文獻管理制度

文獻管理制度是一種企業(yè)內(nèi)部管理機制，旨在規(guī)范信息資源的收集、存儲、使用和分享，確保知識資產(chǎn)的有效管理和持續(xù)增值。這一制度涵蓋了從文獻的獲取、分類、檢索到保護和廢棄的全過程。

包括哪些方面

1. 文獻獲?。阂?guī)定如何尋找、篩選和購買相關(guān)的專業(yè)書籍、期刊、研究報告等。

2. 文獻分類：設(shè)定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，便于儲存和查找。

3. 文獻存儲：確定物理存儲和電子存儲的方式，確保文獻的安全和完整性。

4. 文獻檢索：建立高效的檢索系統(tǒng)，使員工能快速獲取所需信息。

5. 文獻使用：明確文獻的使用權(quán)限和借用流程，防止濫用或遺失。

6. 文獻共享：鼓勵內(nèi)部知識交流，推動團隊協(xié)作。

7. 文獻更新：定期評估文獻的價值，剔除過時資料，引入新知識。

8. 文獻保護：實施版權(quán)保護措施，尊重知識產(chǎn)權(quán)。

9. 文獻廢棄：設(shè)定文獻廢棄的標(biāo)準(zhǔn)和程序，避免無效信息積累。

重要性

1. 知識資產(chǎn)增值：良好的文獻管理能將散亂的信息整合為有價值的知識，為企業(yè)創(chuàng)造競爭優(yōu)勢。

2. 提高效率：規(guī)范化的流程減少尋找信息的時間，提高工作效率。

3. 促進創(chuàng)新：通過知識共享，激發(fā)員工創(chuàng)新思維，推動企業(yè)發(fā)展。

4. 遵守法規(guī)：遵守版權(quán)法規(guī)，避免法律風(fēng)險。

5. 培訓(xùn)與發(fā)展：為員工提供持續(xù)學(xué)習(xí)的資源，支持個人和組織的成長。

方案

1. 建立專門的文獻管理部門，負責(zé)文獻的采購、分類和維護。

2. 引入先進的文獻管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化存儲和檢索。

3. 設(shè)立文獻借閱規(guī)則，包括借閱期限、續(xù)借流程和違規(guī)處罰。

4. 定期舉辦文獻分享會，促進內(nèi)部知識交流。

5. 對新入職員工進行文獻管理培訓(xùn)，提高其利用效率。

6. 設(shè)立文獻評審委員會，定期評估文獻價值并更新庫藏。

7. 加強版權(quán)意識教育，確保員工了解并遵守相關(guān)法規(guī)。

8. 制定廢棄文獻處理流程，如銷毀、捐贈等，避免浪費。

通過上述方案的實施，企業(yè)可以構(gòu)建一個高效、有序的文獻管理體系，推動知識資產(chǎn)的持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)的長期成功奠定堅實基礎(chǔ)。

文獻管理制度范文

第1篇 某技術(shù)學(xué)院文獻資源采購管理辦法

職業(yè)技術(shù)學(xué)院文獻資源采購管理辦法

為規(guī)范本院圖書館圖書采購的行為,維護學(xué)院的合法權(quán)益,保障公平競爭,提高資金使用效益,從源頭上預(yù)防和治理腐敗,促進學(xué)院黨風(fēng)廉政建設(shè),根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合學(xué)院實際,制訂本辦法。

一、招標(biāo)的組織領(lǐng)導(dǎo)

學(xué)院成立“圖書采購招投標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組”,負責(zé)學(xué)院圖書采購的招標(biāo)管理和監(jiān)督工作。領(lǐng)導(dǎo)小組組長由分管院長擔(dān)任,圖書館長和監(jiān)察處長擔(dān)任副組長,成員由監(jiān)察處、審計處、財務(wù)處等部門負責(zé)人,以及法律顧問組成。

二、圖書采購的范圍、方法及權(quán)限

(一)、圖書采購的范圍:中外文圖書、中外文期刊、數(shù)字圖書、數(shù)字期刊、多媒體教學(xué)教輔資源、教學(xué)科研數(shù)據(jù)庫等文獻資源。

(二)、圖書采購的方法:招標(biāo)、邀標(biāo)、詢價(含競爭性談判)和零星現(xiàn)采。

采用上述方法的基本原則為:

1、招標(biāo):主要用于對象相對固定、形式相對穩(wěn)定、金額較大的(5萬元以上)文獻資源的采購,如中文圖書和期刊等。

2、邀標(biāo):主要用于對象有一定的特點、市場無統(tǒng)一的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和計價方法的文獻資源的采購,如數(shù)字圖書、數(shù)字期刊等。

