文件收發(fā)管理制度，顧名思義，是規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件從接收、處理到發(fā)出的全過(guò)程管理規(guī)則。它涵蓋了文件的分類、編號(hào)、登記、審批、傳遞、存儲(chǔ)和銷毀等多個(gè)環(huán)節(jié)，旨在確保信息流通的安全、高效和有序。
包括哪些方面
1. 文件分類：明確各類文件的性質(zhì)和處理流程，如內(nèi)部報(bào)告、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等。
2. 編號(hào)規(guī)則：設(shè)定統(tǒng)一的文件編號(hào)體系，便于檢索和管理。
3. 登記管理：記錄文件的收發(fā)時(shí)間、來(lái)源、去向及處理狀態(tài)。
4. 審批流程：規(guī)定文件的審批權(quán)限和程序，防止未經(jīng)授權(quán)的文件流轉(zhuǎn)。
5. 文件傳遞：明確電子化或紙質(zhì)化的傳遞方式，確保信息安全。
6. 存儲(chǔ)保管：設(shè)定文件的保存期限和存儲(chǔ)位置，防止丟失或損壞。
7. 銷毀規(guī)定：對(duì)過(guò)期或無(wú)保留價(jià)值的文件制定銷毀標(biāo)準(zhǔn)和程序。
重要性
文件收發(fā)管理制度的重要性不言而喻，它：
1. 維護(hù)企業(yè)信息安全：防止敏感信息泄露，保護(hù)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。
2. 提升工作效率：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程減少無(wú)效工作，提高文件處理速度。
3. 保障合規(guī)經(jīng)營(yíng)：確保文件處理符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。
4. 促進(jìn)信息共享：有序的信息流通有利于團(tuán)隊(duì)協(xié)作和決策。
方案
1. 制定詳細(xì)的操作手冊(cè)：詳盡說(shuō)明每個(gè)環(huán)節(jié)的具體操作步驟，供員工參考。
2. 建立電子文檔管理系統(tǒng)：利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件的數(shù)字化管理和快速檢索。
3. 培訓(xùn)與考核：定期進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，確保員工理解和遵守制度，并進(jìn)行考核。
4. 監(jiān)控與反饋：設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，定期檢查執(zhí)行情況，及時(shí)調(diào)整和完善制度。
5. 定期審計(jì)：通過(guò)內(nèi)部審計(jì)檢查文件管理的合規(guī)性，確保制度的有效執(zhí)行。
通過(guò)以上措施，我們能構(gòu)建起一套完善、高效的文件收發(fā)管理制度，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)提供有力支撐。在實(shí)際操作中，要不斷優(yōu)化和調(diào)整，使之適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展變化。每位員工都應(yīng)認(rèn)識(shí)到，遵守文件收發(fā)管理制度不僅是個(gè)人職責(zé)，更是對(duì)企業(yè)整體利益的貢獻(xiàn)。
文件收發(fā)管理制度口訣范文
第1篇 投資公司文件收發(fā)和輪閱管理制度
投資開發(fā)公司文件收發(fā)和輪閱管理制度
一、編制目的
為維護(hù)公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性,維護(hù)公司的利益,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。
三、相關(guān)職責(zé)
1.公司員工必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。
2.綜合辦公室負(fù)責(zé)文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。
四、文件收發(fā)程序
1.凡上級(jí)和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)開拆、登記。
2.收到文件要及時(shí)拆封,及時(shí)分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對(duì)需送閱的文件應(yīng)登記后及時(shí)送閱。時(shí)效性較強(qiáng)的會(huì)議通知和文件等,應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。
3.各類文件送閱前由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擬辦,并提出擬辦意見。
4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)及時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。
5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審稿,交辦公室負(fù)責(zé)人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。
