公司公文管理管理制度7篇

公司公文管理管理制度是確保企業(yè)內(nèi)部信息流通有序、高效，以及決策執(zhí)行準確無誤的重要工具。它規(guī)范了公文的制作、審批、傳遞、存儲和銷毀等環(huán)節(jié)，防止信息錯漏、延誤或失密，從而維護公司的正常運營秩序，提高工作效率。

包括哪些方面

一套完整的公文管理制度應涵蓋以下幾個關鍵方面：

1. 公文格式標準：明確各類公文的標題、正文、附件等格式要求，保證公文的統(tǒng)一性和規(guī)范性。

2. 公文流轉(zhuǎn)程序：定義公文從起草到執(zhí)行的流程，包括審批權限、流轉(zhuǎn)路徑和時間限制。

3. 公文保管規(guī)定：制定公文的保存期限、分類、檢索方法，以及電子化管理的策略。

4. 公文保密制度：針對敏感信息，設定嚴格的保密措施，防止信息泄露。

5. 公文應急處理：針對公文丟失、損壞等情況，設定應急處理辦法。

6. 公文培訓與監(jiān)督：定期培訓員工，強化公文管理意識，同時設立監(jiān)督機制，確保制度執(zhí)行。

重要性

公文管理的重要性不言而喻，它：

1. 提升效率：通過標準化流程，減少無效工作，提升辦公效率。

2. 保障合規(guī)：確保公文符合法律法規(guī)要求，避免因不合規(guī)導致的法律風險。

3. 保護信息：有效保護企業(yè)核心信息，防止商業(yè)機密外泄。

4. 支持決策：為管理層提供準確、及時的信息，支持科學決策。

5. 塑造文化：良好的公文管理體現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)素養(yǎng)和管理水平。

方案

1. 制定詳盡的公文管理制度：結合公司實際情況，制定全面、實用的公文管理制度，并定期更新。

2. 引入信息化系統(tǒng)：利用現(xiàn)代信息技術，建立電子公文管理系統(tǒng)，提高公文處理速度和安全性。

3. 建立培訓機制：定期組織公文管理培訓，提高員工的公文處理能力。

4. 設立審核機制：設立專人負責公文審核，確保公文質(zhì)量。

5. 加強監(jiān)督與反饋：定期檢查公文管理執(zhí)行情況，及時調(diào)整和完善制度。

通過以上措施，我們可以構建一個高效、安全、規(guī)范的公文管理體系，促進公司內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)，推動業(yè)務發(fā)展。

公司公文管理管理制度范文

第1篇 某某集團公司公文管理制度

某集團公司公文管理制度

第一條發(fā)文

1、公司各部門擬發(fā)稿(文)件,均須填制文件簽發(fā)單,報總經(jīng)理簽發(fā)。

2、人事行政部需定專人對每份文件作好文號編制,及時準確按要求發(fā)送至相關單位、部門,并認真作好文件簽收工作。

3、外送文件,經(jīng)辦人須用公司標準信封封存,并送(郵)至相關單位或上級部門,力求準確、無誤。

第二條打印

1、公司公文的打印工作由人事行政部負責。

2、公司各級部門所需打印的公文或其它文字資料,均由部門專人(文員)負責。

3、各類公文及資料的校稿由提供公文或資料的部門(人員)負責。

4、公司各類公文、文件、通知,人事行政部須分類存檔一份。

第三條收文

1、凡外來文件或參會人員帶回的會議文件,任何部門或個人收到后均應及時交至人事行政部,不得無故截留文件。

2、人事行政部收文后應及時作好收文登記工作,并根據(jù)文件精神或要求,認真填寫公文處理傳閱單,經(jīng)人事行政部主管閱后及時由專人將文件送至相關部門負責人處予以辦理。

第四條傳閱

1、人事行政部須及時準確地將傳閱文件按文件處理要求送相關部門負責人處。

2、人事行政部在規(guī)定時間內(nèi)應及時收回傳閱文件,不得有漏、損、銷情況發(fā)生。

3、文件閱示人須認真閱文,并根據(jù)文件精神及公司要求布置好本部門或相關人員執(zhí)行文件所要求事項,并在文件傳閱單上簽閱意見。

4、人事行政部根據(jù)領導批閱意見及文件精神,對執(zhí)行未果的部門應督辦,直至將公司領導意見及指示落到實處,并將執(zhí)行情況報公司領導。

第三條附則

本制度由人事行政部制定并歸口管理予以解答。

公文處理/傳閱單

文件名稱來文單位收文日期

領導批示意見:

簽字:

年月日

處理/傳閱人意見及簽名:

備注:

公文處理/傳閱單

文件名稱來文單位收文日期

領導批示意見:

簽字:

年月日

處理/傳閱人意見及簽名:

備注:

