物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序怎么寫
1. 明確檔案分類
物業(yè)檔案通常包括業(yè)主信息、房屋狀況、維修記錄、合同文件等。新手在分類時可能會混淆，例如將維修記錄混入業(yè)主信息中。確保每個類別清晰定義，便于查找和更新。
2. 制定存檔規(guī)則
規(guī)定檔案的保存期限，比如合同文件應(yīng)保存至合同期滿后若干年。但初學(xué)者可能忽視某些法規(guī)要求，如消防安全檢查記錄需長期保存。
3. 檔案編碼
設(shè)計一套易于理解的編碼系統(tǒng)，如按類別-年份-順序編號。不過，有時新手會過度復(fù)雜化，導(dǎo)致編碼難以記憶和應(yīng)用。
4. 數(shù)據(jù)錄入與更新
及時錄入新產(chǎn)生的檔案，并定期更新。這里可能存在的問題是，工作人員可能忘記及時更新，導(dǎo)致信息滯后。
5. 檔案檢索
建立快速檢索機(jī)制，如電子化搜索功能。新手可能對技術(shù)不熟悉，需要培訓(xùn)以提高檢索效率。
6. 安全與保密
確保檔案的安全，設(shè)定訪問權(quán)限。有時候，新員工可能對保密規(guī)定理解不足，造成敏感信息泄露。
7. 應(yīng)急處理
制定應(yīng)對火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件的預(yù)案。新手可能未充分考慮這些情況，導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大。
8. 定期審計
定期檢查檔案管理流程，確保其有效性和合規(guī)性。初次進(jìn)行審計的人可能會忽略某些環(huán)節(jié)。
管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
物業(yè)管理檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包含上述各點，并細(xì)化為具體的操作步驟、責(zé)任分配和考核指標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)具備一定的靈活性，以適應(yīng)不同物業(yè)項目的特性和需求。
管理標(biāo)準(zhǔn)有哪些
1. 檔案分類與命名規(guī)則
2. 存檔期限與銷毀政策
3. 檔案編碼與存儲布局
4. 數(shù)據(jù)錄入與更新流程
5. 檢索系統(tǒng)的建立與維護(hù)
6. 安全措施與保密制度
7. 應(yīng)急響應(yīng)計劃
8. 內(nèi)部審計與持續(xù)改進(jìn)
注意事項
在編寫管理標(biāo)準(zhǔn)時，要注意以下幾點：
1. 語言表述要清晰，避免歧義。
2. 結(jié)構(gòu)邏輯要嚴(yán)謹(jǐn)，確?？蓤?zhí)行性。
3. 考慮實際情況，避免過于理想化。
4. 注重細(xì)節(jié)，涵蓋可能遇到的各種場景。
5. 適時進(jìn)行培訓(xùn)，確保團(tuán)隊理解和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。
書寫格式
格式上，標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序應(yīng)包括：
1. 標(biāo)題：明確表示是物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序。
2. 引言：簡述目的和適用范圍。
3. 正文：詳細(xì)描述各個步驟，用編號或小標(biāo)題區(qū)分。
4. 示例：提供實例或圖表輔助理解。
5. 附錄：包含相關(guān)表格、政策文件等。
6. 審批與生效：注明起草人、審核人、批準(zhǔn)人及日期。
物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序的制定是一個系統(tǒng)工程，需要綜合考慮實際操作、法律法規(guī)和人員素質(zhì)等因素。只有這樣，才能確保物業(yè)檔案管理工作高效、有序地進(jìn)行。
物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序范文
一、目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)部各類檔案的管理。
三、職責(zé)
1、總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。
2、行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3、檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
四、程序要點
1、檔案的編號
(1)公司、物業(yè)部編號:
①物業(yè)部 編號為:wy(英文縮寫)。
(2)部門編號:
①辦公室 ;
②財務(wù)部 ;
③事務(wù)處 ;
④工程處 ;
⑤護(hù)衛(wèi)處 ;
(3)年份編號:引用年份序號―2000、2001、2002……。
(4)檔案順序號:采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字―001、002、003……。
(5)檔案編號舉例:
①物業(yè)部編號:
※※※―※※―※※※―※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業(yè)部編號
②物業(yè)部編號:
※※※―※※―※※※―※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業(yè)部編號
2、檔案的分類
(1)區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:
①行政、人事類;
②財務(wù)類;
③公共事務(wù)類;
④保潔類;
⑤園林綠化類;
⑥機(jī)電維修類;
⑦經(jīng)營類;
⑧品質(zhì)類。
(2)全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和縮縮性。根據(jù)物業(yè)管理的物性,我們采用組織機(jī)構(gòu)――問題分類法,如:
收文類
發(fā)文類
合同類
① 辦公室
員工人事檔案類
圖紙類
后勤類
收文類
發(fā)文類
報表類
② 財務(wù)部
帳冊類
憑證類
合同類
工程圖紙類
合同類
收文類
發(fā)文類
業(yè)主檔案類
③ 事務(wù)部 員工檔案類
維修類
投訴類
回訪類
有償服務(wù)與多種經(jīng)營類
計劃總結(jié)類
……
3、立卷與編制目錄
(1)立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
①根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙;
②在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
――物業(yè)行政部、人事部收文:※※※―*z―收文;
――物業(yè)財務(wù)部報表:※※※―cw―報表;
――物業(yè)部服務(wù)處業(yè)主檔案:
※※※―※※※―fw―業(yè)主檔案。
③將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。
(2)編制目錄:
①檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;
②每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4、檔案的保管期限
(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
(2)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,對檔案的保存價值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
5、檔案的保管
(1)檔案保管的工作任務(wù)是:
①便于查閱;
②保證檔案的安全;
③防止檔案的損壞;
④采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。
(2)檔案保管的責(zé)任部門:
①財務(wù)部保管財務(wù)檔案;
②辦公室保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評檔案;分供方評審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營資料;
③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計劃、總結(jié)及物業(yè)部各職能部門需要保管的其他檔案;
④各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
(3)檔案的保管程序:
①各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;
②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;
③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
④檔案原則上保管原則件。
6、檔案的密級
(1)檔案的密級分為三級:絕密、機(jī)密、普通;
①絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策、形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
②機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
③普通檔案包括:
公司的通知、通告等普通性文件。
7、檔案的查閱權(quán)限
(1)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
(2)副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
(3)部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
(4)其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
8、檔案的查閱/借閱/復(fù)制
(1)查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
(2)檔案管理員審核其查(借)閱資格:
①權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
②權(quán)限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):
③屬部門(財務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
9、在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
10、須復(fù)制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。
11、檔案的銷毀
(1)超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單位,報行政部、人事部經(jīng)理審核。
(2)行政部、人事部經(jīng)理審核無誤后報總經(jīng)理審批。
(3)總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
(4)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
五、記錄
1、《檔案目錄》
2、《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》
3、《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》
4、《檔案銷毀清單》
六、相關(guān)支持文件
1、《文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
