采購管理制度是企業(yè)運營的核心組成部分，旨在規(guī)范采購流程，確保資源的有效利用，降低運營成本，提高經(jīng)濟效益。它通過設(shè)定明確的規(guī)則和標準，保障采購活動的透明度和公正性，防止不合規(guī)行為，保護企業(yè)的合法權(quán)益，同時也有助于提升供應(yīng)商關(guān)系管理，保證供應(yīng)鏈的穩(wěn)定。
包括哪些方面
1. 采購政策與程序：定義采購的目標、原則和步驟，如需求預測、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、訂單處理等。
2. 供應(yīng)商管理：包括供應(yīng)商的評估、選擇、合作與評價機制，確保供應(yīng)商的質(zhì)量和服務(wù)水平。
3. 合同管理：制定合同條款，規(guī)定雙方權(quán)利義務(wù)，處理違約情況，確保合同執(zhí)行的合法性。
4. 風險管理：識別和評估采購過程中可能面臨的風險，制定預防和應(yīng)對策略。
5. 質(zhì)量控制：設(shè)定質(zhì)量標準，進行產(chǎn)品檢驗，確保采購物品符合企業(yè)需求。
6. 成本控制：監(jiān)控采購成本，實施成本效益分析，優(yōu)化采購策略。
7. 信息管理：建立采購信息系統(tǒng)，記錄和分析采購數(shù)據(jù)，支持決策制定。
重要性
采購管理制度的重要性不容忽視。一方面，它能提高采購效率，減少因決策失誤導致的資源浪費；另一方面，通過制度化管理，企業(yè)可以建立良好的市場形象，增強供應(yīng)商信任，穩(wěn)固供應(yīng)鏈合作關(guān)系。此外，有效的采購制度還能幫助企業(yè)遵守法律法規(guī)，避免潛在的法律風險，維護企業(yè)聲譽。
方案
1. 制定詳細的操作手冊：編寫詳細的采購流程指南，包括每個步驟的具體操作方法和責任分配，確保員工明確職責。
2. 建立供應(yīng)商評估體系：設(shè)定客觀的評價標準，定期對供應(yīng)商進行績效評估，激勵其提升服務(wù)質(zhì)量。
3. 引入電子采購系統(tǒng)：利用信息技術(shù)，實現(xiàn)采購流程自動化，提高效率，減少人為錯誤。
4. 定期培訓：組織采購人員進行專業(yè)培訓，更新知識，提升業(yè)務(wù)能力。
5. 設(shè)立內(nèi)部審計機制：定期審查采購活動，確保制度的執(zhí)行，及時發(fā)現(xiàn)并糾正問題。
6. 鼓勵反饋和改進：鼓勵員工提出改進建議，持續(xù)優(yōu)化采購管理制度，適應(yīng)市場變化。
完善的采購管理制度是企業(yè)成功的關(guān)鍵因素之一。通過不斷調(diào)整和完善，企業(yè)可以確保采購活動的高效、合規(guī)，從而提升整體競爭力。
采購管理制度范本
第一篇：食堂采購管理制度
食堂采購管理制度
來源：餐飲管理 發(fā)布時間：2014 年 08 月 13 日 點擊數(shù)： 11373 【字體：小 大】 【收藏】
為加強對食堂食品原料輔料采購的管理，合理控制費用支出，降低采購成本，以及防止因采購 劣質(zhì)食品而導致的食品安全事故，特制定本制度。 一、食堂采購員由食堂管理員兼任，負責食品采購，職責如下： 1、必須講原則，責任心強，正直誠實，不謀私利。 2、負責食堂所需食品原料輔料的采購，保障食品的衛(wèi)生、安全、質(zhì)優(yōu)、價廉。同時負責食堂所需的除食品 原料輔料以外的其他物資的采購，此類采購，必須遵循公司采購部的相關(guān)規(guī)定，同時提請采購部審批。 3、根據(jù)經(jīng)營情況，及時提出采購申請并負責采購。分析食品原料輔料的品種、數(shù)量、質(zhì)量、價格，提出改 進意見和建議。 4、負責供應(yīng)商的篩選，確定合格供應(yīng)商，并經(jīng)常對供應(yīng)商進行考核評價。 5、協(xié)同驗收員，對供應(yīng)商所配送的食品進行驗收，必須嚴格把關(guān)。 6、調(diào)研市場價格，定期或不定期進行調(diào)查了解市場價格浮動行情。 7、保管進貨單據(jù)，根據(jù)進貨統(tǒng)計和約定時間，對單據(jù)進行審核后，申請付款。 8、監(jiān)督食品原料輔料的出入庫及庫存情況，提出改進意見和建議。 二、采購原則： 1、應(yīng)遵循“貨比三家”的原則，同等質(zhì)量比價格，同等價格比質(zhì)量，同等價格質(zhì)量比服務(wù)，追求質(zhì)優(yōu)價廉。 2、實行“定點采購”，堅決杜絕從流動攤販手中采購的行為，以確保食品的質(zhì)量、衛(wèi)生、安全。根據(jù)“貨 比三家”的原則，再結(jié)合供應(yīng)商的規(guī)模、誠信等因素，綜合評價后最終確定一家為定點采購的合格供應(yīng)商。 另外再選擇來兩家作為備份供應(yīng)商，以備急需。 三、供應(yīng)商管理規(guī)定 合格供應(yīng)商必須具備的條件： 1、具備合法從事經(jīng)營活動的相關(guān)證照：營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、負責人身份證，其復印 件必須提交本公司備案。 2、特別是大米、面粉、菜油、調(diào)料、肉類五大宗食品的供應(yīng)商，還必須同時具備國家規(guī)定的必須具備的相 關(guān)資質(zhì)、證書：衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗報告、動物檢疫合格證等等。 3、對于不完全具備相關(guān)證照的某些食品原料輔料供應(yīng)商，如蔬菜類供應(yīng)商，仍應(yīng)堅持從具有合法經(jīng)營資格 的農(nóng)貿(mào)市場的攤販手中采購，以保證所采購的食品原料輔料可以溯源。嚴禁采購路邊貨或其他無法溯源的 食品原料輔料。 4、長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)與本公司簽訂長期合作的意向性合同，其中應(yīng)約定食品原料輔料的質(zhì)量、衛(wèi)生、 定價辦法、配送方式、退換貨、貨款支付方式、食品安全責任等。 5、供應(yīng)商必須提供正規(guī)發(fā)票、送貨單、收據(jù)等送貨憑證。 四、