6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應(yīng)及時(shí)編好文號(hào),確定印制份數(shù),并逐項(xiàng)將文件標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時(shí),留二份與底稿一并歸檔。
7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機(jī)密和掛號(hào)文件在封發(fā)時(shí)需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。
五、文件輪閱程序
1.文件輪閱由辦公室專人負(fù)責(zé)。各部門輪閱文件一般不超過(guò)兩天。因故不能及時(shí)輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補(bǔ)閱。
2.輪閱時(shí)不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過(guò)五天,復(fù)印件應(yīng)妥善保管。
3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應(yīng)及時(shí)收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。
第2篇 某物業(yè)項(xiàng)目文件收發(fā)管理規(guī)定
物業(yè)項(xiàng)目文件收發(fā)管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范文件收發(fā)管理工作,確保文件傳遞的安全性,避免文件丟失,使文件經(jīng)辦責(zé)任能安全及時(shí)收到文件。
2.0適用范圍
__集團(tuán)下屬各物業(yè)公司。
3.0職責(zé)
3.1公司總部負(fù)責(zé)確定意見征詢頻率,一般情況下每月征詢一次,特殊情況另行書面通知。
3.2服務(wù)中心、管理處或項(xiàng)目物業(yè)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)意見征詢工作的組織與實(shí)施。
3.3品質(zhì)部負(fù)責(zé)意見征詢結(jié)果的審核、統(tǒng)計(jì)、總結(jié)與通報(bào),并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。
3.4被征詢對(duì)象包括有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、負(fù)責(zé)人助理、行政部、人事部、營(yíng)銷部、策劃部、機(jī)電部、綠化部、園建、機(jī)電、土建、財(cái)務(wù)等部門及因工作需要征詢的其他單位或個(gè)人。
4.0概念
4.1征詢意見設(shè)為五個(gè)等級(jí),分別為很滿意、滿意、一般、不滿意和很不滿意,評(píng)價(jià)為很滿意、滿意視為滿意;評(píng)價(jià)為一般、不滿意及很不滿意視為不滿意。
4.2在《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果表》內(nèi),用數(shù)字作為評(píng)標(biāo)注,分別為:5-很滿意;4-滿意;3-一般;2-不滿意;1-很不滿意;0-未作評(píng)價(jià)。
4.3單項(xiàng)滿意率=評(píng)價(jià)為滿意的單位數(shù)量/被征詢單位總數(shù)。
4.4項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人是指主管項(xiàng)目的物業(yè)公司副總監(jiān)督/經(jīng)理、服務(wù)中心經(jīng)理/主任或項(xiàng)目物業(yè)部主管負(fù)責(zé)人。
4.5意見征詢表編號(hào):項(xiàng)目拼音第一個(gè)字母縮寫+年號(hào)+兩位數(shù)月份+三位數(shù)流水號(hào),如yw,表示__銀灣六月份序號(hào)為001的意見征詢表,序號(hào)不能重復(fù)。
4.6綜合滿意率=單項(xiàng)滿意率加權(quán)平均值。
5.0操作規(guī)程
5.1每月10號(hào)前發(fā)出《意見征詢表》,在《意見征詢表發(fā)放記錄》表上做好發(fā)放登記工作;發(fā)放前填寫好《意見征詢表發(fā)放記錄》表的項(xiàng)目、征詢表編號(hào)、部門、被征詢?nèi)撕汀兑庖娬髟儽怼繁淼木幪?hào)、項(xiàng)目、被征詢部門和被征詢?nèi)撕皖A(yù)計(jì)收回日期項(xiàng);發(fā)放時(shí)填寫好送達(dá)人姓名和送達(dá)日期,并請(qǐng)被征詢部門簽收及注明簽收日期。
5.2公司主張發(fā)放《意見征詢表》時(shí),及時(shí)請(qǐng)被征詢?nèi)藢?duì)我司物業(yè)工作給予評(píng)價(jià)和提出具體意見,由征詢?nèi)颂顚懞煤笳?qǐng)被征詢?nèi)撕灻_認(rèn)。
5.3 如因各種原因被征詢?nèi)瞬荒芗皶r(shí)提供意見或簽收時(shí),被征詢?nèi)嘶虿块T在簽收表格時(shí)要提醒具體收回日期,一般不超過(guò)3個(gè)工作日后收回。
5.4收回《意見征詢表》時(shí),收表人負(fù)責(zé)審核記錄是否有項(xiàng)缺,無(wú)誤后連同填寫好《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》表一并遞項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人審閱,一般情況下《意見征詢表》發(fā)放人、收回人和《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》的被征詢?nèi)朔答佉庖姍诘奶顚懭藶橥蝗?便于跟蹤和準(zhǔn)確的填寫被征詢?nèi)怂答佉庖姟?/p>
