公司來(lái)賓接待管理制度旨在規(guī)范企業(yè)對(duì)外交往的行為，提升公司的專(zhuān)業(yè)形象，確保來(lái)訪賓客能夠得到恰當(dāng)而周到的接待，從而促進(jìn)業(yè)務(wù)交流、建立良好合作關(guān)系，進(jìn)一步提升公司的社會(huì)影響力和商業(yè)價(jià)值。
包括哪些方面
1. 來(lái)賓預(yù)約與通知：確立清晰的預(yù)約流程，確保接待部門(mén)提前了解來(lái)賓信息，并及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)做好準(zhǔn)備。
2. 接待禮儀：規(guī)定接待人員的著裝、言行舉止，體現(xiàn)公司文化與專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。
3. 接待流程：明確從迎接、引導(dǎo)、接待到送別的具體步驟，保證接待工作的順暢進(jìn)行。
4. 會(huì)務(wù)安排：包括會(huì)議室準(zhǔn)備、資料準(zhǔn)備、茶水服務(wù)等，確保會(huì)議質(zhì)量。
5. 安全保障：確保來(lái)賓的人身安全，制定應(yīng)急預(yù)案，預(yù)防意外發(fā)生。
6. 費(fèi)用管理：合理規(guī)劃接待費(fèi)用，遵守公司財(cái)務(wù)規(guī)定，防止浪費(fèi)。
重要性
良好的來(lái)賓接待不僅能夠展示公司的組織能力和專(zhuān)業(yè)水平，還能增強(qiáng)來(lái)賓對(duì)公司的好感度和信任感，為未來(lái)的合作奠定基礎(chǔ)。有效的接待管理制度可以提高工作效率，減少因疏忽或不規(guī)范行為導(dǎo)致的尷尬或誤會(huì)，同時(shí)也有助于維護(hù)公司的品牌形象，提升公眾對(duì)公司的好評(píng)度。
方案
1. 設(shè)立接待小組：由專(zhuān)業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)來(lái)賓接待的全面工作，包括預(yù)約處理、接待計(jì)劃制定及執(zhí)行。
2. 培訓(xùn)與指導(dǎo)：定期對(duì)員工進(jìn)行接待禮儀培訓(xùn)，確保每位員工都能以專(zhuān)業(yè)、友好的態(tài)度對(duì)待每一位來(lái)賓。
3. 制定標(biāo)準(zhǔn)化流程：明確每個(gè)環(huán)節(jié)的具體操作，如接待人員應(yīng)提前五分鐘到達(dá)接待地點(diǎn)，引導(dǎo)來(lái)賓至指定位置等。
4. 建立反饋機(jī)制：收集來(lái)賓的反饋，不斷優(yōu)化接待流程和服務(wù)質(zhì)量。
5. 定期審查與更新：根據(jù)實(shí)際情況和需求，定期審查接待制度，適時(shí)調(diào)整以保持其適用性和有效性。
在執(zhí)行過(guò)程中，需注重靈活性與原則性的平衡，既要遵循制度，也要根據(jù)來(lái)賓的特殊需求進(jìn)行個(gè)性化服務(wù)。通過(guò)這套管理制度，我們期待能為每一位來(lái)訪的賓客帶來(lái)愉快的體驗(yàn)，同時(shí)展現(xiàn)我們公司的專(zhuān)業(yè)精神和人文關(guān)懷。
公司來(lái)賓接待管理制度范文
第1篇 集團(tuán)公司來(lái)賓接待管理規(guī)定
集團(tuán)有限公司來(lái)賓接待管理規(guī)定
第一條對(duì)外接待原則
接待工作應(yīng)遵循平等、對(duì)口、節(jié)約、周到、保密的原則,使客人高興而來(lái)、滿意而歸。
1.平等原則:對(duì)來(lái)賓無(wú)論職務(wù)高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。尊重屬不同國(guó)家和民族來(lái)賓的風(fēng)俗習(xí)慣和禮節(jié)。一般情況下,級(jí)別與權(quán)限相等,同級(jí)別出面,特殊情況高規(guī)格接待。
2.對(duì)口原則:公司接待任務(wù)原則上由各業(yè)務(wù)對(duì)口部門(mén)負(fù)責(zé)。重大接待工作和活動(dòng),由行政部協(xié)助完成。
3.節(jié)約原則:內(nèi)部成本效益核算。招待來(lái)賓從簡(jiǎn),不鋪張浪費(fèi)。
4.周到原則:接待程度應(yīng)銜接周密,接待方式應(yīng)完善,以禮相待,使客人感到熱情、周到。
5.保密原則:向來(lái)賓介紹情況時(shí),應(yīng)注意保守公司情況、國(guó)家機(jī)密。重要會(huì)議要有記錄。巧妙回避不宜回答的問(wèn)題。