3、詢價:主要用于對象針對性很強、可選擇范圍很窄,或以前采購過,市場變化不大、金額不很高的文獻資源,如多媒體教學(xué)教輔資源、特色數(shù)據(jù)庫、專業(yè)數(shù)據(jù)庫、外文圖書、外文期刊等。

4、零星現(xiàn)采:主要用于有特殊需要的采購。如教學(xué)、科研的應(yīng)急資料和特殊資料、不定期的外文贈送(付運輸加工費)圖書,以及大折扣的中文圖書。

(三)、圖書采購方法的管理:

1、圖書采購招投標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)決定采購對象應(yīng)采用的采購方法。緊急情況或特殊情況下由組長和副組長(監(jiān)察處必須參加)討論決定。

2、招標(biāo)、邀標(biāo)、詢價、零星現(xiàn)采的采購方法,按規(guī)定程序和權(quán)限執(zhí)行,并按照財務(wù)報銷制度進行,嚴禁拆整為零。

(四)、圖書采購工作權(quán)限

在遵守圖書采購基本原則和管理方法的前提下,采購金額在2萬元以下的,其采購形式的選擇,由圖書館館長確定。對2~5萬元的采購對象,如確因情況特殊,無法實施招標(biāo)的,必須按規(guī)定程序報批。

三、招標(biāo)、邀標(biāo)以及詢價的程序及規(guī)定

(一)、圖書采購招投標(biāo)規(guī)則

1、圖書采購必須按照國家招投標(biāo)法規(guī)定進行,除獨家經(jīng)營的書刊發(fā)行外,一律進行招投標(biāo)。

2、圖書采購的招標(biāo)要以確保圖書質(zhì)量、服務(wù)周到、價格優(yōu)惠為原則,有效使用購書經(jīng)費,提高圖書館整體效能。

3、圖書采購招投標(biāo)每年進行一次,招標(biāo)時間在3月底以前進行。

4、參與投標(biāo)者必須是具有獨立法人資格,有良好資信和供書能力的書店。

5、招投標(biāo)方式為公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)兩種,每次參與投標(biāo)者不少于五家。當(dāng)投標(biāo)者超過八家時,召開圖書采購招投標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組會議,進行初步篩選,確定八家入圍供應(yīng)商。

6、按照招投標(biāo)程序進行“開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)”。

(二)、招投標(biāo)程序

1、由圖書館編制招標(biāo)文件,經(jīng)監(jiān)察處、審計處審核,分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,在學(xué)院網(wǎng)站上以通告的形式發(fā)布招標(biāo)信息。

2、對投標(biāo)單位的考察。必要時,由業(yè)務(wù)部門組織有關(guān)單位對投標(biāo)單位進行考察,并形成考察報告。

3、成立評標(biāo)小組。成員由分管院領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)察處、審計處、財務(wù)處及圖書館領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)專業(yè)人員參加。

4、發(fā)標(biāo)前根據(jù)考察情況,確定入圍單位,評標(biāo)前應(yīng)先通過評標(biāo)辦法。

5、依照招投標(biāo)法規(guī)和評標(biāo)辦法進行開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)。在公開、公正、公平競爭的基礎(chǔ)上,根據(jù)綜合因素,確定中標(biāo)者。

6、招標(biāo)過程及結(jié)果應(yīng)在校務(wù)公開欄公布。

7、發(fā)出中標(biāo)通知書。由圖書館向中標(biāo)單位發(fā)出中標(biāo)通知書,并通知未中標(biāo)單位。

8、由圖書館與中標(biāo)單位在規(guī)定的時間內(nèi)簽訂采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括質(zhì)量,及配套服務(wù)承諾、違約處罰等。合同由圖書館起草,經(jīng)監(jiān)察處、審計處審核,報分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后簽訂。合同一式三份,圖書館、審計處、中標(biāo)者各執(zhí)一份。

(三)詢價和零星采購程序

1、由需求或使用部門提出采購建議,圖書館根據(jù)采購內(nèi)容的具體情況和金額的大小擬訂采購方案,或詢價(含競爭性談判)或零星采購,填寫采購工作審批表,報分管院領(lǐng)導(dǎo)審批,由圖書館具體執(zhí)行。

