- 目錄
包括哪些
工程文件資料管理制度涵蓋了項目啟動、設(shè)計、施工、驗收、維護等各個階段的所有文件資料。這些資料包括但不限于項目策劃書、設(shè)計圖紙、技術(shù)規(guī)格書、合同文件、施工日志、檢驗報告、變更通知單、竣工圖、驗收證書以及后期的維護記錄等。每一份文件都應(yīng)詳細記錄工程過程中的關(guān)鍵信息，確保信息的準確性和完整性。
流程
1. 文件編制：由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作職責，按照標準格式和內(nèi)容要求，及時編制各類工程文件。
2. 審核：文件編制完成后，需經(jīng)過專業(yè)人員審核，確保內(nèi)容的正確性和合規(guī)性。
3. 批準：經(jīng)過審核的文件需由項目經(jīng)理或指定負責人批準，方可生效。
4. 分發(fā)：批準后的文件應(yīng)及時分發(fā)至相關(guān)人員和部門，確保信息的同步。
5. 存檔：所有文件應(yīng)分類存儲，建立完整的檔案系統(tǒng)，便于檢索和查閱。
6. 變更管理：當工程情況發(fā)生變化，需要更新文件時，應(yīng)遵循變更流程，重新進行編制、審核、批準和分發(fā)。
7. 保密與安全：對于敏感文件，應(yīng)實施嚴格的保密措施，防止信息泄露。
8. 歸檔與銷毀：工程結(jié)束后，部分文件需永久保存，部分文件則按規(guī)定時間歸檔或銷毀。
重要性和意義
工程文件資料是工程項目的生命線，它們不僅記錄了工程的全過程，也是工程質(zhì)量和安全的重要保障。文件資料為工程提供了清晰的操作依據(jù)，確保每個環(huán)節(jié)按照既定標準執(zhí)行。它們是質(zhì)量控制的關(guān)鍵，通過文件資料可以追蹤到每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施。文件資料在糾紛解決、審計審查和工程交接中起到舉足輕重的作用，能有效保護公司的合法權(quán)益。完善的文件資料管理體系有助于提升企業(yè)的管理水平，提高工作效率，降低運營風險。
工程文件資料管理制度是企業(yè)規(guī)范化、專業(yè)化運作的體現(xiàn)，它強化了信息的管理，促進了項目的順利進行，同時也為企業(yè)未來的項目提供了寶貴的經(jīng)驗和參考。因此，建立并嚴格執(zhí)行這一制度，對于企業(yè)的長期發(fā)展具有深遠的意義。
工程文件資料管理制度4范文
【第1篇】工程文件資料管理制度4
工程項目文件資料管理制度(二)
文件資料的歸檔應(yīng)做到分類保存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應(yīng)做到字跡工整、簽字齊全、規(guī)范,內(nèi)容正確。
1、收發(fā)文件管理制度
1)對外發(fā)文應(yīng)由部門負責人或項目負責人審批簽發(fā),做好收發(fā)文記錄,接收人簽字。
2)文件包括公司外發(fā)文件、公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件兩部分。
3)外發(fā)文件的具體要求
公司外發(fā)文件在發(fā)放記錄上注明原件存放處,辦公司室統(tǒng)一標識發(fā)放文件編號。
4)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件的具體要求
(1)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件在收發(fā)、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。
(2)建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對公司的發(fā)文,由辦公室統(tǒng)一接收,并及時上報公司經(jīng)理,由公司經(jīng)理簽署意見。
(3)建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對項目部的發(fā)文,由項目部接收,由項目負責人簽署意見,項目負責人根據(jù)具體情況上報公司。
