文號管理制度

文號管理制度是企業(yè)內部管理的重要組成部分，主要涉及對企業(yè)各類文件、報告、通知等進行統(tǒng)一編號、管理和追蹤的規(guī)則體系。它旨在確保信息傳遞的準確性和有效性，提高工作效率，防止文件混淆和丟失。

包括哪些方面

1. 文號編制規(guī)則：明確各類文件的編號格式，如年份、部門代碼、文件類型、順序號等。

2. 文件分類：根據文件性質和用途，將文件劃分為不同的類別，如行政文件、財務文件、項目文件等。

3. 文號申請與審批：規(guī)定文件制作前需申請文號，經相關負責人審批后方可使用。

4. 文號使用與記錄：制定文號使用記錄表，跟蹤每個文號的使用情況。

5. 文件存檔與檢索：文號作為文件檢索的關鍵依據，規(guī)定存檔和檢索流程。

6. 文件銷毀與變更：對過期或不再需要的文件，設定銷毀程序，并對文號變更做出規(guī)定。

重要性

1. 提升效率：統(tǒng)一的文號管理，能快速定位文件，減少查找時間，提高工作效率。

2. 保障信息安全：通過文號追蹤，確保敏感信息不被誤傳或泄露。

3. 促進合規(guī)：有助于企業(yè)遵守法律法規(guī)，確保文件處理的合法性。

4. 便于審計：為內外部審計提供清晰的文件線索，便于審核和追溯。

方案

1. 制定文號管理政策：由企業(yè)辦公室主導，各部門參與，共同制定符合企業(yè)實際情況的文號管理制度。

2. 培訓與宣導：對全體員工進行文號管理制度的培訓，確保理解和執(zhí)行到位。

3. 引入信息化系統(tǒng)：利用信息技術，建立電子化文號管理系統(tǒng)，提升管理效率和準確性。

4. 定期審查與優(yōu)化：定期評估文號管理制度的執(zhí)行效果，根據反饋進行調整優(yōu)化。

5. 責任追究機制：對于違反文號管理規(guī)定的，應有相應的責任追究和處罰措施，以保證制度的嚴肅性。

通過以上方案的實施，文號管理制度將在企業(yè)內部形成有效的運行機制，為企業(yè)日常運營提供有力的支持，同時也為企業(yè)的長期發(fā)展打下堅實的基礎。

文號管理制度范文

第1篇 某企業(yè)檔案管理規(guī)定文號

企業(yè)檔案管理規(guī)定【1】

一、 總則

集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。

1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份,從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。

2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作,并對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責此項工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。

2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;

4、資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)

5、政府、項目批文、合同;

6、公司制度體系、會議紀要、內部發(fā)文(包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等);

7、工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;

8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;

9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);

10、公司有效證照、證件、印章;

11、具有法律效力及保存價值的文件;

12、公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;

14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;

15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團行政人事部提交備份。

2、集團各部門應及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時,要嚴格履行移交手續(xù),按文件材料分類造冊,隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:

(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

(2)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應全在一立卷。

(3)卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

(4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限,案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫:沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。

(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

四、 檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。

2、確定集團檔案保管期限的原則

(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。

(2)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。

(3)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。

五、檔案保密級別

1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議, 行政人事部經理核定密級。

2、有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級檔案復制時,需經辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。

3、有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經辦公室主任(集團行政人事部經理)及副總以上級領導批準。

4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任(集團行政人事部經理)鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經本部門領導批準,然后到檔案管-理-員處填寫檔案調閱登記簿,方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。

3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。

5、有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。

本文來源于百分網(),轉載請保留此標記,謝謝!6、借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關的文件、資料,在指定存放區(qū)域里設定工作人員專用文件夾,使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。

八、檔案的鑒定與銷毀

1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經理主持,有關部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定,并經集團總裁批準后,方可銷毀。

4、銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

九、罰則

1、集團各分子公司凡違反本制度,無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的,一經發(fā)現(xiàn),限期上交,經催交仍拖延不交的,除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以集團內通報批評。

2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項,泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經辦公室主任(集團行政部經理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領導和當事人各罰款500元~1000元,并予以通報批評;如造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其法律責任。

3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項,遺失檔案的,應立即報告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其相關責任。

5、檔案管-理-員丟失、規(guī)范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密,應根據情節(jié)輕重,給予紀律處分及相應罰款,直至依法追究法律責任。

6、集團所有員工凡違反本制度第七條,不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集團行政人事部負責解釋。

3、各子公司應根據本制度,結合本單位的實際情況,制定具體實施細則。

4、以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的,以本制度為準。

企業(yè)檔案管理規(guī)定【2】

1.總則

為加強本公司文書立卷工作,完善檔案管理制度,特制定本規(guī)定。

2.適用范圍

歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料,都要按照本規(guī)定的規(guī)定,分別立卷歸檔。

3.原則

公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

4.文件材料的收集管理

堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員,負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。

5.辦公室收集

凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

6.主管部門收集

6.1 一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

6.2 公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

6.3 本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才給予報銷會議費用。

7.各部門專(兼)職文書的職責

7.1 了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。

7.2 認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

7.3 承辦人員借用文件材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。

8.歸檔范圍

8.1 重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

8.2 上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

8.3 本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

8.4 本公司的請示與上級機關的批復。

8.5 本公司反映主要職能活動的報告、總結。

8.6 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

8.7 信訪工作材料。.

8.8 本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

8.9 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

8.10 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

8.11 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

9.平時歸卷

各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

10.案卷目錄

各部門應根據本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上條款號。

11.資料送交

公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。

12.登記

專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放人平時保存文件卷夾內“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。

13.案卷質量

為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質量,立卷工作由相關部室兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

案卷質量的基本要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

14.歸檔資料

歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整,會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等要及時送檔案室存檔。

15.檔案檢查

檔案室要定期開展檔案質量檢查。對于沒有及時歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的,應當及時予以糾正。

16.本規(guī)定自公布之日起施行。