食堂驗收員由總經(jīng)辦委派，負責對采購回來的食品原料輔料進行驗收，職責如下： 1、堅持原則，秉公辦事，堅決維護公司利益。 2、根據(jù)食堂采購計劃表和供應(yīng)商送貨單，對食品原料輔料先驗收后入庫，拒收假冒偽劣、腐敗變質(zhì)、過期、 無生產(chǎn)廠址的食品，保證數(shù)量、份量、重量、質(zhì)量相符，驗收后在單據(jù)上簽字。 3、不定期抽查入庫食品的數(shù)量和質(zhì)量。
嚴格制度，明確職責，是做好餐飲采供工作的可靠保證。采供工作既要有嚴格的規(guī)章制度，又要有明確的 職責范圍，做到有章可循，有章必依，違章必究。應(yīng)做到：一要有較強的市場意識，經(jīng)?？偨Y(jié)研究采購方 法和策略。深入市場了解所需各類食品的特性、質(zhì)量、品種、價格行情。貨比三家，選擇質(zhì)好價廉的食品，
調(diào)控采購價格，降價經(jīng)營成本。二要深入餐廳，與廚師長密切聯(lián)系，了解和掌握原材料需求情況和實際用 量、種類，保證適時、適量、適質(zhì)、適價地完成采供任務(wù)。三要嚴格執(zhí)行食品衛(wèi)生法規(guī)和安全制度，不采 購劣質(zhì)、變質(zhì)、過期、污染食品等。四要嚴格遵守財務(wù)制度，嚴格管理好錢和物，及時完善采供報賬手續(xù)。 五宜采取雙軌采供制度。為了預防錢、物不分出現(xiàn)問題，采供工作應(yīng)采取相互制約和相互監(jiān)督的雙軌采供 制。即專設(shè)付款員，隨同采購員一起深入市場，負責采購付款。采購員專門選購、講價，購物與付款分開。 雙軌制的實行，加大了采供工作的制約和監(jiān)督力度，有效地堵塞了采供工作中的漏洞。
采購如何杜絕漏洞
已有 123 次閱讀 2014-8-22 13:59 |
一、采購流程細分、采購責任細分 我們知道采購活動通常分為幾個步驟：采購計劃、市場調(diào)查、貨比三家（三 字古義為多）、討價還價（議價）、選擇供應(yīng)商、合同草簽、合同審批、下單訂 貨、貨物驗收、品質(zhì)檢驗、生產(chǎn)反饋、貨款結(jié)算。不少小企業(yè)，這一系列流程活 動幾乎是一人承擔，責任自然也在一個人身上。采購員在整個采購活動中擁有絕 對的權(quán)力。采購員與供應(yīng)商之間有地下交易，是十分方便的事情。 如果我們把以上流程活動分派給不同的崗位員工擔任， 控制就變得非常簡單 了。生產(chǎn)單位下達采購計劃，市場調(diào)查、貨比三家由一個崗位承擔；討價還價由 一個崗位承擔；選擇供應(yīng)商與合同草簽由一個崗位承擔；合同審批由二至三個管 理崗位承擔；下單訂貨由一個崗位承擔；貨物驗收、品質(zhì)檢驗、生產(chǎn)反饋本來就 是不同崗位在承擔，不過是他們的責任更明確；貨款結(jié)算這一環(huán)節(jié)千萬不能讓采 購員承擔， 由供應(yīng)商按流程直接到結(jié)算中心結(jié)算。 整個采購活動仍然連貫在一起， 只不過責任細分到了不同
同的崗位。供應(yīng)商再想行賄其中的某一個員工沒有意義， 行賄全體采購流程上的所有崗位員工相當復雜、相當困難！任何一個稍具商業(yè)頭 腦的人都不會再去琢磨歪門邪道的事兒了，降低成本、保質(zhì)保量，按合同供貨就 成了他唯一的選擇。
二、嚴格挑選采購人員 公司將采購權(quán)限下放給各生產(chǎn)單位，但采購人員的任用權(quán)控制在公司手上。 用人單位可以提報人選，但最終是否選用，還得公司總裁說了算（審批），防止 采、用人員串通一氣。在企業(yè)內(nèi)部又增加了一道防火墻。 三、嚴格控制采購過程 當我們將采購活動按流程細分之后，控制采購過程就變得相對簡單。所有市 場調(diào)查、貨比三家、討價還價的信息資料都必須按規(guī)定上報存檔。合同管理、供 應(yīng)商管理更是只能加強，不能放松。除了貨物驗收、品質(zhì)檢驗、生產(chǎn)反饋在時時 監(jiān)督采購活動成果之外，公司還要另設(shè)監(jiān)察審計部門進行重點監(jiān)控。所有采購人 員的所有采購活動都在雙向監(jiān)督之下。 采購人員的任何不法舉動都可能被及時發(fā) 現(xiàn)。 四、所有采購都可追蹤 由于整個采購流程上的每一個活動都有檔案記錄， 任何一項采購結(jié)果沒有達 成目的，都可以迅速查明問題出在哪一個環(huán)節(jié)，責任人基本上難逃“法眼”。 五、采購品質(zhì)決定績效 以往采購員一人大包大攬的采購方式，由于采購員是親信，即使采購物品出 了問題，往往都是不了了之?？芍^買多買少一個樣，買好買壞一個樣。說白了就 是工資照拿，回扣照吃?，F(xiàn)在不一樣了。采購數(shù)量是采購人員計算基本工資的主 要指標，但采購品質(zhì)才是決定采購人員工作績效的 kpi（關(guān)鍵績效指標）。并且 我們還要加大績效獎金的比重。比如說，績效獎金至少占到采購人員工資總額的 百分之五十或更多。讓采購質(zhì)量成為采購人員工資收入的決定因素。 我的這一設(shè)想， 得到了咨詢服務(wù)企業(yè)的廣泛贊同。 結(jié)果是好是壞， 我們拭目以待。
食堂環(huán)境衛(wèi)生及管理制度 作者：管理員 發(fā)布于：2014-04-19 02:26:17 摘要：品正餐飲食堂管理
文字： 【大】 【中】 【小】
1、日常衛(wèi)生制度 （1）廚房衛(wèi)生工作實行分工包干負責制，責任到人，及時清理，保持應(yīng)有清潔 度，定期檢查，公布結(jié)果。 （2）廚房各區(qū)域按崗位分工，落實包干到人，個人負責自己所用設(shè)備工具及環(huán) 境的清潔工作，使之達到規(guī)定的衛(wèi)生標準。 （3）各崗位員工上班，首先必須對負責衛(wèi)生范圍進行檢查清潔和整理；生產(chǎn)過 程中保持衛(wèi)生整潔，設(shè)備工具誰用誰清潔；下班前必須對負責區(qū)域衛(wèi)生及設(shè)施清 理干凈，經(jīng)上級檢查合格后方可離崗。 （4）主管隨時檢查各崗位包干區(qū)域的衛(wèi)生狀況，對
