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小公司的印章管理制度，其核心功能在于維護(hù)企業(yè)內(nèi)部秩序，保障業(yè)務(wù)流程的合法性與有效性。印章不僅是企業(yè)對(duì)外展示合法身份的標(biāo)志，也是內(nèi)部文件、合同等重要文檔生效的憑證。它確保了公司的決策能夠準(zhǔn)確無(wú)誤地執(zhí)行，防止未經(jīng)授權(quán)的使用導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失。
包括哪些方面
一套完整的印章管理制度應(yīng)涵蓋以下幾個(gè)關(guān)鍵領(lǐng)域：
1. 印章種類(lèi)：明確企業(yè)所擁有的各類(lèi)印章，如公章、財(cái)務(wù)章、合同章等，并規(guī)定其用途。
2. 印章管理責(zé)任人：指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)印章的保管，確保印章安全。
3. 使用審批流程：設(shè)定印章使用的審批程序，包括申請(qǐng)、審核、蓋章等環(huán)節(jié)。
4. 存檔記錄：建立印章使用記錄，詳細(xì)記錄每次使用的時(shí)間、目的和批準(zhǔn)人。
5. 印章的領(lǐng)用與歸還：規(guī)范印章的借用和歸還過(guò)程，防止印章遺失或?yàn)E用。
6. 印章的銷(xiāo)毀與更換：規(guī)定印章廢棄、遺失后的處理辦法，以及印章更換的程序。
重要性
印章管理制度的重要性不容忽視。一方面，它能防止內(nèi)部欺詐和錯(cuò)誤操作，保護(hù)公司的資產(chǎn)安全；另一方面，它有助于維護(hù)企業(yè)對(duì)外的形象，增強(qiáng)合作伙伴的信任。此外，良好的印章管理有助于遵守法律法規(guī)，避免因印章使用不當(dāng)引發(fā)的法律責(zé)任，為公司的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)提供法律保障。
方案
1. 制定詳細(xì)的印章管理規(guī)定，明確各印章的權(quán)限和使用場(chǎng)景，確保員工了解并遵守。
2. 設(shè)立印章管理專(zhuān)員，負(fù)責(zé)印章的日常保管，定期盤(pán)點(diǎn)，確保印章安全。
3. 實(shí)施嚴(yán)格的印章使用審批制度，所有需蓋章的文件需經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的審批。
4. 建立電子化的印章使用記錄系統(tǒng)，便于追蹤和審計(jì)。
5. 對(duì)于印章的領(lǐng)用與歸還，實(shí)行簽字確認(rèn)制度，確保印章始終在可控范圍內(nèi)。
6. 定期進(jìn)行印章管理培訓(xùn)，提升員工對(duì)印章重要性的認(rèn)識(shí)，防范風(fēng)險(xiǎn)。
7. 針對(duì)特殊情況，如印章丟失，應(yīng)立即報(bào)告并啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)公告和更換印章，以減小損失。
小公司的印章管理制度應(yīng)結(jié)合自身規(guī)模和業(yè)務(wù)需求靈活調(diào)整，但其核心原則——嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、安全，應(yīng)始終貫穿其中。通過(guò)有效的印章管理，小公司能夠更好地保障自身的合法權(quán)益，實(shí)現(xiàn)健康、有序的發(fā)展。
小公司印章管理制度范文
第1篇 小公司印章管理制度
印章管理制度
第一條 目的
為保證公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性,杜絕違法行為,維護(hù)公司利益,特制訂本管理制度。
第二條 適用范圍
本制度適用于集團(tuán)公司及其子公司。
第三條 印章的刻制和啟用
一、印章的刻制
1、公司印章的刻制均須報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),由集團(tuán)公司行政人資部或子公司綜合辦開(kāi)具介紹信,到公安機(jī)關(guān)相關(guān)部門(mén)辦理刻制手續(xù)。
2、印章的形體和規(guī)格,按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
二、印章的啟用
1、新印章啟用前要做好戳記,并留樣保存,以便備查。
2、印章啟用應(yīng)報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并下發(fā)啟用通知,注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。
第四條 印章的保管、交接和停用
一、公司各類(lèi)印章必須有專(zhuān)人保管
1、公司公章、合同專(zhuān)用公章由公司主要負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管,財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人代表人私章、發(fā)票專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部門(mén)指定兩人分別保管,各部門(mén)印章由各部門(mén)指定專(zhuān)人專(zhuān)柜保管。各印章保管人員名單須報(bào)集團(tuán)公司行政人資部或子公司綜合辦備案。
2、印章保管須有記錄,注明公章名稱(chēng)、頒發(fā)部門(mén)、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。