收 文 記 錄

序號文件名稱文號收文日期收文人

第2篇 物業(yè)管理公司公文管理制度

物業(yè)管理公司公文管理制度

(七)

第一條 總則1.山東物業(yè)管理有限公司公文是公司同國家機關、社會組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內(nèi)各部門之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。

為使公文管理制度化、規(guī)范化,特制訂本制度。

2. 公文處理必須做到準確、及時、安全。

3. 各類文稿均應符合公文規(guī)范,做到公文種類正確,標題完整,格式規(guī)范,內(nèi)容簡明,措辭妥當,發(fā)送單位清楚, 齊備。

4. 一般不能越級行文,呈報的公文應一文一事,正式行文及簽署合同的應使用公司或項目名稱全稱。

第二條 公文分類1.行文分類要求

1)按收文和發(fā)文對象,分為對外行文和內(nèi)部行文;2)按是否編號,分為編號文和不編號文;3.)編號文按刊印方式,分為公司發(fā)文和內(nèi)部刊物;

4)按公文保密等級,分為絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。

絕密:公司董事長簽發(fā)的相關文件;

機密:公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關文件;

秘密:在公司一定范圍內(nèi)執(zhí)行、下發(fā)的其他文件;2.介紹信

1)公司辦公室是公司(項目)介紹信的管理者。

介紹信由專人管理。

凡需要出具者,須經(jīng)部門經(jīng)理以上級領導批準;2)開具的介紹信要有編號并加蓋騎縫章;3.)不允許開具空白介紹信;

如確有必要,須征得公司領導授權人同意;

4)介紹信存根應妥善保管、歸檔;

5)因情況變化,介紹信領用人沒有使用介紹信,應即退還;

6)如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失,領用人應立即向部門經(jīng)理或辦公室報告,及時采取相應措施;3.內(nèi)部出版物內(nèi)部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發(fā)、采用自定刊頭和單獨編號。

(如:山東物業(yè)管理有限公司內(nèi)刊、客戶通訊)4.不編號文的范圍

1)有關公司內(nèi)部日常事務的文書:如例行會議和活動的一般性通知;2)由個人署名(注明所任公司職務)或以公司及下屬部門和公司的名義向個人發(fā)出的非正式函件;3.)非正式對外發(fā)出的下列文書材料:為有關部門和機構及其負責人代擬的文稿;

學術性、知識性資料;

其他非正式材料;

4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、工作總結和業(yè)務規(guī)劃等;

5)備忘錄和其他不需要編號的對外行文和內(nèi)部行文。

第三條 收(發(fā))文1.實行收、發(fā)文登記管理制度。

需要分別記入收、發(fā)文登記簿的公文包括:

1)收文類:限時專送件、掛號信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等;2)發(fā)文類:公司下發(fā)的文件,寄出的商務信函、以公司名義下發(fā)或?qū)ν獍l(fā)出的商務傳真以及需由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)到各部門、各項目的傳真;2.公文傳真的收、發(fā)(除各部門可自行發(fā)送的傳真)均由前臺負責;3.除急件外,前臺每日下午3:00前將各部門提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出;

第四條 公文格式1.凡以山東物業(yè)管理有限公司的名義對外、對內(nèi)發(fā)出的正式公文,一律采用公司統(tǒng)一印制的公文紙;2.公司內(nèi)部行文采用統(tǒng)一印制的內(nèi)部聯(lián)絡單;3.各部門對總經(jīng)理呈送的報告,采用統(tǒng)一印制的呈報批示單;4.公文一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、主送(報)單位、正文、 、印章、發(fā)文時間、抄送(報)單位等部分組成。

如有 ,應在正文之后注明 名稱和順序;

5.公文紙一般用a4型,左側裝訂;6.字體字號選用:公文版頭為小初號加黑宋體字;

公文大標題選用二號(小二號)宋體字;

小標題選用三號宋體字;

公文正文、抄送、抄報、印發(fā)說明、 說明等均采用四號宋體字;

密級采用三號黑體字。

第五條 公文辦理1.草擬公文

1)首頁要使用公司統(tǒng)一的公文格式;2)人名、地名、數(shù)字、引文要準確。

時間應寫具體的 ,年份要寫全,統(tǒng)一用漢字書寫,如二零零四年五月八日;3.)公文中的數(shù)字,除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數(shù)碼者外,一般用漢字書寫。

在同一公文中,數(shù)字的使用要保持前后一致。

2. 會簽

1)會簽是指對草擬的公司重要文件,由公司各級相關領導進行審閱,在文件會簽單提出意見,反饋文件起草部門進行修改后下發(fā);2)凡以公司名義向公司內(nèi)各部門發(fā)出的規(guī)章制度、決定、決議等,在正式下發(fā)前必須先經(jīng)過公司領導會簽;3.)凡對外發(fā)出的正式函件,如內(nèi)容涉及具體專業(yè)事務時,應由涉及的專業(yè)部門負責人會簽;3.行文字號