未達標者限期改正，對屢教 不改者，進行相應(yīng)處罰。 2、廚房計劃衛(wèi)生制度 （1） 廚房對一些不易污染及不便清潔的區(qū)域或大型設(shè)備，實行定期清潔、定期 檢查的計劃衛(wèi)生制度。 （2） 廚房爐灶用的鐵鍋及手勺、鍋鏟、笊籬等用具，每日上下班都要清洗，廚
房爐頭噴火嘴每半月拆洗一次；吸排油煙罩除每天開完晚餐清洗里面外，每周徹 底將里外擦洗一次，并將過濾網(wǎng)刷洗一次。 （3） 廚房冰庫每周徹底清潔沖洗整理一次；干貨庫每周盤點時清潔整理一次。 （4） 廚房屋頂天花板每月初清掃一次。 （5） 計劃衛(wèi)生清潔范圍，由所在區(qū)域工作人員及衛(wèi)生包干區(qū)責任人負責；無責 任負責人及公共區(qū)域，有主管統(tǒng)籌安排清潔工作。 （6） 每期計劃衛(wèi)生結(jié)束之后，須經(jīng)主管檢查，其結(jié)果將與平時衛(wèi)生實績一起作 為員工獎懲依據(jù)之一。 3、廚房衛(wèi)生檢查制度 （1） 廚房員工必須保持個人衛(wèi)生，衣著整潔；上班首先必須自我檢查，主管對 所屬員工進行復查，凡不符合衛(wèi)生要求者，應(yīng)及時予以糾正。 （2） 工作崗位、食品、用具、包干區(qū)及其它日常衛(wèi)生，每天上級對下級進行逐 級檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。 （3） 廚房死角及計劃衛(wèi)生， 按計劃日程主管組織進行檢查， 衛(wèi)生未達標的項目， 限期整改，并進行復查。 （4） 每次檢查都應(yīng)有記錄，結(jié)果予以公布，成績與員工獎懲掛鉤。 （5） 廚房員工應(yīng)積極配合，定期進行健康檢查，被檢查認為不適合從事廚房工 作者，應(yīng)自覺服從組織決定，支持廚房工作。 4、廚房衛(wèi)生標準 （1） 廚房區(qū)域地面無積水、無油膩、無雜物，保持干燥。 （2） 廚房屋頂天花板、墻壁無掉灰，無污斑。 （3） 爐灶、冰箱、櫥柜、貨架、工作臺，以及其它器械設(shè)備保持清潔明亮。 （4） 切配、烹調(diào)用具，隨時保持干燥；砧板、木面工作臺顯現(xiàn)本色。 （5） 廚房無蒼蠅、螞蟻、蟑螂、老鼠。 （6） 每天至少煮一次抹布，洗凈并晾干；爐灶調(diào)料罐至少換洗一次。 （7） 員工衣著必須挺刮、整齊、無黑斑、無大塊油跡，工作服經(jīng)常更換。
賓館旅店、 賓館旅店、招待所衛(wèi)生管理制度
一、賓館、旅店要保持周圍環(huán)境整潔、美觀，地面無果皮、痰跡和垃圾。 二、必須設(shè)有消毒間或消毒設(shè)施，并要有健全的衛(wèi)生制度。 三、被套、枕套（巾）、床單等臥具要一客一換。 四、公用茶具應(yīng)每日清洗消毒。茶具表面必須光潔、無油漬、無水漬、無異味。 五、客房內(nèi)衛(wèi)生間的洗漱池、浴盆應(yīng)每日清洗消毒。無衛(wèi)生間的客房，每個床位應(yīng)配備有不 同標記的臉盆和腳盆各一個。臉盆、腳盆和拖鞋要做到一客一換，用后必須清洗和消毒。 六、賓
館、旅店業(yè)的公共衛(wèi)生間要做到每日清掃、消毒、并保持無積水、無蚊蠅、無異味。 七、各類賓館、旅店業(yè)要有防蠅、蚊、蟑螂和防鼠害的設(shè)施，并經(jīng)常檢查設(shè)施使用情況，發(fā) 現(xiàn)問題及時改進。 八、工作人員（包括臨時工）進行健康體檢和衛(wèi)生知識培訓，取得健康證后方可上崗。 九、店內(nèi)自備水源和二次供水水質(zhì)應(yīng)符合《生活飲用水衛(wèi)生標準》，二次供水蓄水池要符合 輸水管材衛(wèi)生要求，做到定期清洗消毒。
管理辦法 保安人員要嚴格遵守執(zhí)行《保安工作條例》、《保安服務(wù)協(xié)議書》等規(guī)章制度， 恪盡職守、文明執(zhí)勤、禮貌待客。 保安人員要做到二十四小時輪留值勤， 每兩小時巡視巡邏全公司一次。 發(fā)現(xiàn)違紀、 偷竊等行為，要及時制止和向上級匯報并作好記錄。發(fā)生治安事件和災害事故，應(yīng)采取積極 有效的應(yīng)變措施， 并及時向公安機關(guān)報案。 發(fā)現(xiàn)員工違紀違規(guī)行為， 要及時向主管部門匯報， 協(xié)助處理。 保安人員必須出門站崗值勤。 警衛(wèi)室要保持干凈和安靜，物品放置應(yīng)定位規(guī)范，不能在警衛(wèi)室內(nèi)吸煙。無關(guān)人 員不得在警衛(wèi)室逗留、閑聊、嬉笑、打鬧、借故刁難、糾纏執(zhí)勤人員。違者，視情節(jié)輕重， 嚴肅處理。值勤人員態(tài)度粗暴，不文明不禮貌，故意刁難員工或外來人員，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按 照雙方協(xié)議書有關(guān)規(guī)定嚴肅處理。 嚴格執(zhí)行員工出入制度。 當班員工原則上不得離開公司， 確需 外出，應(yīng)如實填寫員工出入證或憑出車單出入。部門經(jīng)理以下員工外出，須由所在部門經(jīng)理 審批;部門經(jīng)理以上員工外出，須經(jīng)總經(jīng)理室審批;不符合上述手續(xù)者，保安不準放行。強行 外出者，應(yīng)立即上報人事行政部。外來人員因公務(wù)需進公司，經(jīng)被訪人同意，憑有效證件， 準確填寫會客單后，佩戴"來賓證"方可進公司;會客結(jié)束后，憑被訪人簽字的會客單，歸還" 來賓證"后，方能離開公司。外來人員一時沒有聯(lián)系上被訪人，可在警衛(wèi)室內(nèi)的會客室或指 定地方等候。嚴禁閑雜或與公司工作無關(guān)人員進入公司。
第二篇：酒店采購管理制度
酒店采購管理制度
1、制定采購計劃
（1）餐飲企業(yè)廚房部門及經(jīng)營部門每天經(jīng)營結(jié)束根據(jù)每天物資的消耗率，對原材料進行預算并提交申請。預算必須是符合經(jīng)營需要，合理存在的，必須適應(yīng)經(jīng)營需要。采購計劃申請必須由領(lǐng)導部門進行審批方可實施。若供應(yīng)商供貨則直接由各部門人負責人