5.5對(duì)于評(píng)價(jià)為一般或以下,但被征詢?nèi)擞治刺岢鼍唧w意見的征詢表,回收人應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系被征詢?nèi)?了解不滿意的原由并在征詢表上做好記錄。
5.6項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人根據(jù)收回《意見征詢表》填寫結(jié)果,批示相關(guān)意見并組織跟進(jìn)處理。
5.7項(xiàng)目物業(yè)行政人員負(fù)責(zé)收回《意見征詢表》的統(tǒng)計(jì)工作,填寫好《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》后遞項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人審閱。
5.8 項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人確定《意見征詢表》跟進(jìn)責(zé)任人,由跟進(jìn)責(zé)任人督促相關(guān)部門按項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人的批示和被征詢?nèi)怂答伒囊庖姼M(jìn)處理,跟進(jìn)處理結(jié)束后回復(fù)跟進(jìn)責(zé)任人。跟進(jìn)責(zé)任人根據(jù)各部門回復(fù)情況填寫《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》的跟進(jìn)處理情況欄,并在回訪時(shí)回復(fù)被征詢?nèi)恕?/p>
5.9 回訪形式分面談交流回訪和電話回訪兩種形式,回訪后將《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》遞項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人批示。
5.10所有《意見征詢表》收回后都應(yīng)填寫《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》跟進(jìn)征詢結(jié)果。
5.11 每月25日前,項(xiàng)目物業(yè)行政人員負(fù)責(zé)收集齊《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》,匯同《意見征詢表》和《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》復(fù)印件遞總公司品質(zhì)部。
5.12品質(zhì)部在收到《意見征詢表》、《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》和《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》后,對(duì)收到記錄進(jìn)行審核,對(duì)于未達(dá)公司要求的給出意見。
5.13品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)被征詢項(xiàng)目進(jìn)行電話回訪,了解對(duì)所提意見跟進(jìn)處理情況是否滿意,回訪率不應(yīng)低于25%。
5.14每月28日前,將《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》遞公司總經(jīng)理審閱,并附《意見征詢表》和《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》。
5.15每月28日前,填寫好《項(xiàng)目意見征詢報(bào)告》遞物業(yè)公司總經(jīng)理批示。經(jīng)批示后遞集團(tuán)總裁審閱,并附《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》。
6.0記錄文件管理及存檔
6.1《意見征詢表發(fā)放記錄》由征詢單位存檔。
6.2《意見征詢表》經(jīng)品質(zhì)部審核和公司總經(jīng)理審閱后返回征詢單位存檔。
6.3《意見征詢結(jié)果統(tǒng)計(jì)表》原件由意見征詢單位存檔,并復(fù)印送品質(zhì)部備案。
6.4《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》經(jīng)品質(zhì)部審核和公司總經(jīng)理審閱后返回征詢單位存檔。
6.5《項(xiàng)目意見征詢報(bào)告》經(jīng)公司總經(jīng)理批示,集團(tuán)總裁審閱后由品質(zhì)部存檔。
7.0相關(guān)支持文件
7.1《顧客滿意的監(jiān)視和測(cè)量控制程序》
7.2《服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)視和測(cè)量控制程序》
7.3《意見征詢工作流程圖》
8.0相關(guān)質(zhì)量記錄
8.1意見征詢表發(fā)放記錄wy/qr-wy-011
8.2意見征詢表wy/qr-wy-012
8.3意見征詢結(jié)果統(tǒng)計(jì)表wy/qr-wy-013
8.4意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄wy/qr-wy-014