(4)項目發(fā)放施工隊的文件規(guī)定:
發(fā)放施工隊的文件、通知(不含技術(shù)交底),均在項目備案,同時由發(fā)放責任人保存原件和發(fā)放記錄。
2、竣工資料
1)項目經(jīng)理部按竣工驗收條件的規(guī)定,認真整理工程竣工資料。
2)竣工資料的內(nèi)容應(yīng)包括:工程技術(shù)檔案、工程質(zhì)量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,規(guī)定的其它應(yīng)交資料。
3)竣工資料的整理應(yīng)符合下列要求:
(1)工程技術(shù)檔案的整理應(yīng)始于工程開工,終于工程竣工,真實記錄施工全過程,可按形成規(guī)律收集,采用表格方式分類組卷。
(2)工程質(zhì)量保證資料的整理應(yīng)按專業(yè)特點,根據(jù)工程的內(nèi)在要求,進行分類組卷
(3)工程檢驗評定資料的整理應(yīng)按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序,進行分類組卷。
(4)竣工圖的整理應(yīng)區(qū)別情況按竣工驗收的要求組卷。
4)交付竣工驗收的施工項目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發(fā)包人移交由分包人提供的竣工資料時,檢查驗證手續(xù)必須完備。
3、文件、資料保密規(guī)定
1)公司全體員工要樹立愛護公司資料,保守公司秘密的觀念。
2)未經(jīng)公司領(lǐng)導同意,任何人不得私自拷備或復印資料,轉(zhuǎn)借他人使用酌情給予處罰。
3)歸檔的公司文件未經(jīng)公司經(jīng)理同意不得外借;
【第2篇】裝飾裝修工程技術(shù)文件施工資料管理制度
裝飾裝修工程技術(shù)文件、施工資料管理制度
1、技術(shù)文件、施工資料管理的目的
工程技術(shù)資料是反映工程質(zhì)量、工作量、進度的依據(jù),是施工過程的真實記錄,是安裝維修、改造的重要檔案。
2、技術(shù)資料的內(nèi)容
2.1施工圖紙(包括設(shè)計變更通知單);
2.2設(shè)計交底會議紀要;
2.3重大質(zhì)量事故和安全事故情況報告、原因分析及其補救措施的原始記錄;
2.4施工組織設(shè)計或方案;
2.5隱蔽工程、試氣試壓、電氣測試等各項記錄驗收單;
2.6技術(shù)核定單;
2.7分部工程、分項工程質(zhì)量評定表;
2.8自檢、互檢記錄;
2.9工程質(zhì)量問題整改通知單;
2.10竣工驗收單;
2.11竣工圖;
2.12材料質(zhì)保書
3、技術(shù)資料歸檔時間:
3.1當月上報竣工的單位工程的技術(shù)資料,一般在當月的25日前交質(zhì)量股,待工程檢查完畢,質(zhì)量股上交資料室裝訂歸檔。
3.2技術(shù)資料一經(jīng)歸檔后,按上級規(guī)定嚴格保管。
【第3篇】輸變電工程施工技術(shù)文件管理制度
輸變電工程公司施工技術(shù)文件管理制度
1 適用范圍
本程序適用于公司范圍內(nèi)施工技術(shù)文件的編寫、審批、修改、出版、發(fā)布、管理和實施。
2 目的
規(guī)定施工技術(shù)文件產(chǎn)生、發(fā)布、使用、修改、保管的控制要求,旨在規(guī)范技術(shù)文件的產(chǎn)生及實施過程。
3 技術(shù)文件分類
3.1項目管理實施規(guī)劃/施工組織設(shè)計
項目管理實施規(guī)劃/施工組織設(shè)計,是組織和管理工程施工總的指導性文件。應(yīng)依據(jù)施工承包合同、設(shè)計文件及施工組織設(shè)計綱要(公司投標文件)編定。經(jīng)過批準的施工組織設(shè)計作為開工的必備條件。
3.2施工措施,是指導工程某一個分部或某-個工序施工的文件,必要時進行編制。其內(nèi)容應(yīng)突出施工重點,更具有操作性。
3.3施工作業(yè)指導書
是以可操作性為主要特征的技術(shù)性文件。
3.4工藝手冊
是某些施工技術(shù)經(jīng)過一定時間的應(yīng)用、驗證后,總結(jié)形成的典型施工/加工方法的技術(shù)文件。
