有哪些
物業(yè)公司文件檔案資料管理規(guī)程
一、文件檔案分類
1. 法規(guī)政策類：包括國家及地方的物業(yè)管理法規(guī)、政策文件。
2. 合同協(xié)議類：涵蓋物業(yè)服務合同、租賃合同、外包服務合同等。
3. 運營管理類：日常運營報告、財務報表、客戶服務記錄等。
4. 工程技術類：設施設備圖紙、維修保養(yǎng)記錄、工程改造方案等。
5. 人力資源類：員工檔案、培訓記錄、考勤記錄等。
6. 安全保衛(wèi)類：應急預案、安全檢查記錄、監(jiān)控錄像等。
模板
1. 文件編碼規(guī)則：采用“類別-年份-順序號”格式，如“f-2022-001”代表2022年的第一份法規(guī)政策文件。
2. 檔案盒標簽：包含檔案名稱、起止日期、盒內文件數(shù)量等信息。
3. 文件封面：包含文件名稱、編制日期、編制人、審核人、批準人等字段。
4. 文件歸檔單：記錄文件的基本信息、存檔日期、保管期限等。
5. 文件銷毀清單：列出待銷毀文件的名稱、編號、銷毀原因和審批人簽名。
標準
1. 文件收集：確保所有業(yè)務活動產生的文件及時收集，無遺漏。
2. 文件整理：分類明確，編號有序，便于檢索。
3. 文件存儲：使用防火、防潮、防蟲設施，定期檢查環(huán)境條件。
4. 文件借閱：設立借閱登記，嚴格控制外借，確保文件安全。
5. 文件更新：及時更新過期或修訂的文件，確保信息準確性。
6. 文件保存期限：依據(jù)法律法規(guī)和公司規(guī)定設定文件保存年限。
7. 文件銷毀：過期文件需經審批后銷毀，銷毀過程應有記錄。
8. 電子文檔管理：同步維護紙質文件的電子版，便于備份和檢索。
9. 培訓與執(zhí)行：定期對員工進行檔案管理培訓，確保規(guī)范執(zhí)行。
10. 內部審計：定期進行內部審計，評估檔案管理的有效性和合規(guī)性。
通過以上規(guī)程，物業(yè)公司能有效管理和保護文件檔案資料，確保信息的安全、完整和高效利用，為公司的運營決策提供有力支持。
物業(yè)公司文件檔案資料管理規(guī)程范文
物業(yè)公司文件、檔案資料管理規(guī)程
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統(tǒng)計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業(yè)務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或對分公司造成損失的,將根據(jù)有關規(guī)定進行處理。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