（2）計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務(wù)部經(jīng)理審核；
2、審批采購計劃：，如果本次采購價格波動較大，物品屬于第一次購買的情況，必須提出申購原因，對價格進行估計，待有關(guān)部門核實審批后才可進行采購。
（1）財務(wù)部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核；
（2）財務(wù)部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算；
（3）將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批；
（4）經(jīng)批準的采購計劃交財務(wù)總監(jiān)監(jiān)督實施，對計劃外未經(jīng)批準的采購要求，財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購：
（1）采購員根據(jù)核準的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購，以保證及時供應(yīng)。
（2）大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
（3）餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應(yīng)。
（4）計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準后可進行采購，以保證需用。
4、物資驗收入庫：
（1）無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收；
（2）倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。
5、報銷及付款
（1）付款：
①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)確認批準后方可付款；
②支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的準確數(shù)字或單據(jù)填制支票采購人員不得使用支票。
③按酒店財務(wù)制度，付款1000元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款， 1000元以下者可支付現(xiàn)款。
（2）報銷：
①采購員報銷必須憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單（入庫單），經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準或在計劃預算內(nèi)，核準后方可給予報銷。
②采購員若向個體戶購買商品，可通過稅務(wù)部門開票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應(yīng)由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經(jīng)部門經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)批準后方可給予報銷。
采購部業(yè)務(wù)操作制度
1、按使用部門的要求和采購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表；
2、向主管呈報調(diào)查表，匯報詢價情況，經(jīng)審核后確定最佳采購方案；
3、在主管的安排下，按采購部主任確定的采購方案著手采購；
4、按酒店及本部門制定的工作程序，完成現(xiàn)貨采購和期貨采購；
5、貨物驗收時出現(xiàn)的各種問題，應(yīng)即時查清原因，并向主管匯報；
6、貨物驗收后，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。
7、將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報告給有關(guān)部門，同時附上采購申請單或經(jīng)銷合同；
8、將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財務(wù)部校對審核，并辦理報銷或結(jié)算手續(xù)。
第三篇：設(shè)備采購管理制度
1. 目的：為了有效規(guī)范公司各種生產(chǎn)經(jīng)營設(shè)備的采購行為，切實提高工作效率，降低公司采購成本，特制定本制度。
2. 范圍：本細則適用于公司任何用于生產(chǎn)經(jīng)營所需設(shè)備。
3. 定義：無
4. 參考文件：
4.1. 《采購控制程序》qb/jt·t_-c_05-2014
4.2. 《供應(yīng)商控制程序》qb/jt·t_-c_06-2014
4.3. 《集團公司設(shè)備采購實施細則》
5. 權(quán)責：
生產(chǎn)安環(huán)部的職責：負責編制審核技改項目和日常生產(chǎn)經(jīng)營的設(shè)備購置計劃；負責編制審核技改和日常生產(chǎn)經(jīng)營設(shè)備的采購預算及時間安排；負責編制審核公司所有擬采購設(shè)備的技術(shù)要求、節(jié)能環(huán)保性及設(shè)備裝備水平等是否符合技術(shù)發(fā)展要求；參與公司設(shè)備采購的評審；參與公司供應(yīng)廠（商）的評價。
財務(wù)部的職責：負責審核投資項目的設(shè)備購置計劃；負責審核投資項目設(shè)備的采購預算及時間安排；參與公司設(shè)備采購的評審；參與公司供應(yīng)廠（商）的評價。 法務(wù)的職責：負責公司設(shè)備采購文書的規(guī)范和法律風險防范工作；負責設(shè)備采購合同的合法性、合規(guī)性審核；參與公司設(shè)備采購的評審工作；參與公司供應(yīng)廠（商）的評價。