1)

5.3.1 公司:魯字[200]第號 2)

5.3.2 直屬部門:魯字[200]第號為直屬部門代字,具體如下:辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財務部-----財、經(jīng)營管理部---經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務部--環(huán)簽發(fā)公文必須經(jīng)過發(fā)文單位負責人簽發(fā)。

以各部門名義行文的公文,由各部門負責人簽發(fā)。

以公司名義發(fā)出的正式文件,必須經(jīng)過總經(jīng)理或其授權人簽發(fā)。

4. 執(zhí)行

1)辦公室負責將以公司名義發(fā)出的公文復印一份送執(zhí)行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復印件);2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀,校對無誤,份數(shù)準確;3.)對于不符合要求的公文,監(jiān)印人可不予蓋章;

4)封發(fā)公文時要對公文進行檢查,防止差錯。

急、密件要在信封上加注急、密字樣。

限時送到的公文和親啟公文要注明要求;

5)公司發(fā)出的規(guī)章制度、決議、決定、通知、會議紀要等文件,收文部門必須在文件簽收單上簽字,并交公司辦公室存檔備查。

第六條 公文歸檔1.任何以公司、項目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查;2.若辦文部門必須使用正本時,可暫時借出,使用后歸還,若正本必須借出且無法取回,可存檔復印件;3.存檔文件按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行,保存期滿列表報準監(jiān)銷;4.除辦公室留存檔案原件外,各部門的發(fā)文由部門指定專人負責歸檔、保管復印件。

個人不得保存應存檔的公文。

第七條 責任1.簽發(fā)人對公文主題和內(nèi)容承擔領導責任。

會簽人對公文專業(yè)內(nèi)容承擔專業(yè)技術責任;2.辦文部門負責人應對所經(jīng)辦的公文內(nèi)容認真審查、核對,應承擔相應的管理責任和連帶責任;3.擬稿人應全面領會辦文要求,并具備準確表達這一要求的專業(yè)知識和寫作能力,對公文內(nèi)容承擔直接責任;4.校對人以原稿為根據(jù),應做到校對字跡清晰,每次校對的錯漏率應小于1‰,對發(fā)文中出現(xiàn)的校對錯誤承擔直接責任。

第八條 附則本文中未能包括之公文,可依據(jù)公司大原則制定相應行文辦法,并上報批準后執(zhí)行。

第3篇 物業(yè)管理公司公文管理制度格式怎樣的

物業(yè)管理公司公文管理制度

(七)

第一條 總則1.山東物業(yè)管理有限公司公文是公司同國家機關、社會組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內(nèi)各部門之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。

為使公文管理制度化、規(guī)范化,特制訂本制度。

2. 公文處理必須做到準確、及時、安全。

3. 各類文稿均應符合公文規(guī)范,做到公文種類正確,標題完整,格式規(guī)范,內(nèi)容簡明,措辭妥當,發(fā)送單位清楚, 齊備。

4. 一般不能越級行文,呈報的公文應一文一事,正式行文及簽署合同的應使用公司或項目名稱全稱。

第二條 公文分類1.行文分類要求

1)按收文和發(fā)文對象,分為對外行文和內(nèi)部行文;2)按是否編號,分為編號文和不編號文;3.)編號文按刊印方式,分為公司發(fā)文和內(nèi)部刊物;

4)按公文保密等級,分為絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。

絕密:公司董事長簽發(fā)的相關文件;

機密:公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關文件;

秘密:在公司一定范圍內(nèi)執(zhí)行、下發(fā)的其他文件;2.介紹信

1)公司辦公室是公司(項目)介紹信的管理者。

介紹信由專人管理。

凡需要出具者,須經(jīng)部門經(jīng)理以上級領導批準;2)開具的介紹信要有編號并加蓋騎縫章;3.)不允許開具空白介紹信;

如確有必要,須征得公司領導授權人同意;

4)介紹信存根應妥善保管、歸檔;

5)因情況變化,介紹信領用人沒有使用介紹信,應即退還;

6)如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失,領用人應立即向部門經(jīng)理或辦公室報告,及時采取相應措施;3.內(nèi)部出版物內(nèi)部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發(fā)、采用自定刊頭和單獨編號。

(如:山東物業(yè)管理有限公司內(nèi)刊、客戶通訊)4.不編號文的范圍

1)有關公司內(nèi)部日常事務的文書:如例行會議和活動的一般性通知;2)由個人署名(注明所任公司職務)或以公司及下屬部門和公司的名義向個人發(fā)出的非正式函件;3.)非正式對外發(fā)出的下列文書材料:為有關部門和機構及其負責人代擬的文稿;

學術性、知識性資料;

其他非正式材料;

4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、工作總結和業(yè)務規(guī)劃等;