4 職責和權(quán)限
4.1工程管理部
負責對公司施工技術(shù)文件的全面管理和控制,并保證其適用性和正確性。
4.2實施單位
4.2.1工程項目部/生產(chǎn)單位、隊及施工人員,必須依據(jù)批準/指定的施工技術(shù)文件
進行施工管理和施工操作。
4.2.2各級工程技術(shù)人員,按相應(yīng)的分工職責,負責進行技術(shù)交底和工程施工過程的監(jiān)督、檢查工作。以保證全面、正確的貫徹和落實技術(shù)文件的內(nèi)容。
4.3相關(guān)部門
各相關(guān)職能部門應(yīng)以批準/指定的施工技術(shù)文件為依據(jù),對工程項目進行管理、監(jiān)督、檢查及服務(wù)。
5施工技術(shù)文件的產(chǎn)生與實施管理
5.1施工技術(shù)文件流程。(詳見圖1)
5.2施工技術(shù)文件的編、審、批
5.2.1項目管理實施規(guī)劃/施工組織設(shè)計由項目經(jīng)理組織、項目總工編制、機關(guān)主要生產(chǎn)職能部門會簽、工程管理部審核、主管副總經(jīng)理批準。
5.2.2施工措施由施工隊專責技術(shù)員編制、項目總工審核、項目經(jīng)理批準。
5.2.3施工作業(yè)指導書根據(jù)項目管理實施規(guī)劃/施工組織設(shè)計的技術(shù)資料清單、設(shè)備和材料供應(yīng)要求組織編制。
一般作業(yè)指導書由技術(shù)員編制、項目總工審核、分公司主任工程師批準。重要和特殊的作業(yè)指導書由項目總工編寫,工程管理部審核,總工或者各專業(yè)副總批準。涉及有重大安全風險的作業(yè)指導書應(yīng)有安全責任人員審查會簽。
帶電跨越施工作業(yè)指導書必須有項目總工和帶電跨越架搭設(shè)單位共同編寫,工程管理部、安全監(jiān)察部主任審核,公司總工程師批準。
5.2.4工藝手冊的編制與選用
工藝手冊中的工藝和施工方法屬成熟的工藝方法,由工程管理部組織編制,供工程中選用。選用者應(yīng)對所選用的工藝手冊進行確認簽字,并報批準,確保其選用的符合性。
5.3出版、頒發(fā)及使用
5.3.1工程管理部負責公司技術(shù)文件的出版、頒發(fā)和使用管理,并對出版文件備份及歸擋。
5.3.2各施工單位批準的技術(shù)文件,由批準單位負責出版及報送公司有關(guān)職能部門備案。
5.3.3項目工程技術(shù)文件必須報工程管理部備案。
5.4.驗證
5.4.1施工技術(shù)文件編制應(yīng)充分發(fā)揚技術(shù)民主,充分吸取有關(guān)專業(yè)人員和施工人員的意見,必要時應(yīng)召集有關(guān)會議聽取意見和建議。
5.4.2施工作業(yè)指導書開始使用時,應(yīng)進行可行性驗證,確認可行后正式使用。
5.5修改
施工技術(shù)文件一經(jīng)批準出版后,任何單位/部門和個人,不得擅自修改。若有重大設(shè)計修改時,應(yīng)提出修改報告,由原編審批人員修改文件。
5.6保管
5.6.1 施工作業(yè)指導書/工藝手冊是本企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的一部分,領(lǐng)用單位和個人應(yīng)在控制范圍內(nèi)登記、領(lǐng)用并負責保管。
5.6.2領(lǐng)用人責任
a)遵守公司有關(guān)技術(shù)保密規(guī)定,除在指定工程中使用外,不得私自向外部提供本企業(yè)出版的施工技術(shù)資料。
b)工藝手冊是典型施工技術(shù)標準,可以長期和反復使用,領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管。需要重新印制或再版發(fā)行時,應(yīng)按重新領(lǐng)用手續(xù)登記。
6標識
6.1文件編號
施工技術(shù)文件的編號由項目部資料員依據(jù)公司程序文件的要求和檔案管理的規(guī)定確認。
6.1責任署名
施工技術(shù)文件應(yīng)有審批頁,由批準、審核、編寫者簽名以示責任標識。
6.2單位署名及出版日期