審計監(jiān)察部室的職責：負責所有設(shè)備采購實施的監(jiān)督檢查；負責對設(shè)備采購的合規(guī)性進行審查；負責公司設(shè)備采購過程的監(jiān)督檢查；負責組織對設(shè)備采購合同履行情況進行檢查；參與公司設(shè)備采購的評審；參與公司供應(yīng)廠（商）的評價。 供應(yīng)的職責：負責具體實施公司所有設(shè)備的采購，依據(jù)公司批準的設(shè)備購置計劃，按程序進行設(shè)備采購；負責組織對供應(yīng)廠（商）的評價工作及公司供應(yīng)廠（商）的日常管理工作；參與公司設(shè)備采購的評審。
設(shè)備需求部門：參與設(shè)備審核擬采購設(shè)備的技術(shù)要求、及設(shè)備裝備水平等是否符合技術(shù)發(fā)展要求；參與公司設(shè)備采購的評審。
6. 作業(yè)內(nèi)容：
第 1 頁 共 5 頁
6.1. 申報計劃
6.1.1. 需求部門在申報設(shè)備需求計劃前，必須做好設(shè)備方案論證、設(shè)備選型，
確定采購設(shè)備的名稱、型號規(guī)格、技術(shù)要求、供貨范圍、交貨時間。對技術(shù)復雜、采購預算較大或生產(chǎn)工藝流程上的重要設(shè)備，應(yīng)當組織設(shè)計（或設(shè)備選型）審查和必要的設(shè)備實地考察，設(shè)備考察對象包括設(shè)備制造廠（商）、同類設(shè)備使用單位，并將考察報告隨已核批的需求計劃一同提供給供應(yīng)部。
6.1.2. 設(shè)備采購計劃報送供應(yīng)部之前，須向公司相關(guān)部門報送設(shè)備購置計劃，
并獲批準。未獲得批準的設(shè)備采購計劃將視為無效計劃。
6.1.3. 屬于企業(yè)技改項目和日常生產(chǎn)經(jīng)營的設(shè)備購置計劃由生產(chǎn)安環(huán)部負責審
批；屬于投資項目的設(shè)備購置計劃由財務(wù)部負責審批。
6.1.4. 需求部門申報的設(shè)備需求計劃必須有部門負責人或部門分管負責人、和
經(jīng)辦人的簽名，缺一不可；部門負責人對報送的設(shè)備需求計劃（尤其是技術(shù)要求）負責。
6.1.5. 供應(yīng)部按照集團公司設(shè)備采購計劃的要求統(tǒng)一報送集團供銷公司（國內(nèi)
設(shè)備）或者進出口公司（進口設(shè)備）。
6.1.6. 設(shè)備需求計劃報送供應(yīng)部的時間為：年度需求計劃于上年11月25日前
（附件1）；季度需求計劃于本季度20天前（附件2）；月度需求計劃于上月15日前（附件3）。計劃上報的同時要報送電子版。
6.2. 設(shè)備采購程序
6.2.1. 由集團供銷公司代購的設(shè)備，按照《江西稀有金屬鎢業(yè)控股集團有限公
司設(shè)備采購實施細則》有關(guān)規(guī)定辦理，集團批復由公司自行采購的設(shè)備批文后，供應(yīng)部按公司規(guī)定組織實施采購。
6.2.2. 招標采購、競爭性談判采購和單一來源采購參照《集團公司設(shè)備采購實
施細則》相關(guān)規(guī)定。
6.2.3. 詢（比）價采購
詢（比）價采購是供應(yīng)部組織公司相關(guān)部門、內(nèi)部專家進行評審，供應(yīng)部依據(jù)公司核準的詢（比）價結(jié)果，實施該設(shè)備的采購。
第 2 頁 共 5 頁
6.2.3.1. 擬參與詢（比）價采購的供應(yīng)廠（商）名單、資質(zhì)文件以及必要的考
察報告，供應(yīng)廠（商）的綜合實力及品牌知名度須處于同一檔次，且數(shù)量不得少于三家。
6.2.3.2. 供應(yīng)部對擬參與詢（比）價采購的供應(yīng)廠（商）資質(zhì)進行初審，初審
后參與詢（比）價采購的的供應(yīng)廠（商）不足三家時，應(yīng)按要求及時補充推薦新的供應(yīng)廠（商），直至數(shù)量滿足三家及以上。
6.2.3.3. 供應(yīng)部按照需求部門提供的已經(jīng)審定的技術(shù)要求編制詢（比）價文件，
并發(fā)給初審合格的供應(yīng)廠（商）。
6.2.3.4. 供應(yīng)廠（商）須在規(guī)定的時間內(nèi)，按照詢（比）價文件的具體要求進
行報價，超過報價期限未進行報價的供應(yīng)廠（商）將被視為放棄此次報價機會。
6.2.3.5. 供應(yīng)部將供應(yīng)廠（商）的報價進行匯總、評價，并報相關(guān)審核部門核
準。
6.3. 設(shè)備合同簽訂與履行
6.3.1. 設(shè)備合同簽訂原則。在履行完以上設(shè)備采購程序并確定了設(shè)備供應(yīng)廠
（商）后，由供應(yīng)部與供應(yīng)廠（商）擬訂采購協(xié)議和技術(shù)協(xié)議，并由供應(yīng)部出具《物資采購合同審核會簽單》（附件4）送呈相關(guān)部門進行會審。
6.3.2. 所有設(shè)備技術(shù)協(xié)議及設(shè)備采購合同均須采用集團公司規(guī)定標準格式（附
件5、附件6）。
6.3.3. 供應(yīng)部與供應(yīng)廠（商）簽訂合同時，設(shè)備貨款支付方式原則上按《贛鎢
生字[2014]177號文》相關(guān)條款執(zhí)行（2：3：4：1比例），如有其他情形，報公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。
6.3.4. 供應(yīng)部在簽訂設(shè)備采購合同之前，須將招標文件或比價材料報送集團供
銷公司，由集團供銷公司送呈集團各處室會審。只有獲得集團公司會審且通過后，供應(yīng)部才能與供應(yīng)廠（商）簽訂設(shè)備采購合同。
6.3.5. 供應(yīng)部須將招標或比價采購資料的復印件、簽訂好的合同在五個工作日