3、嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要,確需將印章帶出使用的,由用印人填寫(xiě)《印鑒使用簽批單》,征得其部門(mén)主管同意,并經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),由印章保管人陪同前往辦理。如確因印章保管人不便陪同的,由借用人填寫(xiě)借據(jù),經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),方可帶離公司。印章外出期間,借用人只可將印章用于申請(qǐng)事由,并對(duì)印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。
4、 印章保管人因事離崗時(shí),須由部門(mén)主管指定人員暫時(shí)代管,以免貽誤工作。
二、印章保管必須安全可靠,加鎖保存,不可私自委托他人代管。
三、印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失,應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng),及時(shí)匯報(bào),配合查處。
四、印章移交須辦理手續(xù),簽署移交證明,注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。
五、有下列情況,相關(guān)印章須停用:
1、公司名稱(chēng)變動(dòng);
2、印章使用損壞;
3、印章遺失或被竊,聲明作廢。
六、印章停用時(shí)須經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),及時(shí)將停用印章送集團(tuán)公司行政人資部或子公司綜合辦封存或銷(xiāo)毀,建立印章上交、存檔、銷(xiāo)毀的登記檔案。
第五條 印章使用
一、使用范圍如下:
1、凡屬以公司名義對(duì)外發(fā)文、開(kāi)具介紹信、報(bào)送報(bào)表等一律加蓋公司公章;
2、凡屬部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的加蓋部門(mén)章;
3、凡屬合同類(lèi)的用合同專(zhuān)用章;
4、凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。
二、使用程序
1、公司業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目協(xié)議、授權(quán)書(shū)、承諾書(shū)等用印都須先經(jīng)部門(mén)主管審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),填寫(xiě)《印鑒使用簽批單》后方可用印,同時(shí)需將用印文件的復(fù)印件交印章保管部門(mén)備案。
2、印章使用必須建立用章登記制度,嚴(yán)格審批手續(xù),不符合規(guī)定的和不經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件、合同等,印章管理人有權(quán)拒印。
3、嚴(yán)禁在空白合同、協(xié)議、證明及介紹信上用印。因工作特殊確需用印時(shí),須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意方可;待工作結(jié)束后,必須及時(shí)向公司簽字用印的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)用印空白文件的使用情況,未使用的必須立即收回作廢,已使用的合同協(xié)議類(lèi)文件須報(bào)印章管理部門(mén)備案。
第六條 銀行印鑒章管理
一、印鑒章保管要求
1、 二枚印鑒章必須分開(kāi)保管,不可一人同時(shí)保管使用,一般情況,財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和會(huì)計(jì)各保管一枚印鑒章。
2、 上班時(shí)間,印鑒章必須放在帶鎖的抽屜中,休息或離開(kāi)位置時(shí)必須上鎖;下班時(shí)印鑒章必須放入柜,不得隨意擺放。
二、印鑒章帶離財(cái)務(wù)部門(mén),必須進(jìn)行登記注明用途,財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核,同時(shí)報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人審批。印鑒章帶離必須是公司內(nèi)部2個(gè)人員,同時(shí)一定是財(cái)務(wù)部門(mén)和綜合辦各出一人。
三、印鑒章加蓋在非銀行票據(jù)的紙質(zhì)文件,必須報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核,公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并進(jìn)行登記。
印鑒章加蓋在非銀行票據(jù)的紙質(zhì)單據(jù)(如收據(jù)、優(yōu)惠券等)上,必須有本公司相關(guān)文件的規(guī)定,財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后予以蓋章。
四、刻制印鑒章,須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人書(shū)面申請(qǐng),公司主要負(fù)責(zé)人審核,報(bào)集團(tuán)公司審批后,予以刻制。
第七條 違紀(jì)處理
一、違反以上規(guī)定者,公司將追究相關(guān)人員的責(zé)任,若給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良社會(huì)影響者,公司將追究其法律責(zé)任。
二、印章保管員應(yīng)將《印章使用簽批單》保存好,每年年底底交相關(guān)行政部門(mén)匯總存檔。
第八條 附則
《印章使用簽批單》
《印章移交表》
《印章管理責(zé)任書(shū)》