5)備忘錄和其他不需要編號的對外行文和內(nèi)部行文。

第三條 收(發(fā))文1.實行收、發(fā)文登記管理制度。

需要分別記入收、發(fā)文登記簿的公文包括:

1)收文類:限時專送件、掛號信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等;2)發(fā)文類:公司下發(fā)的文件,寄出的商務信函、以公司名義下發(fā)或?qū)ν獍l(fā)出的商務傳真以及需由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)到各部門、各項目的傳真;2.公文傳真的收、發(fā)(除各部門可自行發(fā)送的傳真)均由前臺負責;3.除急件外,前臺每日下午3:00前將各部門提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出;

第四條 公文格式1.凡以山東物業(yè)管理有限公司的名義對外、對內(nèi)發(fā)出的正式公文,一律采用公司統(tǒng)一印制的公文紙;2.公司內(nèi)部行文采用統(tǒng)一印制的內(nèi)部聯(lián)絡單;3.各部門對總經(jīng)理呈送的報告,采用統(tǒng)一印制的呈報批示單;4.公文一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、主送(報)單位、正文、 、印章、發(fā)文時間、抄送(報)單位等部分組成。

如有 ,應在正文之后注明 名稱和順序;

5.公文紙一般用a4型,左側裝訂;6.字體字號選用:公文版頭為小初號加黑宋體字;

公文大標題選用二號(小二號)宋體字;

小標題選用三號宋體字;

公文正文、抄送、抄報、印發(fā)說明、 說明等均采用四號宋體字;

密級采用三號黑體字。

第五條 公文辦理1.草擬公文

1)首頁要使用公司統(tǒng)一的公文格式;2)人名、地名、數(shù)字、引文要準確。

時間應寫具體的 ,年份要寫全,統(tǒng)一用漢字書寫,如二零零四年五月八日;3.)公文中的數(shù)字,除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數(shù)碼者外,一般用漢字書寫。

在同一公文中,數(shù)字的使用要保持前后一致。

2. 會簽

1)會簽是指對草擬的公司重要文件,由公司各級相關領導進行審閱,在文件會簽單提出意見,反饋文件起草部門進行修改后下發(fā);2)凡以公司名義向公司內(nèi)各部門發(fā)出的規(guī)章制度、決定、決議等,在正式下發(fā)前必須先經(jīng)過公司領導會簽;3.)凡對外發(fā)出的正式函件,如內(nèi)容涉及具體專業(yè)事務時,應由涉及的專業(yè)部門負責人會簽;3.行文字號

1)

5.3.1 公司:魯字[200]第號 2)

5.3.2 直屬部門:魯字[200]第號為直屬部門代字,具體如下:辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財務部-----財、經(jīng)營管理部---經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務部--環(huán)簽發(fā)公文必須經(jīng)過發(fā)文單位負責人簽發(fā)。

以各部門名義行文的公文,由各部門負責人簽發(fā)。

以公司名義發(fā)出的正式文件,必須經(jīng)過總經(jīng)理或其授權人簽發(fā)。

4. 執(zhí)行

1)辦公室負責將以公司名義發(fā)出的公文復印一份送執(zhí)行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復印件);2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀,校對無誤,份數(shù)準確;3.)對于不符合要求的公文,監(jiān)印人可不予蓋章;

4)封發(fā)公文時要對公文進行檢查,防止差錯。

急、密件要在信封上加注急、密字樣。

限時送到的公文和親啟公文要注明要求;

5)公司發(fā)出的規(guī)章制度、決議、決定、通知、會議紀要等文件,收文部門必須在文件簽收單上簽字,并交公司辦公室存檔備查。

第六條 公文歸檔1.任何以公司、項目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查;2.若辦文部門必須使用正本時,可暫時借出,使用后歸還,若正本必須借出且無法取回,可存檔復印件;3.存檔文件按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行,保存期滿列表報準監(jiān)銷;4.除辦公室留存檔案原件外,各部門的發(fā)文由部門指定專人負責歸檔、保管復印件。

個人不得保存應存檔的公文。

第七條 責任1.簽發(fā)人對公文主題和內(nèi)容承擔領導責任。

會簽人對公文專業(yè)內(nèi)容承擔專業(yè)技術責任;2.辦文部門負責人應對所經(jīng)辦的公文內(nèi)容認真審查、核對,應承擔相應的管理責任和連帶責任;3.擬稿人應全面領會辦文要求,并具備準確表達這一要求的專業(yè)知識和寫作能力,對公文內(nèi)容承擔直接責任;4.校對人以原稿為根據(jù),應做到校對字跡清晰,每次校對的錯漏率應小于1‰,對發(fā)文中出現(xiàn)的校對錯誤承擔直接責任。