內(nèi)報集團供銷公司備案。
6.3.6. 在設(shè)備驗收、試運行及運營期間出現(xiàn)的各類技術(shù)及質(zhì)量糾紛，由供應(yīng)部
第 3 頁 共 5 頁
協(xié)助生產(chǎn)安環(huán)部設(shè)備管理員與供應(yīng)廠（商）進行協(xié)商解決。
6.3.7. 設(shè)備入庫驗收。設(shè)備到貨后，原則上，設(shè)備管理員應(yīng)在一周內(nèi)組織開箱
驗收，按照裝箱單核對設(shè)備主機、零部件及隨機附件、備件、工具、文件資料，與簽訂的合同及技術(shù)協(xié)議進行核對，如實逐項填寫《設(shè)備入庫驗收單》（附件7），經(jīng)辦人員簽字和部門領(lǐng)導確認，查無問題后才能辦理入庫手續(xù)，并將驗收單送交供應(yīng)部。
6.3.8. 設(shè)備入庫后，設(shè)備保管部門（原則上為需求部門）要根據(jù)倉庫管理制度，
妥善保管好設(shè)備，所有設(shè)備的技術(shù)資料均應(yīng)交生產(chǎn)安環(huán)部保管，并由其專呈公司辦建立相應(yīng)設(shè)備檔案。
6.3.9. 設(shè)備安裝調(diào)試。在設(shè)備安裝調(diào)試階段，應(yīng)嚴格遵守國家、行業(yè)的有關(guān)設(shè)
計、安裝、調(diào)試及驗收等規(guī)范以及合同所約定的驗收標準，并最后形成書面的設(shè)備驗收報告，如實逐項填寫《設(shè)備安裝調(diào)試報告單》（附件8），設(shè)備所有的竣工圖紙、調(diào)試報告、試運行資料等均應(yīng)交生產(chǎn)安環(huán)部轉(zhuǎn)交公司辦保管。并及時將填寫好的《設(shè)備安裝調(diào)試報告單》交公司供應(yīng)部。
6.3.10. 壓力容器、鍋爐、起重等特種設(shè)備均必須由具備安裝資質(zhì)的單位負責
安裝調(diào)試，投入使用前必須獲得國家規(guī)定的監(jiān)督管理機構(gòu)或部門頒發(fā)的允許企業(yè)使用的相關(guān)證書。
6.3.11. 設(shè)備質(zhì)保期。生產(chǎn)安環(huán)部及時跟蹤在質(zhì)保期內(nèi)的設(shè)備運行情況，隨時
與設(shè)備供應(yīng)廠（商）保持溝通，發(fā)現(xiàn)問題及時與設(shè)備供應(yīng)廠（商）聯(lián)系，嚴格按照簽訂的技術(shù)協(xié)議相關(guān)條款處理，并將處理情況書面報送公司供應(yīng)部。質(zhì)保期結(jié)束后，應(yīng)如實逐項填寫《設(shè)備質(zhì)保期報告單》（附件9），并呈交公司供應(yīng)部。
6.3.12. 供應(yīng)部將根據(jù)生產(chǎn)安環(huán)部提供的《設(shè)備入庫驗收單》、《設(shè)備安裝調(diào)試
報告單》、《設(shè)備質(zhì)保期報告單》按照合同的相關(guān)條款辦理設(shè)備付款通知單。
6.4. 供應(yīng)商管理具體參見《供應(yīng)商控制程序》的相關(guān)規(guī)定。
6.5. 監(jiān)督與責任
6.5.1. 公司審計監(jiān)察部負責對公司所有設(shè)備采購程序及行為進行參與和監(jiān)督。
審計監(jiān)察部將采取定期或不定期的方式對公司的所有設(shè)備采購進行檢查。
第 4 頁 共 5 頁
6.5.2. 需求部門如未按規(guī)定及程序上報設(shè)備采購計劃，導致設(shè)備無法準時到位，
影響車間正常的安全生產(chǎn)，責任由需求部門自行承擔。
6.5.3. 供應(yīng)部必須嚴格按照公司有關(guān)規(guī)定及本制度具體負責公司的設(shè)備采購工
作，嚴禁設(shè)備采購過程中發(fā)生任何違規(guī)行為。
6.5.4. 供應(yīng)部必須按照集團公司批復函件組織設(shè)備采購，同時將簽訂好的合同
原件及相關(guān)材料報集團公司備案。否則，公司將追究相關(guān)人員責任。
第 5 頁 共 5 頁
第四篇：采購管理制度
采購管理制度
為使本司采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、 采購管理部門
本司設(shè)立專職采購部,隸屬公司財務(wù)部管理,接受財務(wù)總監(jiān)、成本主管及其它部門的監(jiān)督,全面負責本司的采購工作。
二、 采購部工作基本要求
（1）所有采購項目均需董事會簽批、授權(quán)及公司財務(wù)部批準同意 ；
（2）所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單 ；
（3）所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定 ；
（4）采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質(zhì)負責；
（5）采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取本司使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息表,以書面形式匯報給本司財務(wù)部及董事會；
（6）所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交。上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息表備查。
（7）采購時間要求:一般物品采購時間為3天；急用物品當天必須采購回來；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購；
（8）采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務(wù)部將不予以報賬付款。