8.5項(xiàng)目意見征詢報(bào)告wy/qr-wy-015
第3篇 文件收發(fā)管理制度范本
作好文件報(bào)表管理工作是企業(yè)在運(yùn)行的過(guò)程中非常重要的一項(xiàng)工作。為了令各位了解如何做好文件管理工作,以下以某單位為例,為各位提供一則文件收發(fā)管理制度范本,僅供各位參閱了解。
局辦公室負(fù)責(zé)我局對(duì)外行文和公文的收發(fā)處理工作,為使行文和收文處理規(guī)范化,特規(guī)定如下:
一、行文
(一)凡以我局名義上報(bào)或下發(fā)的文件(報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等),由承辦科室擬稿,經(jīng)科室負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)初審后,送辦公室核稿,經(jīng)辦公室核稿后送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件需由局領(lǐng)導(dǎo)審核,主管區(qū)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時(shí)送有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽,方可發(fā)出。
(二)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿交辦公室統(tǒng)一登記、分類編號(hào)。由擬稿科室打印、校對(duì)、裝訂,上行文由辦公室發(fā)送并催辦,平行文和下行文由擬稿科室分發(fā)。
(三)行文規(guī)則參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(國(guó)發(fā)[2000]23號(hào))有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,行文流程按局辦公處理系統(tǒng)流程進(jìn)行。
二、收文處理
(一)所有發(fā)至我局的公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導(dǎo)的批示或上級(jí)部門轉(zhuǎn)我局處理的公文),由局辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào),送局領(lǐng)導(dǎo)閱示或送有關(guān)科室辦理。
(二)文件按辦件、閱件進(jìn)行分類。辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳閱范圍,提出辦文意見,送局領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)科室閱辦。需要辦理的公文,經(jīng)請(qǐng)示局領(lǐng)導(dǎo)后辦理,辦公室根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示予以催辦。
(三)對(duì)急辦件,辦公室應(yīng)立即將文件送交局領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí),辦公室應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時(shí)限要求,交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時(shí)向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并做好督辦工作。
(四)一般公文通過(guò)局內(nèi)網(wǎng)辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。
(五)凡外出開會(huì)、學(xué)習(xí)帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。
三、保密文件收發(fā)管理
(一)遵守公司統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理制度,保密資料統(tǒng)一由本局兼職保密員收發(fā)、傳遞、清退和銷毀,并嚴(yán)格把好收發(fā)關(guān)、傳閱關(guān)、清退關(guān)“三關(guān)”。
(二)制發(fā)文件時(shí),經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍,標(biāo)明密級(jí)、保密期限,確定發(fā)送范圍、數(shù)量,送局領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā)。
(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)進(jìn)行傳閱,未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍;不準(zhǔn)擅自復(fù)印或抄錄保密文件,不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的,需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并要妥善保管。
(四)復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)。嚴(yán)禁將保密文件、保密資料拿到社會(huì)上營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復(fù)印。