第八條 附則本文中未能包括之公文,可依據(jù)公司大原則制定相應行文辦法,并上報批準后執(zhí)行。

第4篇 某某公司公文管理制度

某公司公文管理制度

為使公文的簽收及發(fā)放及時、準確,確保公文制作規(guī)范,保存完整、齊備。提高公文處理的工作效率和公文質(zhì)量。特制訂本制度

一、企業(yè)常用公文的構成

企業(yè)常用公文包括請示、報告、申請、決定、決議、批復、通告、通知、通報、函件、會議紀要、工作總結、工作計劃、講話稿等。

二、文書收發(fā)管理

1、企業(yè)各部門與外界來往公文的收發(fā)由辦公室統(tǒng)一負責。辦公室主任指定專門人員負責往來公文的收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、制作、核稿、校對、發(fā)文等事宜。以傳真、郵件、郵寄等方式到達的公文全部由辦公室接收。再按公文按審批程序送至承辦部門。如遇特殊情況無法及時送達,應提前電話通知知承辦部門。文件傳閱過程中應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,任何人不得將有密級的文書帶回家、宿舍及公共場所,也不得傳至權限范圍之外的人員。

2、負責人閱讀、批閱公文,當天閱讀完后應在下班前將公文交至辦公室。閱批公文一般不得超過兩天,閱后應簽名,并作擬辦意見,責成相關部門辦理。如需備查,應按照有關規(guī)定執(zhí)行。辦公室對公文負有催辦、檢查、督促的責任,承辦部門接到公文后應立即指派專人辦理,不得將公文壓放、分散。

三、公文的制作

公司發(fā)文工作集中在總公司辦公室。凡是以____公司名義發(fā)出的通告、決定、請示、通知、報告、會議紀要等均屬于發(fā)文范圍。各部門不得以____的名義擅自對外發(fā)送正式公文。各部門需要向上級反映匯報重要情況或向下安排重要工作要求發(fā)文的,應向辦公室提出發(fā)文申請,并將文字底稿交辦公室審核。發(fā)文經(jīng)辦公室主任、分管經(jīng)理核稿、修改后,交總經(jīng)理會簽后由辦公室統(tǒng)一打印、蓋章和分發(fā)。

四、公文歸檔與保管

1、全部處理完后的文書,按照一定的分類進行整理與編輯,并在文書保存本上做好登記。

2、企業(yè)個人不得保存企業(yè)文書、凡參加會議帶回的文件,應及時交行政部登記保管,調(diào)離企業(yè)的員工應將文件記錄本清理移交。

3、如果職務或部門計劃發(fā)生變更或做出調(diào)整,則必須在有關登記簿上注明變更與調(diào)整的理由,以及變更與調(diào)整后的結果。

4、當年的公文于次年7月份前整理裝訂后編號遞交檔案室存檔。存檔時應列出詳細地文檔明細,一式3份。并由檔案管理員、監(jiān)交人確認簽字以備查詢調(diào)閱。

本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

第5篇 某廣州地產(chǎn)公司公文管理制度

1、公文管理

1.1收文

a、政府部門及有關單位發(fā)來的公文收到后,均由行政人事部進行分類,掛號文件進行登記編號(格式見附件一),屬于部門、地盤的文件由行政人事部直接送達處理;屬于公司文件,經(jīng)行政人事部做收文處理(格式見附件二),由行政人事部負責送公司分管領導批閱。

b、根據(jù)批閱范圍,由行政人事部有秩序地組織及時送閱處理,并負責催閱、催辦、催傳。

c、發(fā)文要有記錄,文件接收人需在發(fā)文登記表(見附件三)簽名。

d、為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領導和部門經(jīng)理要及時閱看,閱簽后退行政人事部,公文不得自傳遞,以防丟失和延時誤事。

e、各部門對有公司領導指示的公文要及時處理,并將處理結果注于公文簽上。

f、傳閱文件,閱后要簽名并注明閱文日期。

g、公司領導及部門開會帶回之發(fā)公司的公文及有關會議文件一律交行政人事部進行登記、收存。

h、發(fā)公司的重要公文(與公司全局有關的)均應將有關原件送行政人事部,復印一份由部門辦理或留存。

1.2發(fā)文

a、凡以公司名義制發(fā)的文件。需請示主管副總經(jīng)理同意后,由有關部門負責擬稿,草擬文件必須用擬稿紙書寫,文稿形成后,::由主管副總經(jīng)理簽發(fā)。

b、已經(jīng)主管副總經(jīng)理簽發(fā)的文件底稿,由行政人事部進行登記,統(tǒng)一編號后打印。

c、以公司名義發(fā)文由行政人事部統(tǒng)一打印、校對,蓋章后發(fā)出。

d、以部門名義發(fā)文,由文件起草部門校對、復印,蓋章后發(fā)出。

1.3發(fā)文注意事項

a、以公司名義發(fā)文,要以相應的公司信箋為對外行文的正式公文紙。

b、擬發(fā)傳真,須用公司的傳真紙書寫,按格式填寫有關欄目,書寫力求字跡工整、言簡意明。

c、復印公司內(nèi)部傳閱文件,使用已復印過的單面紙或進行雙面復印,一般只發(fā)有關部門,節(jié)約開支。

1.4公文種類

a、決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

b、通告:適用于一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

c、通知:適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文;轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;傳達要求下級辦理和有關單位需要或者共同執(zhí)行的事項;員工的職務任免、聘用和會議。