（9）禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜。
（10）采購部負責跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜。對到期的應(yīng)付帳款,財務(wù)部應(yīng)及時支付,以建立公司良好形象,維護公司財務(wù)信譽。
三、 采購審批程序
（1）申購單審批程序：
使用部門或倉庫主管)提出申請，經(jīng)部門總監(jiān)（或經(jīng)理）同意，財務(wù)部成本主管審核，采購部詢價報價，財務(wù)總監(jiān)簽字同意，總經(jīng)理或董事會審批后發(fā)回采購部進行采購。
（2）單位價值1000元以下的零星采購，采購部需要貨比三家，比較價格與質(zhì)量之后，選擇最優(yōu)性價比的商家進行購買。
（3）單位價值1000元以上、批量采購商品，采購部應(yīng)選定三家以上供應(yīng)商進行價格比較，對該類供應(yīng)商必須進行誠信調(diào)查，確保采購質(zhì)量 。
（4）對長期供應(yīng)商或大批大宗商品采購，采購部必須與供應(yīng)商簽訂《購買合同》或《供貨協(xié)議》，明確商品品牌、規(guī)格、質(zhì)量、價格、付款方式、付款日期，是否含稅價格等主要事項。簽訂供銷合同或協(xié)議，必須根據(jù)公司合同會簽程序，經(jīng)董事會、財務(wù)部、商品使用部門或質(zhì)量部門會簽之后，方可進行。工程材料的采購合同必須經(jīng)工程部總監(jiān)、主管副總裁會 1
簽，董事長批準。
（5）賒購物品采購審批程序
月結(jié)物品的采購，主要是蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等的采購，餐飲部總廚直接下單至采購部，由采購部安排人員向供應(yīng)商叫貨。
（6）各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法：采購部每月每類物品均應(yīng)邀請至少三家供應(yīng)商報價,采購部、使用部門、財務(wù)部、主管總經(jīng)理或副總組成“供貨商評定小組”,通力合作，進行價格及質(zhì)量的比較和討論，選定供應(yīng)商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查，根椐市場調(diào)查的價格，與供應(yīng)商確定固定的一個月的供應(yīng)價，在此確認期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價格提供本司所需的物料。
四、 采購監(jiān)督
采購成本的控制由財務(wù)部、采購部、使用部門及監(jiān)察部共同完成,平時各部門應(yīng)及時到市場上了解價格行情,以促進本司采購成本的控制與監(jiān)督。
五、 供應(yīng)商管理
（1） 財務(wù)部應(yīng)定期牽頭,組織財務(wù)部、采購部、使用部門及監(jiān)察部，對供應(yīng)商進行評估,淘汰部分不合格供貨商。
（2） 選用供應(yīng)商角度采用1+2+n原則，所謂1+2+n是指一類商品一個主供應(yīng)商、2個輔助供應(yīng)商、n個考察供應(yīng)商。這類商品只有一個主要供應(yīng)商，大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其他供應(yīng)商立即頂替。
（3）采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護公司形象。
六、采購部工作流程
（一）各類物品采購工作流程
1、倉庫補倉物品的采購工作流程：
倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主管要填寫一份倉庫補倉《采購申請單》，《采購申請單》必須注明以下內(nèi)容:
（1）貨品名稱，規(guī)格
（2）平均每月消耗量
（3）庫存數(shù)量
（4）本次訂貨數(shù)量
經(jīng)成本主管進行初步審核，送采購部經(jīng)理審核。采購部經(jīng)理在采購《申請單》上簽字確認，并注明到貨時間。采購部經(jīng)理審核同意后，按倉庫“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按公司采購審批程序報批。報批程序完畢，采購部立即組織實施采購。未能及時采購到倉的物品，采購部要向成本部門提出意見，盡可能尋找替代物品。
2、新增物品的采購工作流程：
各部門需添置新物資，部門總監(jiān)或餐飲部總廚、總監(jiān)應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請報告，經(jīng)董事長審批后,填寫《申購單》，連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審同意后，
按 “采購申請單”內(nèi)容要求，尋找供貨商，提出采購意見。按公司采購審批程序報批，經(jīng)董事長批準后，采購部立即組織實施。
3、更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程：
各部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報損報告”給財務(wù)部及總經(jīng)理審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報損報告”和《采購申請單》一并送交相關(guān)領(lǐng)導審批，采購部據(jù)以組織采購。
4、 鮮活食品凍品的采購工作流程：
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申請，由酒吧、總廚或主管，根據(jù)當日經(jīng)營情況，預測明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當日下午或晚上以電話落單，或第二日直接到市場選購。