(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用,并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后,要及時(shí)歸還。
(六)對(duì)保密文件、保密資料要定期清查,一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對(duì),發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查,防止丟失。
(七)銷毀保密文件、保密資料時(shí),必須登記造冊(cè),經(jīng)主管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),送區(qū)保密局指定的地點(diǎn)處理,嚴(yán)禁將文件出賣給廢品收購(gòu)站。
第4篇 _房地產(chǎn)公司文件收發(fā)管理制度
房地產(chǎn)公司文件收發(fā)管理制度
1.目的:為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。
2.適用范圍:適用本公司所有文件。
3.職責(zé):文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
工作內(nèi)容
公司文件共分絕密、機(jī)密、秘密、普通四種,文件密級(jí)由公司總經(jīng)理確定。
公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密以上的文件,核稿人應(yīng)注明文件密級(jí),并確定報(bào)送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。
已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類別編號(hào)后,按文印規(guī)定處理。
文件由擬稿人校對(duì),審核后方能復(fù)印、蓋章。
公司的文件由行政辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報(bào)送。
經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
外來(lái)文件由行政辦公室行政主管負(fù)責(zé)簽收,并于接件當(dāng)日填寫閱辦單,按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
文件閱辦部門或個(gè)人,對(duì)有閱辦要求的文件,應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的,應(yīng)向行政辦公室說(shuō)明原因。
附件10.文件借閱登記表
第5篇 文件收發(fā)管理制度
一、總經(jīng)辦設(shè)專人負(fù)責(zé)文件的管理工作,對(duì)收到的公文做到及時(shí)拆封、分類、編號(hào)登記和傳閱。一般文件收到后應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)或次日中午前送批,緊急文件或會(huì)議通知收到后立即拆封送閱。
二、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門辦理;其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導(dǎo)批示后,再由總經(jīng)辦專人按批示范圍進(jìn)行送閱,嚴(yán)禁個(gè)人、部門之間自行橫傳。部門閱辦后的公文(包括按文件要求報(bào)出的詳細(xì)資料、附件等)應(yīng)及時(shí)主動(dòng)地退給總經(jīng)辦,以做好文件歸檔工作。
三、凡本公司外發(fā)的文件,應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進(jìn)行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報(bào)出;要求做到一文一事,按級(jí)上報(bào),用詞及格式規(guī)范,嚴(yán)禁多頭主送,并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進(jìn)行登記編號(hào)。
四、部門或個(gè)人借閱文件,應(yīng)辦理借閱手續(xù),總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作,做到每月小清退一次,年終大清退一次,清退的文件按文書檔案管理有關(guān)規(guī)定分類整理,裝訂成冊(cè),歸檔。
五、嚴(yán)格遵守保密制度,對(duì)有密級(jí)的文件應(yīng)嚴(yán)加管理,辦理完畢后應(yīng)立即退回,并核點(diǎn)份數(shù),隨時(shí)存檔。絕密文件,僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在文件保管處閱讀。
六、如文件丟失或違反保密制度,發(fā)生泄密的,除及時(shí)報(bào)告組織人事部外,還須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,情況嚴(yán)重的應(yīng)提交領(lǐng)導(dǎo)給予責(zé)任人必要的處理。
第6篇 物業(yè)公司文件收發(fā)管理程序（5）
物業(yè)公司文件收發(fā)管理程序(五)
1.目的
為了保證政府、公司及公司的文件精神得到有效的貫徹落實(shí),規(guī)范公司內(nèi)部的文件收發(fā)、存檔管理。
2.適用范圍
本程序適用于公司內(nèi)部文件的收發(fā),上級(jí)或外來(lái)文件的收文及公司對(duì)外文件的發(fā)送工作。