按公司文件統(tǒng)一規(guī)定格式在封面正下方標識。
7 記錄及其管理
《技術(shù)文件審批表》由編制單位(部門)負責保管,保存期與技術(shù)文件同步。
施工技術(shù)文件審批表
工程名稱
文件名稱
編制單位編寫人
送審時間報審簽發(fā)人
批準批準意見:
批準人: 時間:
審核審核意見:
審核人: 時間:
會
簽會簽部門會簽代表會 簽 意 見
(注明:意見欄書寫不夠時,請附上文稿與該表一并歸檔。)
【第4篇】工程項目文件資料管理制度
工程項目文件資料的管理包括公司發(fā)文、項目對外收發(fā)文、418#文件所覆蓋的技術(shù)資料、其他質(zhì)量記錄等四個方面的內(nèi)容。
項目資料員在項目技術(shù)負責人的領(lǐng)導下,具體負責文件資料的管理工作。
項目各專業(yè)工程師及資料員必須具有資料員上崗證。
管理目標是技術(shù)資料真實同步,達到長城杯的資料要求;非技術(shù)資料編目清晰,便于查閱。
文件資料的日常管理制度
一、文件資料的歸檔應(yīng)做到分類保存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應(yīng)做到字跡工整、簽字齊全,符合《北京市建筑安裝施工技術(shù)資料管理規(guī)定》的要求。
二、項目技術(shù)負責人應(yīng)定期檢查各專業(yè)工程師內(nèi)業(yè)資料的收集整理工作,檢查資料員的資料歸檔工作,不定期進行內(nèi)業(yè)工作評比、獎優(yōu)罰劣。
三、418#文件涵蓋的技術(shù)資料要求:
1、項目總工組織各專業(yè)工程師和資料員學習418#文件。
2、各專業(yè)技術(shù)資料由本專業(yè)工程師負責收集整理。每月月底將本月技術(shù)資料移交項目資料員。
3、項目資料員負責技術(shù)資料的整理、歸檔工作,資料歸檔時應(yīng)按《北京市建筑安裝施工技術(shù)資料管理規(guī)定》的標準來做。::如果技術(shù)資料不符合要求,資料員做以詳細記錄交給專業(yè)工程師,專業(yè)工程師應(yīng)及時補齊。
四、為了加強項目管理,除了418#文件的規(guī)定之外,其它質(zhì)量記錄由資料員統(tǒng)一管理。
五、各業(yè)務(wù)口收集、整理本專業(yè)質(zhì)量記錄,定期報送資料員處。資料員進行分類歸檔。
公司發(fā)文管理制度
一、對公司發(fā)文進行分類收存,類別為黨群類和行政類,行政類分為質(zhì)量體系文件和非質(zhì)量體系文件兩類。
二、公司發(fā)文由項目資料員統(tǒng)一接收,留下分類收文登記。
三、項目資料員在接到文件后,根據(jù)文件歸屬類別是行政文件還是黨群文件,附上文件和資料傳閱學習單后分別送項目經(jīng)理或項目書記。項目經(jīng)理或項目書記學習之后,在文件就資料傳閱學習單上簽署意見,并決定該文件的學習或傳閱的科室及人員范圍,由資料員送各相關(guān)業(yè)務(wù)人員學習。各相關(guān)業(yè)務(wù)人員必須認真學習文件內(nèi)容,并在文件和資料傳閱學習單上簽名。
四、所要求的人員進行傳閱或?qū)W習后,項目的文件資料由資料員統(tǒng)一進行歸檔管理。黨群類和行政類文件分別存放,資料盒內(nèi)應(yīng)編制文件目錄,以便于查閱。
五、作廢文件必須進行標識,并單獨存放,同時在原收文記錄上標明作廢存放處或銷毀日期。
六、質(zhì)量體系投入運行后設(shè)立的項目經(jīng)理部,要及時到企管部申請領(lǐng)用《質(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》和《現(xiàn)行有效的受控的質(zhì)量體系文件和資料目錄清單》,并按該目錄清單中所列出的文件和資料找有關(guān)部室補發(fā)。
七、項目經(jīng)理部調(diào)出人員不允許帶走文件和資料,到新的崗位后,需要時再要求配發(fā)?！顿|(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》的持有人變更后,繼任人應(yīng)及時安排到企管部辦理文件執(zhí)有變更手續(xù)。
項目對外收發(fā)文管理制度