d、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

e、報告:適用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復上級機關的詢問。

f、請示:適用于向上級機關請求指示、批準。

g、批復:適用于答復下級單位請求事項。

h、函:適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務、詢問和答復問題等。

i、會議紀要:適用于記載和傳達會議情況和決定事項。

1.5公文格式

公文一般由發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄報抄送單位等部分組成。

a、發(fā)文字號,凡以公司名義制發(fā)的公文,其發(fā)文號統(tǒng)一由行政人事部編排。

b、公文秘密等級分為絕密、機密、秘密,其中:絕密、機密公文應標明份數(shù)、序號。

c、緊急文件分別標明特急、急件。

d、公文標題,應準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容,并準確標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。

e、公文如有附件,應當在正文后,成文時間之前注明附件順序和名稱。

f、公文除會議紀要外,應加蓋印章。印章加蓋應騎年壓月。

g、公文的成文時間,經(jīng)領導人簽發(fā)的日期為準。

h、文字從左至右橫寫、橫排,統(tǒng)一用簡體字,題目用黑體,正文用仿宋體。

i、公文用紙統(tǒng)一采用國際標準a4型(長297mm,寬210mm),左側裝訂。以公司名義發(fā)文,要采用公司信箋,并加蓋印章。

1.6行文規(guī)則

a、各單位的行文關系,應根據(jù)相互間的隸屬關系和職權范圍確定。

b、向下級的重要行文,應當同時抄送直接上級。

c、請示應當一文一事,一般只寫一個主送機關,切勿多頭主送,如需同時送其他機關,應當用抄送形式。

d、報告中不得夾帶請示事項。

e、草擬公文做到:

⑴情況確定、觀點明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標點明確、篇幅力求簡短。

⑵人名、地名、數(shù)字、引文準確。用公文應先引標題,后引發(fā)文字號,日期應當寫具體的年、月、日。

⑶用詞用字準確、規(guī)范,文內(nèi)使用簡稱,一般應先用全稱,并注明簡稱。

⑷草擬公文應使用統(tǒng)一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名,草擬、修改和簽批公文,不得用鉛筆或圓珠筆,不得在文稿裝訂線外書

寫。

f、公文中的數(shù)字,除成文時間、部分結構次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)碼。

g、屬于部門職權范圍的事項,應當由部門自行發(fā)文;部門的發(fā)文,一般只需抄報主管領導,避免濫送。

1.7公文辦理

a、公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括審核、簽發(fā)、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

b、需要辦理的公文,行政人事部應及時送領導指示或者交有關部門。

c、審批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間,其他審批人圈閱,應當視為同意。

d、公文送領導簽發(fā)之前,應由行政人事部進行審核,審核的重點是:是否需要行文,是否符合有關法律、法規(guī),是否與有關部門會簽,文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法等。

e、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全;利用計算機、傳真機等傳秘密公文,必須采用加密裝置,絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

1.8公文立卷、歸檔及銷毀

a、公文辦完后,應當根據(jù)有關規(guī)定,及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。

b、公文歸檔,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理,要保證檔案的齊全、完整,個人不得保存應當歸檔的公文。

第6篇 企業(yè)公司公文管理制度

公司公文管理制度

一、目的

為進一步加強公司的公文管理,嚴格公文處理程序,最大限度地提高工作效率,結合公司實際,特制定本制度。

二、適用范圍

《公文管理制度》適用于企業(yè)內(nèi)外公文的制作、收發(fā)及管理。

三、管理職責

綜合管理部公司為公文管理部門,負責公文的規(guī)范、起草、核稿、公布、存檔等管理工作。

四、公文分類

公司公文按其內(nèi)容性質(zhì)分為5類,包括:

1.制度類公文

2.機構設立及人員任免公文

3.內(nèi)部通知、通告類公文

4.對政府職能部門的報告、請示、公函類公文

5.會議紀要、備忘錄類公文

五、權限劃分

1.制度類公文代碼為a,由綜合管理部擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司經(jīng)理例會討論通過,公司總經(jīng)理批準和簽發(fā)。

2.機構設立及人員任免公文(限公司部門級機構設立及人員任免)代碼為b,由綜合管理部行政科擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司總經(jīng)理批準和簽發(fā)。