3.職責(zé)
3.1 公司行政部是本程序的扎口管理部門。
3.2 公司其他職能部門或所屬各管理項(xiàng)目負(fù)責(zé)配合本程序的實(shí)施。
4.程序
4.1公司內(nèi)部文件的收發(fā)
4.1.1由公司總經(jīng)理室下發(fā)各部門(項(xiàng)目)的文件(通知),由公司行政部負(fù)責(zé)依據(jù)總經(jīng)理室的指示精神和工作要求起草(打印)初稿,經(jīng)總經(jīng)理室審閱定稿后下發(fā)各部門(項(xiàng)目)執(zhí)行。
4.1.2由公司各職能部門下發(fā)各項(xiàng)目的文件(通知),由發(fā)文部門負(fù)責(zé)起草,交行政部打印,打印稿由發(fā)文部門負(fù)責(zé)校對(duì)定稿,下發(fā)有關(guān)項(xiàng)目執(zhí)行,并將文件(貳份)交公司行政部備案、歸檔。
4.1.3所有公司總經(jīng)理室或職能部門下發(fā)的文件(通知),必須實(shí)行簽收制度,公司職能部門(項(xiàng)目)在收到文件(通知)后,必須在《文件簽收記錄》上簽字確認(rèn),以便有效地落實(shí)文件(通知)精神。
4.1.4公司總經(jīng)理室的文件(通知)精神落實(shí)情況,由行政部負(fù)責(zé)督辦,公司職能部門的文件督辦由發(fā)文部門負(fù)責(zé)。
4.2上級(jí)文件的簽收和閱辦
4.2.1所有政府機(jī)關(guān)和公司公司及兄弟公司通過(guò)郵寄、送達(dá)或會(huì)議發(fā)放(由參會(huì)人員帶回公司)的上級(jí)文件資料,均由公司行政部負(fù)責(zé)簽收或參會(huì)人員直接送達(dá)公司行政部。
4.2.2公司行政部收到文件資料后,必須做好收文登記記錄,應(yīng)根據(jù)文件資料內(nèi)容的輕重緩急,認(rèn)真填寫《公司文件傳閱單》,粘貼于文件封頁(yè)之左上角,呈總經(jīng)理室閱示。由總經(jīng)理室在《公司文件傳閱單》上作出批示。
4.2.3公司行政部根據(jù)總經(jīng)理室的批示及指定的閱辦范圍、對(duì)象逐一送交相關(guān)部門(人員)傳閱,并保證主要牽頭(扎口)的部門(人員)優(yōu)先傳閱。文件所有的傳閱人員應(yīng)于閱后在《公司文件傳閱單》上簽明傳閱人和傳閱日期。
4.2.4所有傳閱文件在傳閱結(jié)束后,行政部應(yīng)負(fù)責(zé)將文件及時(shí)地收回,并協(xié)助總經(jīng)理室做好文件精神落實(shí)的督辦工作。
4.3公司對(duì)外發(fā)送的文件
4.3.1所有以公司名義對(duì)外發(fā)送的報(bào)告、請(qǐng)示、信函等文件均應(yīng)加蓋公司公章,所有以公司部門(項(xiàng)目)名義對(duì)外發(fā)送的文件應(yīng)加蓋部門(項(xiàng)目)印章。
4.3.2以公司名義對(duì)外的文件,原則上由公司行政部(也可由文件內(nèi)容的主要職能部門)負(fù)責(zé)起草。行政部將文件草稿打印校對(duì)后由行政部(或相應(yīng)的職能部門)呈公司總經(jīng)理室審閱定稿,并加蓋公章。
4.3.3以部門名義對(duì)外發(fā)送的文件,打印校對(duì)后,應(yīng)交總經(jīng)理室修改認(rèn)可后方可加蓋部門印章。
4.3.4以受托管理項(xiàng)目名義對(duì)外發(fā)送的文件,打印校對(duì)后,應(yīng)交公司管業(yè)部修改認(rèn)可后方可加蓋項(xiàng)目印章(如有)。
4.3.5所有對(duì)外文件均應(yīng)視文件主送和抄送抄報(bào)單位情況再增加份數(shù)公司留檔,來(lái)確定文件的原件份數(shù),以免發(fā)生少送或浪費(fèi)。
4.4項(xiàng)目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的來(lái)信
4.4.1公司各部門(項(xiàng)目)收到項(xiàng)目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的信函,收件部門(項(xiàng)目)應(yīng)負(fù)責(zé)及時(shí)地予以登記。
4.4.2根據(jù)信函內(nèi)容,收件部門(項(xiàng)目)應(yīng)該或可以解決(答復(fù))的,部門(項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決或回復(fù)。回復(fù)操作參照本程序4.3條要求執(zhí)行。
4.4.3如收到投訴函件,則應(yīng)參照公司《麗景花園投訴處理程序》執(zhí)行。
4.4.4項(xiàng)目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的信函處理完畢后,負(fù)責(zé)處理的部門(項(xiàng)目)應(yīng)將信函原件及處理意見、結(jié)果及相應(yīng)的資料原件(或復(fù)印件)裝訂后存入項(xiàng)目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的檔案中備查。
4.5本程序所述的文件資料,由公司行政部負(fù)責(zé)按照文書檔案的登記、立卷、歸檔的要求進(jìn)行管理。
4.6本程序所述的文件資料,行政部及其他職能部門(項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人必須按照文件的內(nèi)容及公司的要求做好文件資料的保密工作。
4.7公司行政部應(yīng)按照公司檔案管理要求,做好收發(fā)文件的登記和備查。
5.記錄
5.1《公司文件傳閱單》;
5.2《發(fā)文記錄》;
5.3《收文記錄》;
5.4《文件簽收記錄》。
