某辦公樓報刊收發(fā)操作規(guī)程

有哪些

某辦公樓報刊收發(fā)操作規(guī)程主要包括以下幾個環(huán)節(jié)：

1. 報刊訂閱管理：負(fù)責(zé)收集各部門的訂閱需求，統(tǒng)一向供應(yīng)商訂購，并確保訂閱費用的準(zhǔn)確記錄。

2. 報刊接收：對每日到達(dá)的報刊進(jìn)行清點，確認(rèn)無遺漏或損壞，做好接收記錄。

3. 分類與登記：依據(jù)訂閱部門，將收到的報刊進(jìn)行分類，同時建立詳細(xì)的報刊登記冊。

4. 報刊發(fā)放：定時將分類好的報刊送至各部門，確保每位員工及時獲取。

5. 廢舊報刊處理：定期整理過期或不再需要的報刊，進(jìn)行妥善處理。

目的和意義

該操作規(guī)程旨在規(guī)范辦公樓內(nèi)報刊的管理工作，確保信息流通的高效性和準(zhǔn)確性，提升辦公環(huán)境的整潔度，同時也為員工提供及時、便捷的信息獲取途徑，促進(jìn)知識分享和業(yè)務(wù)交流。此外，通過規(guī)范化的流程，還可有效控制訂閱成本，避免資源浪費。

注意事項

1. 訂閱管理中，需提前與供應(yīng)商溝通，確保訂閱變更的及時更新，防止錯訂或漏訂。

2. 在接收報刊時，務(wù)必檢查包裝完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時與配送方聯(lián)系解決。

3. 分類與登記時，要保證信息的準(zhǔn)確性，避免因混淆導(dǎo)致的發(fā)放錯誤。

4. 發(fā)放過程中，尊重員工閱讀習(xí)慣，盡量在固定時間送達(dá)，減少對工作的影響。

5. 對廢舊報刊的處理，應(yīng)考慮環(huán)保因素，選擇合適的回收或銷毀方式，遵守相關(guān)法律法規(guī)。

6. 建立完善的報刊管理制度，包括借閱規(guī)則、丟失賠償?shù)龋_保報刊的合理使用。

7. 定期進(jìn)行庫存盤點，掌握報刊動態(tài)，預(yù)防積壓或短缺。

8. 注意保密性，對于涉及公司敏感信息的內(nèi)部刊物，應(yīng)限制閱讀范圍，加強(qiáng)安全保管。

9. 操作規(guī)程應(yīng)適時更新，適應(yīng)公司發(fā)展變化和員工需求。

10. 加強(qiáng)與各部門的溝通，了解反饋，不斷優(yōu)化收發(fā)流程，提高服務(wù)滿意度。

以上規(guī)程需全體員工共同遵守，以確保辦公樓報刊收發(fā)工作的順利進(jìn)行，營造良好的辦公氛圍。

某辦公樓報刊收發(fā)操作規(guī)程范文

辦公樓報刊收發(fā)操作規(guī)程

1目的

規(guī)范辦公樓報刊收發(fā)工作,提高服務(wù)質(zhì)量。

2適用范圍

__嘉園辦公樓報刊、郵件收發(fā)服務(wù)。

3職責(zé)

管理處設(shè)專人負(fù)責(zé)業(yè)主/用戶報刊、郵件的收取、發(fā)放工作及相關(guān)工作。

4工作要求

4.1時間規(guī)定

4.1.1一般報刊:周一至周五,上午9:30之前及下午5:00前由業(yè)主/用戶助理分二次派發(fā);周六、周日的報刊和郵件保存至周一統(tǒng)一派發(fā)。

4.1.2ems等快件:周一至周五須隨到隨發(fā),及時處理。周六、周日如業(yè)主/用戶要求派發(fā)的,應(yīng)由值班人員及時派發(fā)。

4.2行為舉止

按管理處制定的《員工行為規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

4.3工作規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)

4.3.1收到郵件后按照要求填寫好《郵件代收記錄表》;收到報刊時,要根據(jù)《業(yè)主/用戶訂閱報刊情況一覽表》清點各類報刊的份數(shù),以免出現(xiàn)數(shù)量不夠的情況。

4.3.2將當(dāng)日報刊、郵件按不同的管理處分類保管,并詳細(xì)登記《報刊簽收表》。

4.3.3按時將分類好的報刊、郵件及《報刊簽收表》送至各業(yè)主/用戶處由業(yè)主/用戶核實簽收。

4.3.4接到快件后應(yīng)于10分鐘內(nèi)送至業(yè)主/用戶處,并請業(yè)主/用戶核實簽收。

4.3.5送報上門,應(yīng)輕敲房門,說明來意,并經(jīng)業(yè)主/用戶同意后方可進(jìn)入;簽收完畢后,要說再見;離開時要將門輕輕地關(guān)好。

4.3.6周六、周日兩天的報刊、郵件應(yīng)由在當(dāng)日值班人員核對代為簽收并填寫《郵件代收記錄表》。能及時送達(dá)業(yè)主/用戶的應(yīng)在《郵件代收記錄表》中說明已送達(dá)業(yè)主/用戶。在接到郵件后又不能及時送達(dá)的,應(yīng)將其存放到指定的位置做好妥善保管,待周一早上與信報收發(fā)員做好交接并在《郵件代收記錄表》中注明。

4.3.7如遇到投遞員沒有按時將報刊送到的情況下,客服助理應(yīng)及時向業(yè)主/用戶解釋清楚,并與迅速與投遞員取得聯(lián)系催促其盡快將報刊送到。

4.3.8在ems和各種快件收件人模糊不清或投遞錯誤的情況下,及時與郵局或快遞管理處聯(lián)系、查實,以免造成業(yè)主/用戶接收郵件延誤。

每月10號將上月《報刊簽收表》和《郵件代收記錄表》收集整理入檔。