一、項目對外發(fā)文應(yīng)由室主任審核,項目經(jīng)理審批簽發(fā)。對業(yè)主發(fā)文應(yīng)該用微機打印,發(fā)文格式執(zhí)行《北京中鐵建筑工程公司ci手冊vi分冊工程項目部分(試行)》的要求。
二、建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對項目的發(fā)文,屬于技術(shù)文件的,由項目技術(shù)負責人統(tǒng)一保存。屬于合同類文件的,由成本經(jīng)理統(tǒng)一保存,并根據(jù)文件內(nèi)容組織責任人員進行學習。
公司發(fā)文管理制度
一、對公司發(fā)文進行分類收存。類別為黨群類和行政類,行政類分為質(zhì)量體系文件和非質(zhì)量體系文件兩類。
二、公司發(fā)文由項目資料員統(tǒng)一接收,留下分類收文登記。
三、項目資料員在接到文件后,根據(jù)文件歸屬類別是行政文件還是黨群文件,附上文件和資料傳閱學習單后分別送項目經(jīng)理或項目書記。項目經(jīng)理或項目書記學習之后,在文件就資料傳閱學習單上簽署意見,并決定該文件的學習或傳閱的科室及人員范圍,由資料員送各相關(guān)業(yè)務(wù)人員學習。各相關(guān)業(yè)務(wù)人員必須認真學習文件內(nèi)容,并在文件和資料傳閱學習單上簽名。
四、所要求的人員進行傳閱或?qū)W習后,項目的文件資料由資料員統(tǒng)一進行歸檔管理。黨群類和行政類文件分別存放,資料盒內(nèi)應(yīng)編制文件目錄,以便于查閱。
五、作廢文件必須進行標識,并單獨存放,同時在原收文記錄上標明作廢存放處或銷毀日期。
六、質(zhì)量體系投::入運行后設(shè)立的項目經(jīng)理部,要及時到企管部申請領(lǐng)用《質(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》和《現(xiàn)行有效的受控的質(zhì)量體系文件和資料目錄清單》,并按該目錄清單中所列出的文件和資料找有關(guān)部室補發(fā)。
七、項目經(jīng)理部調(diào)出人員不允許帶走文件和資料,到新的崗位后,需要時再要求配發(fā)?！顿|(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》的持有人變更后,繼任人應(yīng)及時安排到企管部辦理文件執(zhí)有變更手續(xù)。
項目對外收發(fā)文管理制度
一、項目對外發(fā)文應(yīng)由室主任審核,項目經(jīng)理審批簽發(fā)。對業(yè)主發(fā)文應(yīng)該用微機打印,發(fā)文格式執(zhí)行《北京中鐵建筑工程公司ci手冊vi分冊工程項目部分(試行)》的要求。
【第5篇】房產(chǎn)公司工程文件管理制度
房產(chǎn)開發(fā)公司工程文件管理制度
1.目的
在工程部日常行政管理及項目施工全過程中,妥善處理和保管工程文件,以便于歸檔、收發(fā)、查閱、結(jié)算及移交。
2.范圍
本準則適用于***有限公司開發(fā)建設(shè)的所有項目。
3.文件編號體系
工程部文件統(tǒng)一編號方法:公司英文縮寫+文件類索引碼+文件號
4.工程部文件目錄
4.1公司管理規(guī)范:
工程管理規(guī)范一套
項目經(jīng)理部職責及人員架構(gòu)表
4.2各種指導書
4.3政府文件
4.4公司來文:
4.4.1報公司各部門文件
4.4.2報公司報告
4.4.3發(fā)工程部文
4.4.4發(fā)設(shè)計部文
4.4.5發(fā)成本管理部文
4.5會議紀要:
4.5.1公司每月/每周工程例會紀要
4.5.2公司現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)會紀要
4.5.3專題會議紀要
4.5.4內(nèi)部會議紀要
4.5.5圖紙會審變更紀要
4.6部門費用情況
4.7工作簡報
4.8各種表單
4.9工程文件(按工程部檔案管理程序中的目錄整理、歸檔)
4.10其他
5.有以下情況之一的文件不合格文件,
5.1沒有及時注銷的舊版本圖紙。
5.2編號不連續(xù)。
5.3文件為傳真件。
5.4模糊不清。