3.內(nèi)部通知、通告類公文代碼為c,由綜合管理部行政科根據(jù)相關部門的發(fā)布內(nèi)容擬稿,綜合管理部部長審核,由相關部門的分管副總審核、簽發(fā),綜合管理部備案。

4.對政府等部門報告、請示、公函類公文代碼為d,由綜合管理部根據(jù)相關部門的報送內(nèi)容擬稿,由相關部門的分管副總審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。

5.會議紀要、備忘錄類公文代碼為e,由綜合管理部擬稿,綜合管理部部長審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。

6.各類公文發(fā)文端口、審核人、簽發(fā)人、公文類別、公文頭、公文字號詳見附表一。

7.各類公文擬稿、審核、審批和發(fā)放均需依照權限實施,并辦理審批手續(xù)。公文簽發(fā)審批表詳見附表二。

六、公文格式

1.內(nèi)容范式

1)制度類公文

經(jīng)公司××××××會討論通過,并報董事長批準,現(xiàn)發(fā)布×××制度,自×××

年××月××日施行。特此通知

2)任免類公文

經(jīng)公司研究,并報上級批準(如必要),決定設立/撤銷××機構,任命/免去××先生/女士為××職務,以上任命自××××年××月××日起生效。特此通知

3)其他類別公文內(nèi)容范式參照其文種固有格式書寫。

1.文本格式

發(fā)文用紙為a4紙,標題小二號字,宋體加黑,正文一般為四號字,仿宋體,頁邊距上下左右各2cm,文件名與分隔線空1行,正文1.5倍行距,正文與文件名空1行,發(fā)文單位與正文空3行,發(fā)文日期與發(fā)文單位空1行,發(fā)文日期與發(fā)文單位位于頁面右下靠右位置,發(fā)文單位公章蓋在發(fā)文單位正中。

2.公文編號

1)制度類公文、機構設立及人員任免公文和對政府等部門報告、請示、公函類公文采用按發(fā)文的時間先后順序獲取公文編號。

2)內(nèi)部通知、通告類公文和會議紀要、備忘錄類公文分別按各自的公文文種單獨編號,并按發(fā)文的時間先后順序獲取公文編號。

七、公文保管

所有公文原稿及其簽發(fā)審批單由綜合管理部指定專人負責保管,并按類別建立公文發(fā)文登記表格,進行發(fā)文登記和檔案管理。發(fā)文公文登記表和作廢公文登記表詳見附件三、附件四。

綜合管理部定期對各類外部單位收文進行分類登記和檔案管理。收文登記表詳見附件五。

八、本管理辦法由公司綜合管理部制定、執(zhí)行和負責解釋。

九、附件

第7篇 物業(yè)管理公司公文管理制度（7）

物業(yè)管理公司公文管理制度(七)

第一條 總則

1.山東__物業(yè)管理有限公司公文是公司同國家機關、社會組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內(nèi)各部門之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。為使公文管理制度化、規(guī)范化,特制訂本制度。

2.公文處理必須做到準確、及時、安全。

3.各類文稿均應符合公文規(guī)范,做到公文種類正確,標題完整,格式規(guī)范,內(nèi)容簡明,措辭妥當,發(fā)送單位清楚,附件齊備。

4.一般不能越級行文,呈報的公文應一文一事,正式行文及簽署合同的應使用公司或項目名稱全稱。

第二條 公文分類

1.行文分類要求

1)按收文和發(fā)文對象,分為對外行文和內(nèi)部行文;

2)按是否編號,分為編號文和不編號文;

3)編號文按刊印方式,分為公司發(fā)文和內(nèi)部刊物;

4)按公文保密等級,分為絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。

絕密:公司董事長簽發(fā)的相關文件;

機密:公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關文件;

秘密:在公司一定范圍內(nèi)執(zhí)行、下發(fā)的其他文件;

2.介紹信

1)公司辦公室是公司(項目)介紹信的管理者。介紹信由專人管理。凡需要出具者,須經(jīng)部門經(jīng)理以上級領導批準;

2)開具的介紹信要有編號并加蓋騎縫章;

3)不允許開具空白介紹信;如確有必要,須征得公司領導授權人同意;

4)介紹信存根應妥善保管、歸檔;

5)因情況變化,介紹信領用人沒有使用介紹信,應即退還;

6)如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失,領用人應立即向部門經(jīng)理或辦公室報告,及時采取相應措施;

3.內(nèi)部出版物

內(nèi)部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發(fā)、采用自定刊頭和單獨編號。(如:山東__物業(yè)管理有限公司內(nèi)刊、客戶通訊)

4.不編號文的范圍

1)有關公司內(nèi)部日常事務的文書:如例行會議和活動的一般性通知;

2)由個人署名(注明所任公司職務)或以公司及下屬部門和公司的名義向個人發(fā)出的非正式函件;

3)非正式對外發(fā)出的下列文書材料:為有關部門和機構及其負責人代擬的文稿;學術性、知識性資料;其他非正式材料;

