計劃。
重要性
項目會議不僅是信息交流的平臺，更是決策和問題解決的關鍵環(huán)節(jié)。有效的會議管理制度能夠： - 增強團隊凝聚力，確保所有成員對項目目標和任務有清晰理解。 - 提升工作效率，避免無效討論和重復工作。 - 減少溝通障礙，確保信息準確無誤地傳遞。 - 促進決策透明化，提升項目管理的公正性和公平性。
方案
1. 會議籌備：項目經(jīng)理需提前至少兩天確定會議議題，編寫會議通知，包括會議時間、地點、參與者和預期目標。會議議程應簡潔明了，重點突出，避免過多細節(jié)討論。
2. 會議執(zhí)行：會議開始前，主持人應確認設備正常，確保所有參與者能參與討論。會議期間，遵循“一人發(fā)言，其他人傾聽”的原則，避免多頭討論。會議時間應嚴格控制，避免拖延。
3. 會議記錄：指定專人負責記錄會議紀要，包括決策事項、行動計劃和責任人。會議結(jié)束后24小時內(nèi)，記錄人應將紀要發(fā)送給所有參會者，并存檔備查。
4. 后續(xù)跟進：會議決議應被分解為具體任務，分配給相應責任人。項目經(jīng)理定期檢查任務完成情況，對于未按時完成的任務，需進行原因分析并提出改進措施。
5. 評估與優(yōu)化：每季度進行一次會議效果評估，收集反饋意見，針對存在的問題進行改進，持續(xù)優(yōu)化會議流程。
請注意，此制度需結(jié)合實際情況靈活應用，適時調(diào)整以適應項目的動態(tài)變化。務必確保每個環(huán)節(jié)的執(zhí)行都有明確的責任人，保證制度的有效實施。通過執(zhí)行這套項目會議管理制度，我們期望實現(xiàn)更加高效、有序的項目管理，推動項目成功完成。
項目會議管理制度方案范文
第1篇 某辦公樓項目會議服務管理方案
辦公樓項目會議服務管理方案
1.會議服務目標
1)結(jié)合本項目的特點,制訂并實施完整、持續(xù)、高標準的員工培訓計劃,依托日常嚴謹?shù)亩綄c管理,使服務水平達到酒店會議服務標準;
2)全面深入的了解客戶需求,滿足客戶期望。
2.會議服務內(nèi)容
1)會前服務準備
(1)接到會議通知后,根據(jù)會議名稱、性質(zhì)、時間、與會人數(shù)、級別及布置要求確定臺形;
(2)根據(jù)會議需要擺放茶葉、開水、面巾紙、鮮花、會議桌簽等物品;
(3)協(xié)助與會負責人復印或發(fā)放會議資料;
(4)通知工程部相關專業(yè)人員對會議室的音響、麥克、投影儀、幻燈機、電視、錄像、照明等設備進行調(diào)試;
(5)會議開始前60分鐘,檢查各項準備工作是否到位,物品擺放合乎標準,各種物品擺放整齊;
(6)會議開始前30分鐘,會服人員要在會議室門口迎接等候與會人員。
2)會議期間服務
(1)與會人員入席后根據(jù)其個人需要提供茶水服務。
(2)會議期間要定時倒水,根據(jù)需要為與會人員提供小毛巾、果盤,食物、飲料(咖啡、礦泉水和其它飲料等)等其它服務。
(3)會議休息期間,要盡快整理會場,補充和更換各種物品。
(4)會議期間,設備出現(xiàn)問題要請工程專業(yè)人員及時處理。
(5)會議期間,會服人員站在會議室門外等候直至會議結(jié)束。
3)會后服務
(1)會議結(jié)束時,會服人員應站在會議室門口微笑向與會人員道別。
(2)客人全部退場后,通知保潔人員協(xié)助整理會議物品(茶杯、毛巾、果盤、鮮花等),音響設備、空調(diào),桌椅的清潔、復位,剩余食物、水果的處理,地地毯的吸塵、清洗,物業(yè)品設備的檢查(照明、水壺、茶杯等有無破損)。
(3)仔細檢查會場,是否有客戶遺忘的物品等。
(4)檢查設施設備是否有損壞,并認真做好記錄。
(5)清洗、消毒會議用品(茶杯、茶碟等)。