第二條來(lái)賓接待流程
(一)確定來(lái)訪人員及行程
1.行政部接到接待任務(wù)后,應(yīng)盡快確定來(lái)訪人員的名單,包括人數(shù)、姓名、性別、年齡、單位、職位(級(jí)別)(如有必要,還需了解對(duì)方健康狀況)等,確定我方接待人員名單,并明確雙方主要聯(lián)系人及聯(lián)系方式。
2.根據(jù)客人的來(lái)訪時(shí)間安排,擬定相應(yīng)行程。
(二)來(lái)賓接待
包括:用車(chē)安排、住房安排、就餐安排、會(huì)議安排、參觀安排等,并明確我方陪同人員,做好隨行攝影保障工作。
1.用車(chē)安排:根據(jù)客人的級(jí)別、人數(shù)確定車(chē)輛安排,并在車(chē)內(nèi)準(zhǔn)備礦泉水以方便客人飲用。
2.迎接工作:根據(jù)來(lái)訪人員人數(shù)、出發(fā)時(shí)間、地點(diǎn)、飛機(jī)或火車(chē)的班次,到達(dá)目的地的時(shí)間、地點(diǎn),我方人員需提前十五分鐘到達(dá)接待地點(diǎn)迎接,并準(zhǔn)備好標(biāo)有集團(tuán)logo的接待牌,視來(lái)訪人員重要程度準(zhǔn)備鮮花、橫幅,客人到達(dá)后,我方接待人員應(yīng)主動(dòng)上前幫忙搬運(yùn)行李。
3.住宿安排:視具體情況預(yù)定不同標(biāo)準(zhǔn)的酒店,合理安排客房。提前了解所預(yù)定酒店房間的口碑與服務(wù)質(zhì)量、周邊環(huán)境。我方人員提前幫來(lái)訪客人拿好房卡,在房間內(nèi)布置水果、歡迎卡片、公司介紹及住房安排表,表中需注明入住人員姓名、房間號(hào)、房間電話、酒店總機(jī)號(hào)及近幾日城市天氣預(yù)報(bào)。安排妥當(dāng)后,待來(lái)訪客人到達(dá)時(shí)將房卡轉(zhuǎn)交,并告之早餐用餐時(shí)間和地點(diǎn)。
4.餐飲安排:可根據(jù)來(lái)訪人員的停留時(shí)間提前安排不同的酒店就餐,體驗(yàn)不同的餐飲特色。也可根據(jù)來(lái)訪人員的喜好預(yù)定各種形式的餐會(huì),包括:西餐、中餐、自助餐等(具體事項(xiàng)見(jiàn)宴會(huì)接待流程)。
5.會(huì)議安排:明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員名單等(具體事項(xiàng)見(jiàn)會(huì)議接待流程)。
6.參觀安排:根據(jù)來(lái)訪人員的停留時(shí)間,擬定相應(yīng)參觀路線。重點(diǎn)參觀我公司食品總部、在寧樓盤(pán)及南京著名景點(diǎn)、新建城區(qū)等。
參觀我公司食品總部、在寧樓盤(pán)需提前聯(lián)系好項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,做好講解工作;參觀著名景點(diǎn)我方人員需提前聯(lián)系好景點(diǎn)導(dǎo)游。我方人員還需準(zhǔn)備好參觀單位的書(shū)面材料,以便客人在參觀時(shí)詳盡地了解參觀單位概況。來(lái)訪人員中若有外賓,需提前安排好翻譯人員,便于更有效地溝通。
7.禮品安排:根據(jù)來(lái)訪人員的身份、級(jí)別、喜好、民族習(xí)慣選擇合適的禮品,在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候送給來(lái)訪人員。
8.臨送安排:
(1)了解來(lái)訪人員返程時(shí)間,提前為其預(yù)定飛機(jī)票或者火車(chē)票,制定返程人員名單、日期、班次及到達(dá)目的地時(shí)間的表格。
(2)提前將飛機(jī)票或者火車(chē)票送交來(lái)訪人員,并且根據(jù)重要程度安排好vip通道。
(3)安排我方接待人員去飛機(jī)場(chǎng)或者火車(chē)站歡送來(lái)訪人員。
(4)告知來(lái)訪人員返回地天氣預(yù)報(bào),方便提醒添減衣物,并歡迎來(lái)訪人員下次來(lái)訪。
(5)在來(lái)訪人員返回目的地后,打電話進(jìn)行確認(rèn)。
(三)其他事項(xiàng):
1.接待任務(wù)完成以后,做好后期工作。例如:發(fā)送接待行程照片、做后期的溝通交流等工作。
