包括哪些
施工企業(yè)的合同管理制度是企業(yè)運營的核心組成部分，它涵蓋了從合同的起草、審批、簽訂、執(zhí)行到終止的全過程管理。具體來說，主要包括以下幾個方面：
1. 合同起草：規(guī)定合同的基本結構、內容要素，以及如何根據項目需求定制合同條款。
2. 合同審批：設定審批流程，明確各級管理層的審批權限，確保合同的合規(guī)性。
3. 合同簽訂：規(guī)定合同簽訂的程序、參與人員及所需文件，保證合同的合法性。
4. 合同執(zhí)行：設立監(jiān)控機制，跟蹤合同履行情況，處理合同變更和糾紛。
5. 合同終止與結算：規(guī)定合同解除的條件、程序和結算方式，確保雙方權益不受損害。
體系框架
施工企業(yè)的合同管理制度應當構建一個全面、嚴謹、靈活的體系框架，具體如下：
1. 制度總則：明確制度的目的、適用范圍和基本原則。
2. 合同類型與分類：根據工程性質，將合同分為施工合同、采購合同、分包合同等，并設定相應的管理規(guī)則。
3. 合同審批流程：制定詳細的審批流程圖，包括合同草案審查、財務風險評估、法務審核等環(huán)節(jié)。
4. 合同管理職責：明確各部門在合同管理中的角色和責任，如項目經理、法務部門、財務部門等。
5. 合同執(zhí)行與監(jiān)控：建立定期報告制度，監(jiān)控合同執(zhí)行進度，處理合同變更和違約情況。
6. 爭議解決機制：設定內部調解、仲裁和訴訟等解決爭議的途徑。
7. 合同檔案管理：規(guī)定合同文件的存儲、檢索和銷毀流程，確保信息的安全和完整。
8. 制度修訂與培訓：定期評估制度的有效性，進行必要的修訂，并對員工進行合同管理知識的培訓。
重要性
施工企業(yè)的合同管理制度對于企業(yè)的運營至關重要。它確保了企業(yè)行為的合法性，防止因合同漏洞導致的法律風險。通過規(guī)范化的合同管理，企業(yè)可以有效控制成本，減少因合同糾紛帶來的經濟損失。良好的合同管理能夠提高項目執(zhí)行效率，確保工程按時、按質完成。通過合同管理制度，企業(yè)可以維護良好的商業(yè)信譽，增強合作伙伴的信任，從而拓展更多的業(yè)務機會。
施工企業(yè)的合同管理制度是保障企業(yè)穩(wěn)健運營、規(guī)避風險、提升效益的關鍵工具。它不僅涉及到企業(yè)的經濟利益，也關乎企業(yè)的聲譽和發(fā)展。因此，建立健全的合同管理制度，是每個施工企業(yè)必須重視并不斷完善的任務。
施工企業(yè)合同管理制度范文
第1篇 施工企業(yè)合同管理制度
1.總則
(1)為規(guī)范公司合同的管理,防范與控制合同風險,做到管理有規(guī)章,簽約有約束,履行有檢查,維護公司的合法權益,特制定本制度。
(2)本制度適用于公司簽訂和履行的所有建設工程施工合同、勞務分包合同、專業(yè)分包合同、施工內部承包合同、材料設備買賣合同等。
2.合同簽訂的基本要求
(1)經濟合同是法人之間為實現一定經濟目的,明確相互權利義務關系的協(xié)議。簽訂經濟合同必須遵守《中華人民共和國國經濟合同法》及其相關規(guī)定,不搞違法活動。
(2)簽訂合同前,首先審查對方是否具備法人資格及其社會信譽,確認其具有履行合法的能力方可與其簽訂合同。
(3)簽訂經濟合同必須堅持平等互利、協(xié)商一致、合法的原則。
(4)簽訂經濟合同的依據為有關文件、資料、國家及各級政府批準的計劃任務書、設計圖紙及施工圖預算書。
(5)簽訂工程承包合同必須具備以下重要條款:
①工程名稱和地點。
②工程承包的性質、范圍及內容。
③開、竣工的日期。
④工程造價。
⑤工程價款的支付和竣工結算的方法。
⑥業(yè)主開工條件、設計圖紙等有關資料提供的時間。
⑦材料和設備的價格結算方法。
⑧取費標準。
⑨質量承諾標準及保修條件。
⑩互相協(xié)作事宜。
○11 違約責任。
(6)合同條款的內容必須用語確切、責任明確、字跡工整。
3.合同簽訂的工作簽訂
1)建設工程施工合同的簽訂
(1)合同洽談前,公司業(yè)務部必須對發(fā)包人的綜合情況進行考察。建設工程施工合同中投標中標的項目,要審查業(yè)主的招標文件、我方的投標書、中標書、紀要、往來函等文書,召集有關部門認真組織合同洽談準備會,制定談判的原則和方案。
(2)合同洽談過程中,對于涉足擔保、預付款、各類保證金等費用較大的項目,要重新進行評審。合同洽談準備會,制定談判的原則的方案。
(3)合同主要條款商定后,由業(yè)務部負責起草文本,交相關部門(項目部、合同管理部、財務部等)進行會審后,公司分管副總經理(或總經濟師、合同主審人員)認為已經基本沒有異議的,提交審查意見,報公司法定代表人或委托代理人批準簽字。工程項目經理和營銷項目經理必須參與合同簽訂活動的全過程。
(4)合同經雙方簽字、蓋章后,按法律法規(guī)規(guī)定或合同約定必須辦理鑒證、公證手續(xù),由業(yè)務部負責辦理。按規(guī)定須經上級有關部門批準才能簽訂的合同必須批準后才能簽訂。