5.5文件資料不全、缺頁。
5.6簽字、蓋章不全、無授權(quán)負責人批準。
6.往來文件需要在文件管理員(工程部項目秘書)處進行登記。文件用章需要先有部門經(jīng)理簽字。文件分機密、秘密、公開三級,機密級只有經(jīng)辦人和所涉及的部門經(jīng)理、分管老總才可查詢,其他人員需查閱要部門經(jīng)理書面文件;秘密級只有經(jīng)辦人,涉及的部門人員和分管老總才可查詢,公開級即全公司共享。
7.公司所有正式文件對外均由項目秘書負責,行政方面不論郵件還是文本均要從項目秘書處對外接口或抄送給項目秘書,技術(shù)方面的文件可以不通過項目秘書直接對外。
8.工程部每周每人均寫工作周報,周報格式要求如下:1、分項目寫,如基地情況、項目情況、內(nèi)部管理、其他。2、寫明辦事的期限、內(nèi)容。
9.工程部每天工作日記按工程部工作日記管理制度執(zhí)行,由工程部經(jīng)理進行不定時的抽查。
【第6篇】工程施工工程部文件資料管理制度
工程施工工程部文件資料管理制度：
①項目部文件資料（含甲方、建立及公司主管部門文件資料），必須在四小時內(nèi)傳達到部門崗位人員，根據(jù)相應(yīng)文件內(nèi)容傳達到相關(guān)單位；
②合同文件，凡由工程項目部負責簽訂的合同，必須確認合同方法律資格，經(jīng)相關(guān)部門審查，報總經(jīng)理審批簽署后，方可交合同另一方施行。根據(jù)合同，圖紙由工程部統(tǒng)一發(fā)放，相關(guān)專業(yè)工程師保留一套，妥善保管使用，竣工后交回工程部，以備存檔或滿足其它需要；
③設(shè)計院、甲方簽署的變更統(tǒng)一發(fā)放到相關(guān)單位，專業(yè)工程師資料留做備份。
④專業(yè)工程師簽認的變更（通知）、簽證，由項目經(jīng)理審查上報甲方簽認后，蓋技術(shù)專用章，統(tǒng)一發(fā)放到相關(guān)單位；
⑤外購件發(fā)至工地由項目副經(jīng)理和施工員簽收，單據(jù)交由資料員復印兩份，一份存檔，一份工施工員保管，原件及時送回公司存檔。
從單位發(fā)過來設(shè)備由施工員簽收，項目經(jīng)理簽字確認。一份返回公司一份施工員管，復印一份資料員存檔。
采購拉來的配件由施工員簽收打單據(jù)一式三份，一份采購帶回公司，一份施工員保管，另一份資料員存檔。
【第7篇】工程文件管理工作制度
1.總則
1.1本工作制度依據(jù)工程承建合同文件、國家和行業(yè)行政規(guī)章制度以及工程建設(shè)管理文件有關(guān)規(guī)定制訂。
1.2.本制度適用于建設(shè)單位單位、監(jiān)理單位(監(jiān)理機構(gòu))及承包商之間所有工程文件的傳遞與管理。
1.3.工程文件分類及其組成。
1.3.1設(shè)計文件。指由設(shè)計單位通過建設(shè)單位提供,或由建設(shè)單位提供,或按承建合同規(guī)定由承包商提供可用于工程實施的施工圖紙、設(shè)計說明書、技術(shù)要求、技術(shù)標準以及其相應(yīng)的設(shè)計修改通知,或按合同規(guī)定可由監(jiān)理工程師簽署的變更批示等文件。
1.3.2施工文件。指承包商根據(jù)工程承建合同規(guī)定或根據(jù)監(jiān)理文件要求必須報送監(jiān)理單位的施工組織設(shè)計、施工技術(shù)措施、施工計劃、材料供應(yīng)計劃、工程項目開工申請、工程檢測試驗報告、合同支付報表、合同索賠與合同商務(wù)文件、各種工程施工問題請示以及與工程實施、竣工、維護等一切工程承建活動有關(guān)的各種圖紙、報告、圖片和原始記錄、報表、材料與資料等。所有反映工程承建合同過程與工程承建活動的文件。
其中由分包施工承包商蓋章并由承包商授權(quán)簽發(fā)的施工文件屬于二級施工文件。
1.3.3監(jiān)理文件。指監(jiān)理工程師在建設(shè)單位授權(quán)和按工程承建合同規(guī)定開展監(jiān)理工作所編制發(fā)布的文件,以及有關(guān)工程建設(shè)活動的批復、簡報、通報、通知、規(guī)定、簽證以及協(xié)調(diào)會議紀要等,所有反映工程承包與建設(shè)監(jiān)理合同履行過程和建設(shè)監(jiān)理過程的文件。