2.做好接待行程總結(jié),由行政部秘書(shū)處工作人員填寫(xiě)《來(lái)訪人員登記表》,將來(lái)訪人員名單、來(lái)訪具體事項(xiàng)、入住酒店及房型、用餐、準(zhǔn)備禮品等具體情況詳細(xì)記錄,作為檔案資料進(jìn)行保存,以便客人今后來(lái)訪備查,并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)后續(xù)工作。
第三條其他
(一)重要來(lái)賓接待需做好必要的安全保障工作。
(二)接待人員需著正裝,男士應(yīng)穿西裝、打領(lǐng)帶,女士應(yīng)著正規(guī)套裝、化淡妝。接待人員在接待過(guò)程中要注意個(gè)人言行舉止及儀表。
第四條會(huì)議接待工作流程
(一)會(huì)前準(zhǔn)備:
1.會(huì)議策劃:根據(jù)參會(huì)人員級(jí)別、人數(shù),靈活掌握會(huì)議規(guī)模,預(yù)定適合的會(huì)議室。
2.會(huì)前通知:行政部秘書(shū)處接到會(huì)議通知后,應(yīng)主動(dòng)了解會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員情況及會(huì)議接待要求等,并準(zhǔn)確傳達(dá)會(huì)議信息,以便做好會(huì)議接待的準(zhǔn)備工作。
3.準(zhǔn)備會(huì)議資料、用品、飲品及禮品。重要客人需在會(huì)議室擺放鮮花、水果等。
4.會(huì)議酒店預(yù)定、用餐安排、車(chē)輛安排等。
(二)會(huì)場(chǎng)布置:會(huì)場(chǎng)布置工作務(wù)必在會(huì)議開(kāi)始十分鐘前完成,主要從會(huì)場(chǎng)環(huán)境、會(huì)議所需物品的準(zhǔn)備及擺放、所需設(shè)備調(diào)試著手。
1.會(huì)場(chǎng)環(huán)境:確保會(huì)議室內(nèi)空氣流通、清新,溫度、光線適宜,桌椅整潔。
2.物品準(zhǔn)備及擺放:根據(jù)會(huì)議需要準(zhǔn)備好白板、紙、筆等會(huì)議所需物品,要求擺放整齊有序、方便、美觀。
3.設(shè)備調(diào)試:按會(huì)議需要做好投影機(jī)、幻燈機(jī)、麥克風(fēng)等設(shè)備調(diào)試工作。
(三)過(guò)程服務(wù):
1.開(kāi)會(huì)前十分鐘,我方參會(huì)人員做好會(huì)前迎接準(zhǔn)備工作。
2.由秘書(shū)處人員做好會(huì)議資料收集、整理、會(huì)議記錄等相關(guān)秘書(shū)事務(wù)服務(wù)及翻譯服務(wù)。
3.會(huì)議期間由前臺(tái)人員每隔十五分鐘添加茶水一次,如遇會(huì)間休息,應(yīng)盡快整理會(huì)場(chǎng),補(bǔ)充并更換各種用品。
4.秘書(shū)處根據(jù)客人需求,做好各地返程飛機(jī)票、汽車(chē)票、火車(chē)票的預(yù)定服務(wù)。
5.會(huì)議結(jié)束必要時(shí),拍照留念。會(huì)議結(jié)束后,安排車(chē)輛歡送客人。
(四)會(huì)后整理:
1.會(huì)議結(jié)束后,仔細(xì)檢查會(huì)場(chǎng),看是否有遺忘的東西和文件等;設(shè)備設(shè)施是否有損壞,做好相應(yīng)記錄,以便及時(shí)維修。
2.使用器皿需及時(shí)撤下清洗并消毒。清理會(huì)議室衛(wèi)生,恢復(fù)會(huì)議室環(huán)境干凈、整潔。
3.理好設(shè)備,并關(guān)閉相關(guān)電源,確保安全工作。
4.秘書(shū)處人員于會(huì)后做好會(huì)議紀(jì)錄整理工作,并做好會(huì)議紀(jì)錄及會(huì)議照片存檔工作。
第五條宴會(huì)接待流程
(一)人員確定:根據(jù)客人和公司領(lǐng)導(dǎo)的雙方安排,確定安排宴會(huì)的人員名單
、地點(diǎn)、時(shí)間。
(二)宴會(huì)地點(diǎn)確定:我方人員需提前安排好宴會(huì)地點(diǎn),并提前通知客人。
(三)迎接工作:我方需根據(jù)客人不同的級(jí)別安排車(chē)輛,事先迎接。
(四)時(shí)間安排:我方時(shí)間安排需銜接準(zhǔn)確,提前到達(dá)宴會(huì)廳,如有特殊情況不能及時(shí)到達(dá),需提前電話告知客人,并致以歉意。
(五)酒水、禮品準(zhǔn)備:通過(guò)公司人員內(nèi)部商量或客人喜好,適當(dāng)進(jìn)行酒水、禮品的準(zhǔn)備。
(六)用餐注意事項(xiàng):
1.提前了解客人的飲食習(xí)慣(例如:回民),安排就餐時(shí)注意菜品的選擇。
2.宴會(huì)過(guò)程中,我方陪同人員需注意形象、談吐,適度安排敬酒人員。