2)勞務(專業(yè))分包合同的簽訂
(1)合同洽談前,公司業(yè)務部必須對分包人的綜合情況進行考察,要分包方提供以下證件原件:
有效的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、建筑業(yè)企業(yè)資質證書、施工許可證、施工收費標準證書、安全資質證書、勞動隊伍資質證書、關于簽訂合同的法定代表人身份證明書或法人授權委托書。
(2)項目經理部在符合分包方條件的企業(yè)中進行招(議)標工作。合同管理部對招標文件、評標辦法及合同條件進行審查,并對招標工作進行監(jiān)督。
(3)勞務(專業(yè))分包隊伍中標后,征得業(yè)主同意,由項目經理部(重大分包合同應報公司總經理審批)與分包方簽訂分包施工合同。工程所在地地方主管部門有分包合同示范文本的,采用其示范文本;地方主管部門無示范文本的,采用公司制定的示范文本。
(4)項目部在簽訂合同后,應將合同文本報公司合同管理部備案。
3)材料設備采購合同的簽訂
材料設備采購合同由采購部根據建設工程合同要求與供應方進行洽談,擬訂合同條款,交項目經理部、合同管理部會審后,由采購部簽訂,合同管理部加蓋合同專用章。重大買賣合同會審后,由總經理批準簽訂。
4)其他經濟合同的簽訂
其他經濟合同由主辦 與對方當事人商談后擬好合同條款,附合同會審表報部門(項目)經理審批或預審,在部門(項目)經理權限范圍內的合同由部門(項目)經理批準,由部門(項目經理部)合同管理員加蓋合同專用章;內部承包合同和其他重大經濟合同由部門(項目)經理簽署意見后由合同管理部進行合法性審查,報總經理批準簽訂。
合同正式簽訂后,合同文本除相關部門自行保管外,應當隨合同評審表交存公司合同管理部一份備案。
5)合同的履行
(1)合同及所屬公司應當按照合同約定全面履行自己的義務,并隨時督促對方當事人及時履行其義務。合同履行中發(fā)生的情況應建立合同縷析執(zhí)行情況臺賬。
(2)有關合同履行中的書面簽證、來往信函、文本、電報等均為合同的組成部分,合同經辦人應及時整理、妥善保管。在合同履行過程中,對公司履行情況應及時做好記錄并經對方確認。向對方當事人交付重要資料、發(fā)票時應由對方當事人出具收條,履行合同付款時應當對方當事人出具收條,公司原則上只開具限制性抬頭的轉帳支票,不允許以現金形式支付。
(3)對合同履行過程中的違約情況或違反合同的干擾事件,合同履行單位、項目經理部應及時查明原因,通過取證按照合同約定及時、合理、準確地向對方提出索賠(含違約)報告。當公司接到對方的索賠(含違約)報告后應認真研究并及時處理、解釋或提出反索賠,公司員工不得擅自在對方當事人出具索賠報告、對賬單等確認類文書上簽字蓋章,確須確認的,應視具體內容經公司領導或部門(項目經理部)負責人同意。
(4)在履行合同過程中,經辦人員若發(fā)現并有確切證據證明對方當事人有下列情況之一的,應立即中止履行,并及時書面上報公司辦公室處理,公司辦公室應立即向公司法律顧問咨詢,并將基本情況和法律顧問的處理意見一同上報公司領導。
①經營狀況嚴重惡化。
②轉移財產、抽逃資金,以逃避債務。
③喪失商業(yè)信譽。
④有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。
(5)債權債務的定期確認和發(fā)生重大變動事的確認:
①在重大、復雜合同的履行過程中,經辦人員應定期與對方對賬,確認雙方債權債務。
②在對方當事人發(fā)生兼(合)并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同經辦人員發(fā)生變動時,應及時對賬,確認合同效力及雙方債權債務。
4.合同的變更、解除
(1)在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的,須經雙方協(xié)商,重新達成書面協(xié)議,新協(xié)議未達成前,原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后,應當在規(guī)定的期限內作出書面答復。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準登記等手續(xù)的,應依法及時處理。
(2)存在下列情形之一的,本方可以單方解除合同。
①因不可抗力致使不能實現合同目的。
②在履行期限屆滿之前,對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務。
③對方遲延履行主要債務,經催告后在合理期限內仍未履行。
④對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現合同目的。
⑤法律規(guī)定的其他情形。