2、圖書館根據(jù)需求或使用部門的要求,結(jié)合市場實際情況,組織對供應(yīng)商進行調(diào)研。

3、在調(diào)研的基礎(chǔ)上,確定進行詢價(含競爭性談判)或零星采購的供應(yīng)商。

4、如采用詢價(含競爭性談判)方法采購的標(biāo)的,則在調(diào)研的基礎(chǔ)上選擇不少于3家的供應(yīng)商,進行詢價談判或競爭性談判。

5、詢價(或競爭性談判)由圖書館組織,審計處、財務(wù)處參與進行,監(jiān)察處監(jiān)督。詢價(或競爭性談判)結(jié)果應(yīng)形成記錄報告,整理存檔。

6、零星采購由圖書館組織實施,按財務(wù)報銷管理制度執(zhí)行。

四、招標(biāo)過程中的責(zé)任分解

圖書館

圖書館是全院圖書采購管理的責(zé)任部門,其基本職責(zé)是:

1、接受院內(nèi)各用戶單位圖書采購的申請。申請報告須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字。

2、組織論證:由圖書館組織學(xué)院圖書工作委員會研究決定圖書采購的內(nèi)容。

3、項目論證后,要及時與監(jiān)察處聯(lián)系,協(xié)商有關(guān)招標(biāo)事項。

4、召集有關(guān)人員編制招標(biāo)方案和標(biāo)書。經(jīng)審計處審查同意后報招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。

5、負責(zé)發(fā)布有關(guān)招標(biāo)信息,接受投標(biāo)單位的報名,發(fā)放和收取標(biāo)書。

6、參與投標(biāo)單位資質(zhì)的審查。

7、推薦評委,報監(jiān)察處審定。

8、主持評標(biāo)會。

9、起草合同,經(jīng)監(jiān)察處、審計處、財務(wù)處審核,報分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,與中標(biāo)單位簽訂合同。

10、組織驗收,負責(zé)合同的履行,及負責(zé)有關(guān)材料的收集和整理工作。

監(jiān)察處

監(jiān)察處是圖書采購招標(biāo)工作的組織協(xié)調(diào)單位,其基本職責(zé)是:

1、參加論證會。

2、審查有關(guān)招標(biāo)文件和合同。

3、參與確定評委會組成人員。

4、參加評標(biāo)會,明確評標(biāo)程序和有關(guān)紀律。

5、受理有

關(guān)投訴,及時查處違紀違規(guī)事件。

審計處

審計處參加圖書采購招標(biāo)過程,其主要職責(zé)是:

1、事前對圖書采購招標(biāo)文件或采購文獻資源的計劃和預(yù)期價格進行審核。

2、參加評標(biāo)會。

3、負責(zé)對標(biāo)書的審核和合同的審簽。

4、參與驗收。

財務(wù)處

財務(wù)處參加圖書采購招標(biāo)的工作,其主要職責(zé)是:

1、參加評標(biāo)會。

2、根據(jù)學(xué)院資金情況確定付款方式和時間,根據(jù)合同要求,對支付款項進行審查。負責(zé)把好資金出口關(guān),付款時供貨單位必須提供有關(guān)業(yè)務(wù)部門的簽收審查,以及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字的詳細清單、驗收報告和合同才予以付款。

五、招標(biāo)原則及有關(guān)要求

1、堅持公開、公正、公平、擇優(yōu)的定標(biāo)原則。

2、嚴格招標(biāo)工作紀律,招標(biāo)工作小組和評標(biāo)委員會成員的親屬在招標(biāo)過程中應(yīng)實行回避。

3、招標(biāo)必須集體討論,嚴禁擅自指定中標(biāo)單位。

4、禁止明招暗定,泄露標(biāo)書。

5、學(xué)院與中標(biāo)單位簽定的合同中,必須對杜絕商業(yè)賄賂、確保清廉有明確要求,供應(yīng)商的讓利應(yīng)全部入學(xué)院財務(wù)帳,并嚴禁學(xué)院工作人員收受供應(yīng)商的任何饋贈和回扣。

6、禁止投標(biāo)單位聯(lián)手哄抬標(biāo)價,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將永久取消競標(biāo)資格,重新投標(biāo)。

7、違反國家招標(biāo)投標(biāo)法律、法規(guī)、規(guī)章和學(xué)院規(guī)定造成學(xué)院損失的責(zé)任人要追究行政責(zé)任,構(gòu)成犯罪的,提交司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。

六、附則

1、按照本辦法規(guī)定必須實行招標(biāo)的圖書采購未進行招標(biāo)的,所簽合同或協(xié)議,合同審核部門不得通過審核,未經(jīng)審核的和審核未通過的合同或協(xié)議,學(xué)院財務(wù)處不得為其辦理付款和報銷。

2、本辦法自頒布之日起執(zhí)行。以前行文與本辦法有沖突的,以本辦法為準(zhǔn)。