(6)會議結(jié)束后,做好清理會場工作。
4)重大會議接待
(1)接到客戶重大活動的通知后,了解客戶活動規(guī)模、時間及具體活動要求。
(2)及時通知各部門做好協(xié)調(diào)配合工作。
a.工程部:各種設備的調(diào)試,水、電、照明等檢查,空調(diào)溫度,專梯服務(開專梯人員需佩戴白手套,注意儀容儀表、禮貌用語等)。
b.保安部:車位的安排、車輛疏導,活動重點區(qū)域的安防檢查,現(xiàn)場治安維護,做好安全保衛(wèi)工作。
c.保潔部:重點部位的清潔(活動會場、衛(wèi)生間、電梯、大堂的清潔、客人有可能活動的區(qū)域)。
d.客戶服務中心:做好重要客戶接待引導工作,在明顯位置放置引導牌,相關事務的協(xié)調(diào)工作。
(3)制訂配合方案,批準后實施。
(4)配合客戶對活動現(xiàn)場進行協(xié)調(diào),留存相關資料(如照相、攝像等)。
(5)活動完成后進行總結(jié),并對實施效果進行驗證。
(6)相關資料整理歸檔。
3.會議服務程序
1)了解會議信息:
(1)根據(jù)會議通知,掌握使用部門名稱、使用時間、會議地點、會議主題、會議人數(shù)、參會對象、會場布置、座位格局、聯(lián)系電話、聲光電設備及其它特殊要求等相關會議信息;
(2)了解會議負責人;
(3)了解會議客人的其它活動及安排,以便回答客人問詢。
2)填寫會議登記,并做好相關記錄;
3)傳達信息:
(1)向各崗位(工程、保安、保潔)傳達信息,并通知相關部門做好準備工作;
(2)及時通知管理人員,做好現(xiàn)場督導、檢查(重要會議通知項目經(jīng)理)。
4)會議室布置
(1)根據(jù)會議類型(如重要會議、簽約儀式、新聞發(fā)布會、展覽會、茶話會等),布置會場、準備會議物品;
(2)將會議室衛(wèi)生打掃干凈,并檢查設備設施情況;
(3)對會議室進行布置,并隨時與會議負責人聯(lián)系,征求對方的意見及臨時要求;(桌椅擺放、鮮花/綠植、話筒/音響、條幅、投影等)
(4)會議桌上的物品(包括茶杯、桌簽、鮮花、面巾紙、筆、紙等)擺放。
5)檢查
(1)會議服務部門負責人對會議室進行全面檢查;
(2)請會議負責人檢查,對不符合要求處及時整改;
(3)會服人員應提前60分鐘到達會場,整理好自己的儀容儀表;
(4)做好各項檢查工作,包括會議室的衛(wèi)生、設施設備狀況、用具用品、鮮花/綠植、茶杯、茶葉、香巾、開水、礦泉水、
(5)會議服務部門管理人員在會議開始前30分鐘,再次對會議室進行檢查,確保萬無一失。
6)迎賓
(1)會服人員應提前30分鐘在會議室門口迎賓,引領客人;
(2)了解與會人員抵達情況。
7)服務
(1)引客時,為主要客人提供拉椅服務;
(2)客人入座后,為客人上茶,按照先賓后主、先上級后下級的順序上茶,必須使用托盤,從客人的右側(cè)上茶,先放杯墊,再放茶杯,杯把朝向客人的右側(cè),司徵朝向客人,并說請;
(3)待會議開始后,由主賓處順時針上香巾,要求冬熱夏涼,香巾籃放在客人的右手側(cè);
(4)會議要求每隔10-15分鐘上一次水,續(xù)水時應左手拿開水瓶,微側(cè)身用右手小指和無名指夾起杯蓋,拇指、食指、中指握住杯把,在客人身后加水,再輕輕地將茶杯放在桌上,蓋上杯蓋,杯把朝向客人右側(cè)。注意續(xù)水時不要倒得太滿(八分為宜)。如是礦泉水要隨時注意客人飲用情況,及時更換;
(5)續(xù)水時應慢,以免開水濺到客人身上,如會議時間較長,中途還應為客人更換香巾;
(6)會議進行過程中,細心觀察會議室內(nèi)動靜,如發(fā)現(xiàn)客人有事招呼,要隨時應承,如客人的要求暫時無法滿足,要及時通知上級,確實無法滿足的應向客人解釋清楚;