4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、工作總結和業(yè)務規(guī)劃等;

5)備忘錄和其他不需要編號的對外行文和內(nèi)部行文。

第三條 收(發(fā))文

1.實行收、發(fā)文登記管理制度。需要分別記入收、發(fā)文登記簿的公文包括:

1)收文類:限時專送件、掛號信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等;

2)發(fā)文類:公司下發(fā)的文件,寄出的商務信函、以公司名義下發(fā)或?qū)ν獍l(fā)出的商務傳真以及需由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)到各部門、各項目的傳真;

2.公文傳真的收、發(fā)(除各部門可自行發(fā)送的傳真)均由前臺負責;

3.除急件外,前臺每日下午3:00前將各部門提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出;

第四條 公文格式

1.凡以山東__物業(yè)管理有限公司的名義對外、對內(nèi)發(fā)出的正式公文,一律采用公司統(tǒng)一印制的公文紙;

2.公司內(nèi)部行文采用統(tǒng)一印制的內(nèi)部聯(lián)絡單;

3.各部門對總經(jīng)理呈送的報告,采用統(tǒng)一印制的呈報批示單;

4.公文一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、主送(報)單位、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送(報)單位等部分組成。如有附件,應在正文之后注明附件名稱和順序;

5.公文紙一般用a4型,左側裝訂;

6.字體字號選用:

公文版頭為小初號加黑宋體字;

公文大標題選用二號(小二號)宋體字;小標題選用三號宋體字;

公文正文、抄送、抄報、印發(fā)說明、附件說明等均采用四號宋體字;

密級采用三號黑體字。

第五條 公文辦理

1.草擬公文

1)首頁要使用公司統(tǒng)一的公文格式;

2)人名、地名、數(shù)字、引文要準確。時間應寫具體的年月,年份要寫全,統(tǒng)一用漢字書寫,如二零零四年五月八日;

3)公文中的數(shù)字,除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數(shù)碼者外,一般用漢字書寫。在同一公文中,數(shù)字的使用要保持前后一致。

2.會簽

1)會簽是指對草擬的公司重要文件,由公司各級相關領導進行審閱,在文件會簽單提出意見,反饋文件起草部門進行修改后下發(fā);

2)凡以公司名義向公司內(nèi)各部門發(fā)出的規(guī)章制度、決定、決議等,在正式下發(fā)前必須先經(jīng)過公司領導會簽;

3)凡對外發(fā)出的正式函件,如內(nèi)容涉及具體專業(yè)事務時,應由涉及的專業(yè)部門負責人會簽;

3.行文字號

1)5.3.1公司:魯__字[200_]第___號

2)5.3.2直屬部門:魯___字[200_]第___號

_為直屬部門代字,具體如下:

辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財務部-----財、經(jīng)營管理部---經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務部--環(huán)

簽發(fā)公文必須經(jīng)過發(fā)文單位負責人簽發(fā)。以各部門名義行文的公文,由各部門負責人簽發(fā)。以公司名義發(fā)出的正式文件,必須經(jīng)過總經(jīng)理或其授權人簽發(fā)。

4.執(zhí)行

1)辦公室負責將以公司名義發(fā)出的公文復印一份送執(zhí)行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復印件);

2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀,校對無誤,份數(shù)準確;

3)對于不符合要求的公文,監(jiān)印人可不予蓋章;

4)封發(fā)公文時要對公文進行檢查,防止差錯。急、密件要在信封上加注急、密字樣。限時送到的公文和親啟公文要注明要求;

5)公司發(fā)出的規(guī)章制度、決議、決定、通知、會議紀要等文件,收文部門必須在文件簽收單上簽字,并交公司辦公室存檔備查。

第六條 公文歸檔

1.任何以公司、項目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查;

2.若辦文部門必須使用正本時,可暫時借出,使用后歸還,若正本必須借出且無法取回,可存檔復印件;

3.存檔文件按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行,保存期滿列表報準監(jiān)銷;

4.除辦公室留存檔案原件外,各部門的發(fā)文由部門指定專人負責歸檔、保管復印件。個人不得保存應存檔的公文。

第七條 責任

1.簽發(fā)人對公文主題和內(nèi)容承擔領導責任。會簽人對公文專業(yè)內(nèi)容承擔專業(yè)技術責任;

2.辦文部門負責人應對所經(jīng)辦的公文內(nèi)容認真審查、核對,應承擔相應的管理責任和連帶責任;

3.擬稿人應全面領會辦文要求,并具備準確表達這一要求的專業(yè)知識和寫作能力,對公文內(nèi)容承擔直接責任;

4.校對人以原稿為根據(jù),應做到校對字跡清晰,每次校對的錯漏率應小于1‰,對發(fā)文中出現(xiàn)的校對錯誤承擔直接責任。

第八條 附則