1.3.4建設(shè)單位指示。指經(jīng)建設(shè)單位或建設(shè)單位有關(guān)部門依照工程承建合同和建設(shè)監(jiān)理文件規(guī)定簽發(fā)、下達、批轉(zhuǎn)的與工程建設(shè)活動有關(guān)的紀要、簡報、通報、通知、規(guī)定、批復、批轉(zhuǎn)、以及與此有關(guān)的各種文圖、函件等。
1.4.具有合同效力的一切工程文件,均以書面文件為準。特殊情況下可先口頭或電話通知,并在二日內(nèi)補發(fā)書面文件。
1.5.除非建設(shè)單位另有指示或工程承建合同文件另有規(guī)定,否則不符合文件傳遞程序的文件,可能被視為非正式文件或無效文件而不具有合同所賦于的效力。由此所造成的工程延誤與合同責任,由責任方承擔。
2.設(shè)計文件管理
2.1建設(shè)單位提供用于工程實施的設(shè)計文件均為一式十八份,監(jiān)理審核備查及監(jiān)理工作留存二份,其中四份依照工程承建合同文件規(guī)定批轉(zhuǎn)承包商執(zhí)行。
2.2設(shè)計文件應(yīng)根據(jù)建設(shè)單位與設(shè)計單位簽訂的供圖計劃,按時提供給建設(shè)單位。監(jiān)理公司于收到建設(shè)單位設(shè)計文件后七天內(nèi)組織完成審核工作。對于需要修改的設(shè)計文件,提出修改意見,通過建設(shè)單位轉(zhuǎn)達回設(shè)計單位研究處理;審核合格圖紙,交承包商執(zhí)行。
2.3承包商對收到的設(shè)計文件應(yīng)進行仔細閱讀和檢查(包括核對所有的尺寸、高程和數(shù)量),對發(fā)現(xiàn)的或在作業(yè)實施過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)計文件中存在的缺陷或錯誤,應(yīng)在3天內(nèi)以書面通知監(jiān)理單位,供監(jiān)理工程師在施工前或該項作業(yè)實施前作出修改和補充,避免由此引起返工和造成損失。
2.4正式施工前設(shè)計文件必須經(jīng)過會審。
2.5施工過程中,若地形、地質(zhì)或其他自然條件發(fā)生了與設(shè)計文件不符的重大變化,承包商應(yīng)及時書面通知監(jiān)理單位,并提出處理或變更建議報監(jiān)理工程師審批。
2.6施工期間,監(jiān)理公司依據(jù)工程承建合同文件規(guī)定的建設(shè)單位授權(quán)所簽發(fā)的施工變更指示,承包商應(yīng)予執(zhí)行。
2.7除非合同文件另有規(guī)定,或監(jiān)理文件另有要求,否則經(jīng)監(jiān)理批準的設(shè)計文件(包括監(jiān)理公司簽發(fā)的施工變更指示),在送達承包商6小時后生效。
2.8承包商可根據(jù)施工需要自行復制所需數(shù)量的設(shè)計文件,也可通過監(jiān)理公司向建設(shè)單位申請追加提供圖紙份數(shù),并為此支付其費用。
2.9由建設(shè)單位或監(jiān)理公司所提供的設(shè)計文件,承包商不得用于本合同項目范圍以外或轉(zhuǎn)給第三方。
3.施工文件管理
3.1承包商應(yīng)依照工程承建合同規(guī)定和監(jiān)理文件要求,報送或遞交工程活動全過程的施工文件。施工文件的報送期限、內(nèi)容、格式和細節(jié)應(yīng)符合建設(shè)單位和監(jiān)理公司的要求。
3.2對于已經(jīng)批準的施工文件,若因自然條件或施工條件發(fā)生重大變化,或必須對施工文件作實質(zhì)性的變更,承包商仍應(yīng)按上述要求及時提出書面文件重新報請建設(shè)單位或監(jiān)理公司審批。
3.3合同文件規(guī)定由承包商負責設(shè)計的工程項目,承包商必須于開工十四天以前,一式四份報監(jiān)理工程師審批。
3.4承包商(含二級單位)編制的施工文件均應(yīng)一式四份遞交監(jiān)理公司,并由監(jiān)理公司資料員負責簽收。經(jīng)建設(shè)單位審批的施工文件或其審簽意見單也由承包商指定的資料員向監(jiān)理公司資料員領(lǐng)取。