8)會議結(jié)束
(1)門口送客;
(2)對會場進行檢查:有無遺留物品;設備設施有無損壞;
(3)收拾整理會場(通知保潔部協(xié)助)。
4.會議服務標準
1)會議桌、椅擺放要整齊,在一條直線上。蓋杯要放在杯墊上,擺在座位的右上方,杯把朝右側(cè),擺放位置
要求在一條直線上。煙缸三位共用一個,擺放時與杯子成一條直線。
2)會議開始前30分鐘,備好充足開水、調(diào)試音響,開啟照明、調(diào)節(jié)空調(diào)溫度。
3)檢查臺形是否符合要求,臺面要整潔,各種用具干凈、齊全,擺放符合標準。
4)根據(jù)客人要求,將指示牌放在特定位置。
5)服務員于開會前30分鐘,精神飽滿地在門口等候。貴賓會議于會前60分鐘到崗,精神飽滿地在門口迎候。
6)水牌引導,迎送服務(電梯間、會議室門口由會服人員引導)。
7)當客人來到會議室時,會服人員應禮貌熱情地向客人問好:您好,請進!,并以手勢示意,請客人進入會議室入座。
8)先到達的客人入座以后,服務員從客人右側(cè)提供茶水服務,會議期間提供茶水服務從主席臺或領導開始。
9)會議室更換煙灰杠的頻次為:每30分鐘為客人更換一次。
10)會議添加茶水頻次分別為:會議開始階段每15分鐘添加一次茶水,會議中期階段每20分鐘添加一次茶水,會議尾期階段每20分中添加一次茶水。
11)添加茶水、更換煙灰杠時應注意:盡量不打擾客人開會,物品須輕拿輕放;詢問客人時,音量要控制在最小,以免打斷會議的正常進行;特殊情況可按客人要求服務。
12)會議結(jié)束時,服務員應站在門口,微笑著向客人道別:您慢走(各位慢走),再見!,并請會務組人員簽單。
13)將會議用具、設備整理好,關閉空調(diào)、電燈、窗、鎖好會議室門。物品復位。
5.會議用品
準備好茶葉,茶杯,托盤、茶杯墊、小毛巾、面巾紙、水壺、玻璃杯、紙杯、桌簽、煙缸、便箋紙、鉛筆等。
6.會議預定方式
1)方式一:信息/網(wǎng)絡預定
(1)與zz電視中心建立會議服務預定網(wǎng)絡平臺;
(2)有固定的網(wǎng)絡會議申請模板(如會議時間、地點、主題、人數(shù)、會議用品、特殊服務要求等);
(3)由會服人員打電話聯(lián)系申請人進行確認;
(4)提供相關服務。
2)方式二:電話/會議單預定
(1)接聽會議預定電話或收到會議通知單后,了解會議要求;
(2)根據(jù)會議時間、規(guī)模及具體要求準備會議物品;
(3)接聽會議預定電話的人員,要及時填寫會議預定單,待會議結(jié)束前/(后),請會議申請人簽字確認。
7.會議服務保障措施
建立健全完善的管理制度,對員工實施系統(tǒng)全面的培訓是確保服務目標和作業(yè)標準得以實現(xiàn)的重要手段,制訂以下主要管理制度:
1)預訂管理制度
2)安全操作制度
3)員工儀容儀表及行為規(guī)范
4)貴賓接待程序
5)物品破損/丟失控制制度
6)鑰匙管理制度
7)視聽設備監(jiān)控室工作制度
8)洗消工作制度
9)食品質(zhì)量與安全控制制度
10)庫房管理制度
11)物料保管制度
12)部門獎懲制度
第2篇 某物業(yè)公司項目會議室管理制度
物業(yè)公司項目會議室管理制度
1.0客服部負責項目會議室(多功能廳)的使用管理工作。
2.0客戶使用會議室時,請?zhí)崆芭c客服聯(lián)系,填寫《客戶會議通知單》注明會議時間、地點、要求等。
3.0如需懸掛橫幅、標語時,應在客服部指定的位置用大頭針釘或用膠帶粘,不可在樓道、地毯、墻壁等處張貼。
4.0客戶如需要使用廳內(nèi)各項專用設備、物品時,應與客服部聯(lián)系,按項目規(guī)定付費,客服部安排工程技術(shù)人員協(xié)助操作使用,如未請示,擅自使用及造成損失的,除補交正常使用費用外還需賠償全部損失。
