有哪些
物業(yè)鑰匙管理涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 鑰匙種類識別：包括主鑰匙、單元門鑰匙、住戶鑰匙、設(shè)備房鑰匙、公共區(qū)域鑰匙等。
2. 鑰匙制作與發(fā)放：確保鑰匙的制作符合安全標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)放需嚴(yán)格登記，防止非法復(fù)制。
3. 鑰匙保管：設(shè)立專門的鑰匙保管區(qū)，實(shí)施嚴(yán)格的存取制度。
4. 鑰匙借用與歸還：建立完善的借用流程，確保借用與歸還的記錄清晰。
5. 鑰匙更換與銷毀：定期評估鑰匙的安全性，及時(shí)更換破損或丟失的鑰匙，舊鑰匙需銷毀處理。
6. 緊急情況處理：制定應(yīng)急鑰匙管理方案，應(yīng)對突發(fā)事件。
模板
1. 制定鑰匙管理制度：明確各類鑰匙的管理責(zé)任人，規(guī)定鑰匙的制作、發(fā)放、保管、借用、歸還、更換和銷毀流程。
2. 建立鑰匙檔案：為每把鑰匙建立詳細(xì)的檔案，包括鑰匙類型、編號、持有人、用途等信息。
3. 實(shí)施權(quán)限管理：根據(jù)職務(wù)和工作需要，設(shè)定不同人員的鑰匙使用權(quán)限。
4. 定期盤點(diǎn)：每月進(jìn)行鑰匙盤點(diǎn)，核對庫存，確保賬實(shí)相符。
5. 培訓(xùn)與指導(dǎo)：對物業(yè)員工進(jìn)行鑰匙管理培訓(xùn)，提高他們的安全意識。
6. 外部合作：與專業(yè)鎖匠建立合作關(guān)系，確保鑰匙的制作和更換質(zhì)量。
標(biāo)準(zhǔn)
1. 安全性：所有鑰匙管理活動(dòng)應(yīng)以保障業(yè)主及物業(yè)安全為首要原則，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。
2. 可追溯性：每次鑰匙的流轉(zhuǎn)都應(yīng)有明確記錄，以便追蹤查詢。
3. 時(shí)效性：鑰匙的更換、銷毀和緊急處理應(yīng)及時(shí)有效，避免影響正常運(yùn)營。
4. 保密性：鑰匙信息應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意透露給無關(guān)人員。
5. 規(guī)范性：執(zhí)行統(tǒng)一的鑰匙管理標(biāo)準(zhǔn)，保證操作一致性和合規(guī)性。
6. 反饋機(jī)制：定期收集反饋，對鑰匙管理中存在的問題進(jìn)行改進(jìn)。
物業(yè)鑰匙管理規(guī)程旨在通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒毯鸵?guī)范的操作，確保物業(yè)環(huán)境的安全與秩序，提高物業(yè)管理效率。每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，確保鑰匙在整個(gè)生命周期中的安全可控，以維護(hù)業(yè)主的權(quán)益和物業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行。
物業(yè)鑰匙管理規(guī)程范文
第1篇 物業(yè)鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（5）
物業(yè)鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙。
2.0適用范圍
適用于特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及未入住單位鑰匙的管理。
3.0職責(zé)
3.1客戶服務(wù)中心主任/主管負(fù)責(zé)組織、安排鑰匙的管理工作。
3.2客戶助理負(fù)責(zé)依照本規(guī)程實(shí)施托管鑰匙的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1管理處可以進(jìn)行鑰匙保管的范圍
4.1.1發(fā)展商交接后,業(yè)主未入住時(shí)由發(fā)展商托管的鑰匙。
4.1.2特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有實(shí)際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給管理處工作帶來額外事端的情況。
4.1.3由于工程遺留問題,暫時(shí)留在客戶服務(wù)中心用于工程整改的托管鑰匙。
4.2發(fā)展商托管的鑰匙
4.2.1物業(yè)接管驗(yàn)收工作結(jié)束后,管理處可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙,。
4.2.2接管過來的鑰匙由客戶助理清楚標(biāo)明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
4.2.3鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4.3業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙
4.3.1客戶助理應(yīng)特別向業(yè)主說明本管理處不承擔(dān)為業(yè)主保管家庭財(cái)產(chǎn)的責(zé)任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《委托書》上委托鑰匙欄中注明托管的數(shù)量并簽字。