(3)公司任何人員不得擅自以公司名義變更或解除合同。若確須變更或解除時,由合同經辦人查明原因,提出意見,經批準簽訂的門或領導審核后,認為已出現了上述規(guī)定的情形的,應提出公司法律顧問審查并簽發(fā)解除合同的函;對方沒有違約,應同對方協(xié)商,達到一致意見,并依法簽署變更或解除合同的書面協(xié)議。合同變更必須由原合同起草部門負責更改,按《合同評審程序》辦理合同變更評審,
并辦理書面的合同變更手續(xù)。做好變更文件的整理、保存和歸檔工作。
(4)對方提出合同變更的,變更程序也應按規(guī)定的程序執(zhí)行。合同變更引起的索賠,合同變更必須與索賠同步進行,索賠協(xié)議是合同變更的處理結果,是變更后合同的一部分。
(5)對于特殊情況下合同履行過程中的合同中止(包括停、緩建),必須及時辦理中止手續(xù),收集因中止合同給本公司帶來經濟損失的證據和資料,及時追究對方責任。中止的合同又恢復繼續(xù)履行時,依相同程序辦理恢復手續(xù)。合同的恢復與中止都必須通知合同審批部門或領導。
(6)合同未履行完畢,但確定不再繼續(xù)履行,合同履行部門應做好終止記錄,收集履行過程中所有與合同有關的文件,做好經濟往來和工程結算工作,辦理解除合同手續(xù)。資料移交公司檔案室保存。
5.合同的日常管理
(1)所有合同必須交工程管理部備案存檔。
(2)一般項目合同由各分公司起草,報公司工程部審核并經分管領導批準后蓋章。
(3)重大工程合同由公司工程部起草,經有關部門會簽后,分管領導審核并報總經理批準,方可蓋章。
(4)嚴格履行合同登記蓋章手續(xù),核對審批程序,對無簽字手續(xù)的有權拒絕。
(5)合同的簽訂一律使用合同專用章,并由公司法定代表人簽章,任何人不得越權使用其印章簽訂經濟合同,也不得以行政章代替合同專用章。
(6)建立合同檔案,對個單項工程的合同都要有原始記錄的簽證。
(7)對于登記上賬的合同,按月轉送統(tǒng)計人員以便按規(guī)定上報各有關部門。
(8)建筑施工企業(yè)基層單位的合同管理應遵循以下規(guī)定:
①個基層單位合同必須由專人管理,并建立檔案。
②簽訂的工程合同必須執(zhí)行合同的審批手續(xù)后由總公司簽字、蓋章。
③各子公司所洽談的重大工程項目或因資質需要的工程項目,必須執(zhí)行合同審批手續(xù)后由總公司簽字蓋章。
④凡到總公司簽訂工程項目合同的,必須同時報送內部承包合同,一并審核、簽字蓋章。
⑤嚴格執(zhí)行公司簽訂的內部承包合同,對不能完成生產任務指標的,要按相關合同條款及公司的有關規(guī)定執(zhí)行。
⑥對于聯營協(xié)議,在簽訂工程合同時,必須對聯營單位的信譽、業(yè)績、資信、施工能力等進行調查,并附有一定的風險抵押,且執(zhí)行合同審批程序方可簽字、蓋章。
6.合同與獎懲
(1)公司、所屬各分公司全體職員應當嚴格遵守本制度,有效訂立、履行合同,切實維護公司的整體利益。公司辦公室負責本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。
(2)對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現重大問題,積極采取補給措施,使本公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中,避免或挽回重大經濟損失的,予以獎勵。
(3)合同經辦人員出現下列情況之一,給公司造成損失的,公司將依法想責任人追償損失:
①未經授權批準或超越職權簽訂合同。
②為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同、授權委托書。
③應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。
(4)合同經辦人員出現下列情況之一,給公司造成損失的,公司酌情向有關人員追償損失:
①因工作過失致使公司被騙的。
②公司履行合同未經對方當事人確認的。
③遺失重要證據的。
④發(fā)生糾紛后隱瞞不報、私自了結或報告避重就輕,從而貽誤時機的。
⑤合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書遺失未及時報告和報案。
⑥未履行規(guī)定手續(xù)擅自在對方出具的確認書、索賠報告上簽字而給公司造成損失的。
⑦其他違反公司相關制度的行為。
(5)公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法,構成犯罪的,將依法移交司法機關處理。7。合同考查
(1)工程合同必須在開工前簽訂,合同簽訂率達到100%。
(2)內部承包合同與工程承包合同簽訂后0天內,簽約率達100%。
(3)合同條款要真實準確、責任分明,企業(yè)合同章、法人代表章、經辦人簽字要齊全有效,不允許出現無效合同和違法合同。
(4)合同履約率達到80%以上。