3.5對于應(yīng)報送審批并業(yè)已送達的施工文件,監(jiān)理公司將在合同規(guī)定期限內(nèi)完成審批工作,審批意見包括“照此執(zhí)行”、“按意見修改后執(zhí)行”、“修改后重新報送”或“已審閱”四種。返回承包商的施工文件審簽或批復意見若為“修改后重新報送”。承包商必須按有關(guān)規(guī)定和要求修改后重新報送,并承擔由此所造成施工延誤及經(jīng)濟損失等的合同責任。
3.6施工文件的報送期限以監(jiān)理公司或指定簽收人的簽收日期為準。該報送期限按合同文件規(guī)定執(zhí)行。若合同文件未明確規(guī)定時,按有關(guān)監(jiān)理實施細則或監(jiān)理工作規(guī)程的要求執(zhí)行。
3.7監(jiān)理公司超過審批期限仍未完成對施工文件的審批,可認為該報審文件已經(jīng)得到監(jiān)理工程師同意。事后,監(jiān)理仍有權(quán)對該報審文件提出異議和批復,承包商應(yīng)予執(zhí)行。
4.建設(shè)單位指示或向建設(shè)單位單位報送的文件
4.1除非建設(shè)單位中有指示或合同文件另有規(guī)定,否則承包商向建設(shè)單位報送的施工文件都必須主送監(jiān)理公司,并經(jīng)監(jiān)理公司審核和轉(zhuǎn)達。
4.2除非建設(shè)單位另有指示或合同文件另有規(guī)定,否則建設(shè)單位關(guān)于工程項目施工的主要意見和決策,都將通過監(jiān)理公司向承包商下達實施。
5.監(jiān)理文件管理
5.1監(jiān)理文件的送達時間以承包商授權(quán)部門與機構(gòu)負責人或指定簽收人的簽收時間為準。
5.2承包商對收到的監(jiān)理文件有異議,可于接到該監(jiān)理文件的3天內(nèi)或合同規(guī)定時限內(nèi),向監(jiān)理公司提出確認或要求變更的申請。監(jiān)理公司在7天內(nèi)或合同規(guī)定時限內(nèi)對承建單位提出的確認或變更要求作出書面回復,逾期未予回復表示監(jiān)理公司對原指令予以確認。
5.3承包商如對監(jiān)理文件或監(jiān)理公司的確認意見有異議,可于該文件或確認意見送達后的3天內(nèi)向建設(shè)單位單位申請復議,并承擔由此而產(chǎn)生的一切費用與損失。
5.4若承包商對監(jiān)理文件(包括監(jiān)理的確認意見)或建設(shè)單位的指示(包括其復議意見)有異議,應(yīng)首先在總監(jiān)理工程師的協(xié)調(diào)下,通過友好協(xié)商尋求全面解決。
若經(jīng)協(xié)商仍未能取得一致意見,建設(shè)單位和承包商任何一方均可依據(jù)合同規(guī)定進行仲裁或提交法律程序,但應(yīng)事先將此意向通報監(jiān)理單位
5.5除非監(jiān)理公司或建設(shè)單位復議指示或合同爭議評審組或通過仲裁程序?qū)ΡO(jiān)理文件已作出撤消、變更或修改,否則在復議、評審或仲裁期間,原已送達的監(jiān)理文件繼續(xù)有效。
6.工程文件傳遞與受理
6.1工程文件傳遞流程圖:
設(shè)計文件
設(shè)計單位
項目法人
項目法人指示
監(jiān)理單位
監(jiān)理文件
承包商
施工文件
主導流向
反饋流向
6.2屬緊急工程文件,必須在其左上角一個明顯位置加蓋“急件”章,受理方應(yīng)在一個合理的短時間內(nèi)作出處理。在非常情況下,還可以先通過電話或口頭傳遞文件內(nèi)容要點,并在隨后的8小時內(nèi)補送書面正式文件。
6.3為促進工程建設(shè)的順利進展和工程建設(shè)合同的切實履行,根據(jù)《工程建設(shè)監(jiān)理合同》文件規(guī)定,建設(shè)單位應(yīng)在14天(對于急件,應(yīng)在一個更短的時間)內(nèi),就監(jiān)理方書面提交并要求建設(shè)單位作出決定的事宜作出書面決定送達監(jiān)理方。若超過期限監(jiān)理方未收到建設(shè)單位的決定意見,可理解為建設(shè)單位對監(jiān)理方的明確建議意見無異議,并將該建議意見視為建設(shè)單位的決定。