4.3.2管理員將《委托書》其中的一份交業(yè)主保管。
4.3.3管理員在托管的鑰匙上貼上標(biāo)有業(yè)主房號的標(biāo)識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。
4.4托管鑰匙的管理
4.4.1管理處有維修、工程整改或空置房管理需要使用托管的鑰匙時(shí),由客戶助理在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。但需進(jìn)入的是已入住業(yè)主而暫未使用的房屋,必須事先與業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,才能辦理鑰匙借用手續(xù),(如遇緊急情況,經(jīng)管理處主任同意后,可先行進(jìn)入,事后必須通知業(yè)主,爭取業(yè)主的諒解)鑰匙借用手續(xù)的辦理程序?yàn)?借用人在《鑰匙借用登記表》中如實(shí)填寫借用日期、鑰匙編號、數(shù)量、預(yù)借期、借鑰匙原因、借用人、借出人等內(nèi)容,然后簽名確認(rèn)。
4.4.2辦理鑰匙退還手續(xù)時(shí),管理員應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《鑰匙借用登記表》中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在接收人一欄簽名確認(rèn)。
4.4.3客戶服務(wù)中心主任/主管應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個(gè)人催還。
4.4.4當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報(bào)告時(shí),管理員應(yīng)按《業(yè)主托管鑰匙登記表》中備忘錄欄要求記錄事件經(jīng)過并報(bào)告客戶服務(wù)中心主任/主管;客戶服務(wù)中心主任/主管與房地產(chǎn)開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,采取補(bǔ)配鑰匙或換鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全,管理員將處理結(jié)果記錄在備忘錄欄中。
4.4.5業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)取鑰匙時(shí),管理員憑領(lǐng)鑰匙人的身份證移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。同時(shí)應(yīng)請業(yè)主/領(lǐng)鑰匙人簽名確認(rèn),并標(biāo)注移交日期。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時(shí),管理員不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。
4.5所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由客戶服務(wù)中心歸檔保存兩年。
4.6本規(guī)程執(zhí)行情況作為相關(guān)人員的績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《業(yè)主托管鑰匙登記表》
5.2《鑰匙借用登記表》
6.0相關(guān)支持文件
6.1《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第2篇 承接物業(yè)鑰匙管理規(guī)程
承接物業(yè)的鑰匙管理規(guī)程
1目的
做好鑰匙的分類管理,明確鑰匙的保管與發(fā)放工作流程。
2適用范圍
適用于分公司所承接物業(yè)的鑰匙的分類、保管和發(fā)放的管理。
3職責(zé)
3.1管理中心負(fù)責(zé)對鑰匙的分類、保管和發(fā)放管理。
4工作流程
4.1鑰匙分類
4.1.1用戶鑰匙
4.1.2公用門窗鑰匙
4.1.3設(shè)備房鑰匙
4.2鑰匙保管
4.2.1管理中心接管樓宇房屋鑰匙后,安排專職人員管理鑰匙:
4.2.1.1非工作需要任何人不得以私人名義借出;
4.2.1.2借出時(shí)必須嚴(yán)格辦理登記手續(xù)。
4.2.2標(biāo)識:
4.2.2.1將鑰匙分類:先將鑰匙按住戶套房,公用門窗按樓層,設(shè)施設(shè)備房按設(shè)備分門別類,然后用鑰匙扣或細(xì)繩分別放置在一起;
4.2.2.2將分類的鑰匙貼上標(biāo)簽,在標(biāo)簽紙上寫明棟號-單元、樓層房號或設(shè)施設(shè)備房名稱;
4.2.2.3用戶的鑰匙一般分為防盜鐵門、單元防火門、室內(nèi)門、電子對講門和信報(bào)箱等五類鑰匙,均應(yīng)貼標(biāo)簽標(biāo)識。
4.2.3制作用戶鑰匙掛放牌:
4.2.3.1一般采用5cm以上夾板制作鑰匙掛放牌;
在夾板上劃出若干相等的方格,在方格內(nèi)標(biāo)明棟號-單元、樓層房號,棟號用醒目的顏色(紅色)筆直接標(biāo)在每棟棟首,并將棟與棟之間也用不同于
4.2.3.2劃方格的顏色筆劃分開;