5.0與會人員,不可在廳內(nèi)吸煙、使用明火,禁止堆放雜物、亂扔果皮、紙屑、隨地吐痰及吐口香糖等,不可大聲喧嘩、嬉笑,以免影響客人辦公,違者將視情節(jié)賠償一定的清洗及損失費。
6.0入住公司需要會議室時,應填《客戶會議通知單》,由客服部將單據(jù)發(fā)送有關部門,按客戶要求做好準備。如需音響設備時,由客服部通知工程部專人負責。
7.0客戶如有其它儀器、設備安裝用電等要求時,由客服部征求工程部、保安部意見后,嚴格按消防安全規(guī)定實施,客戶自請工程人員操作時,應主動服從項目工程技術(shù)人員、保安人員的監(jiān)督指導,違章操作并造成損失時,項目有權(quán)處以適當?shù)慕?jīng)濟賠償。
8.0對非入住公司租用會議室由客服部上報經(jīng)理領導審定。
第3篇 物業(yè)某項目會議室管理規(guī)定
物業(yè)項目會議室管理規(guī)定
一、會議室由客服中心指定專人負責統(tǒng)一管理,內(nèi)容包括開門、保管室內(nèi)配備的各種設施用具,操作有關設備(如空調(diào)、電燈)等。
二、會議室桌椅必須擺放整齊,設備及各種用具放置有序。
三、愛護會議室公共財物,會議室物品未經(jīng)綜合部同意不得外借。
四、會議室用于開會、會客、培訓、閱覽,為保持室內(nèi)干凈、衛(wèi)生、安靜,未經(jīng)客服中心安排不得用作其它用途或長時間占用。
五、對外來人員參加會議的由客服中心負責接待,服務應做到熱情、周到、態(tài)度和藹、有禮貌,會議期間負責茶水的準備及服務。
六、其它單位需要使用會議室的,應提前到客服中心登記,接受客服中心安排,以免造成使用沖突。會議結(jié)束后請關閉所有電器(包括空調(diào)、投影儀、燈);桌椅擺放整齊,恢復原位;衛(wèi)生清理干凈。
七、會議使用的橫幅,會后應及時拆除。
八、會議結(jié)束后應及時安排清理、打掃、發(fā)現(xiàn)遺忘的茶杯、筆記、書本等物,須及時交還失主或送交客服中心。
第4篇 物業(yè)某項目會議室管理制度
物業(yè)項目會議室管理制度
一、目的:
保證集團公司各類會議的順利召開和規(guī)范有序使用,加強會議室管理,提高會議室使用效率。
二、范圍:
適用于__嘉園辦公區(qū)內(nèi)各類會議室的使用管理。
三、職責:
各會議室統(tǒng)一歸口管理處客服中心負責管理,協(xié)調(diào)安排會議室使用。
四、工作流程:
1、會議室由客服中心負責管理。
2、會議室只限本管理處相關職能部門使用,外單位借用會議室須經(jīng)客服中心主管批準,并到辦公室辦理借用手續(xù)。各部門無權(quán)將會議室借給外單位使用。
3、管理處各部門使用會議室須經(jīng)辦公室同意后,辦理相關手續(xù),領取會議室鑰匙。
4、使用會議室的部門,必須愛護會議室的設施,保持會議室清潔。用后應及時清洗水杯和煙灰缸,打掃衛(wèi)生,檢查安全,鎖好門、關好窗,將鑰匙交還辦公室。
5、任何部門和個人未經(jīng)辦公室同意不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉(zhuǎn)做他用。
6、會議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少要清潔一次,遇有會議時,要一次一清潔。
7、每次會議之前,管理人員應進行電源檢查、配備飲用水、水果(必要時)等工作。
8、會議室管理人員要嚴格室內(nèi)物品的管理和維護(含花木等)做到會散、人走、電源關、門上鎖。
9、與會人員要愛護會議室內(nèi)的公共設施,損壞賠償,不許將室內(nèi)物品移做他用。