4.2.3.3每一方格代表一戶,在每方格內(nèi)釘一鐵釘,將該戶的鑰匙掛在此方格內(nèi);
4.2.3.4掛放順序按棟號-單元、樓層房號,要求一目了然。
4.2.4制作公用門窗、設(shè)施設(shè)備房鑰匙牌:
4.2.4.1采用斷面為三角形或l型的鋁合金型材;
4.2.4.2將同類鑰匙掛在同一鋁牌上;
4.2.4.3制作鑰匙掛入箱,將公用門窗、設(shè)備房鑰匙分類掛放,在鑰匙箱上相應(yīng)貼上(寫上)標(biāo)識。
4.3鑰匙發(fā)放
4.3.1用戶鑰匙發(fā)放:鑰匙管理員驗(yàn)證用戶的入住繳費(fèi)發(fā)票后,由用戶簽領(lǐng)鑰匙,并分類登記。
4.3.2公用門窗、設(shè)施設(shè)備房鑰匙:
4.3.2.1設(shè)施設(shè)備房鑰匙由技術(shù)部和事務(wù)部各保留一套鑰匙;
4.3.2.2公用門窗、設(shè)施設(shè)備房鑰匙未經(jīng)管理中心主任或事務(wù)助理、技術(shù)助理同意,任何人不得私配鑰匙;
4.3.2.3因工作需要時(shí),應(yīng)在鑰匙借還登記表上登記,并在備注一欄中注明管理人員或××崗位。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《鑰匙領(lǐng)(借)用登記表》
第3篇 物業(yè)鑰匙（ic卡）管理規(guī)程
1.0目的
1.1本指導(dǎo)書規(guī)范了管理處對業(yè)主鑰匙(ic卡)、公共門窗鑰匙、設(shè)備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。
2.0適用范圍
2.1本指導(dǎo)書適用于管理處對業(yè)主鑰匙(ic卡)、公共門窗鑰匙、設(shè)備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。
3.0職責(zé)
3.1服務(wù)中心負(fù)責(zé)業(yè)主鑰匙(ic卡)的管理和發(fā)放。
3. 2 工程組負(fù)責(zé)公共門窗鑰匙、設(shè)備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。
3. 3 監(jiān)控中心工程系統(tǒng)維護(hù)員負(fù)責(zé)ic卡的制作。
4.0工作程序
4.1工作流程圖
4.2 鑰匙分類
a)業(yè)主鑰匙(包括門匙、信箱鑰匙);
b)公共門窗鑰匙、設(shè)備用房鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等);
c)ic卡。
4.3管理處接管樓宇鑰匙(ic卡)后的管理規(guī)定
4.3.1 業(yè)主鑰匙(包括門匙、信箱鑰匙)管理
4. 3. 1. 1分類、標(biāo)識
a)將鑰匙分類:先將鑰匙按每座、每套房、每扇門鑰匙分別栓在一起,每座一大串、每戶一中串、每扇門一小串。
b)將分類的鑰匙貼上標(biāo)簽,在標(biāo)簽紙上寫明“-苑-座-房”號。
c)業(yè)主的鑰匙一般分為房的戶門鑰匙、室內(nèi)門鑰匙、信箱鑰匙三種,均應(yīng)貼上標(biāo)簽標(biāo)識。
4. 3. 1. 2業(yè)主(住戶)鑰匙發(fā)放
在業(yè)主驗(yàn)樓之前,服務(wù)中心驗(yàn)證業(yè)主入住資料符合規(guī)定要求的,業(yè)主在《鑰匙(ic)發(fā)放登記表》上簽字登記后,發(fā)放鑰匙。
4. 3. 2公共門窗、設(shè)備房鑰匙管理
4. 3. 2. 1分類、標(biāo)識
a)將鑰匙分類:先將公共門窗鑰匙按樓層分類,將設(shè)備用房按設(shè)備分類,然后將鑰匙分別栓在一起。
b)將分類的鑰匙貼上標(biāo)簽,在標(biāo)簽紙上寫明設(shè)施設(shè)備房名稱或公共門窗座、層數(shù)。
4. 3. 2. 2公共門窗、設(shè)備房鑰匙管理規(guī)定
a)公共門窗、設(shè)備設(shè)施房鑰匙由管理處工程組統(tǒng)一保管,無工作需要任何人不得以私人名義借出。
b)如工作需要,應(yīng)在《鑰匙(ic卡)借還登記表》上登記。
c)公共門窗、設(shè)備房鑰匙未經(jīng)管理處主任同意,不得私配鑰匙。
4. 3. 3 ic卡管理
4. 3. 3. 1 業(yè)主的ic卡發(fā)放
a)業(yè)主如需辦理ic卡,由業(yè)主向服務(wù)中心前臺管理員提出申請,同時(shí)要繳彩色照片,服務(wù)中心前臺管理員驗(yàn)證業(yè)主(住戶)身份無誤,業(yè)主向出納員繳納有關(guān)費(fèi)用后,統(tǒng)一由監(jiān)控中心系統(tǒng)維護(hù)員制作。由服務(wù)中心前臺管理員發(fā)放給業(yè)主,填寫《鑰匙(ic)發(fā)放登記表》,由業(yè)主簽名。
b)如果業(yè)主租賃怡翠花園車位的,ic卡制作時(shí)上要用電腦寫上有效期。
c)沒有租賃或買車位的業(yè)主ic卡不能從機(jī)動(dòng)車道通過,只能從人行通道
通過。
d)業(yè)主租賃車位到期的要到服務(wù)中心辦理續(xù)租手續(xù),同時(shí)ic卡也延期。
4. 3. 3. 1 系統(tǒng)卡、管理卡發(fā)放管理
a)系統(tǒng)卡由監(jiān)控中心系統(tǒng)維護(hù)員保存、管理。
b)管理卡須經(jīng)管理處主任審批后發(fā)放,并登記。
c)管理卡使用人不得將其借給其他人使用。
5.0引用文件和記錄表格
5.1《鑰匙(ic)發(fā)放登記表》
5.2《鑰匙(ic)借還登記表》