5、燃料的采購工作流程：
采購部根據(jù)營業(yè)情況與使用部門編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃，填寫采購申請單,按公司采購審批程序辦理，并組織實施。
6、 維修零配件和工程物料的采購工作流程：
五金倉日常補倉由維修部填寫“采購申請單”。
大型改造工程或大型維修活動,維修部、工程部須做工程預算,并根據(jù)預算表項目填寫采購申請單, 且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料: （1）貨品名稱，規(guī)格；（2）庫存數(shù)量；（5）訂貨數(shù)量。
以上采購申請單經(jīng)董事長簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審同意后，按 “采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按公司采購審批程序報批，經(jīng)董事長批準后，采購部立即組織實施。
七、采購工作流程中須規(guī)范事項:
1、所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門總監(jiān)核簽后，整份共四聯(lián)交給財務(wù)部成本主管，成本主管復核后送采購部報價，財務(wù)總監(jiān)簽字。
2、采購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準后：第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部留存并組織采購。第三聯(lián)財務(wù)部成本會計存檔核實。第四聯(lián)部門存檔。
3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應(yīng)作出以下復查以防錯漏。
（1）簽置核對：檢查采購申請單是否各權(quán)限人簽置，核對其是否正確。
（2）數(shù)量核對，復查采購數(shù)量，確定采購申請單上的數(shù)量是否正確、合理。
4、邀請供應(yīng)商報價。
八、“貨比三家”工作流程：
每類物品報價單需要最少三家供應(yīng)商作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購物品價格的合理性。公司采取三方報價的方法進行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上供應(yīng)商報價，然后確定選用哪家供應(yīng)商的物品，具體做法是：
1、采購部按照采購申請單的要求組織進貨，填制空白報價單， 包括：①填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標準及交貨時間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價格并簽名退回。②對于交通不便或外地的
供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應(yīng)把詢價結(jié)果填在報價單上并記下報價人的姓名，職務(wù)等。③提出采購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交“評定小組”審批。
2、“評定小組”根據(jù)采購部提供的有關(guān)報價資料，參考采購部的意見，對幾個供應(yīng)商報來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽等進行評估后，確定其中一家信譽好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商，報董事長批準。
九、采購活動后續(xù)須跟進工作
1、采購訂單的跟進
當訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。
2、采購訂單取消
（1）公司取消訂單：
如因某種原因，公司需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購部必須預先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報董事長作出決定。
（2）供應(yīng)商取消訂單：
如因某種原因，供應(yīng)商取消了公司已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障公司利益，供應(yīng)商必須賠償公司人力、時間及其他經(jīng)濟損失。
3.違反合同：
合同上應(yīng)載明詳細細則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。
4.檔案儲存：
所有供應(yīng)商工商、稅務(wù)、銀行、名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價格信息，每天須錄入至采購部價格信息庫。
5.采購交貨延遲檢討
凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經(jīng)營活動的，需填寫《采購交貨延遲檢討表》，說明原因及跟進情況并呈財務(wù)部及董事長批示。
6.采購物品的維護保養(yǎng)：
如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項。對設(shè)備等固定資產(chǎn)項目的購買，采購員要向工程部、維護部咨詢有關(guān)自行維護的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同時，事先一定要向工程部、維護部、網(wǎng)絡(luò)部等技術(shù)部門了解所購物品能否與本司的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。
十、采購物資的換貨、退貨
各使用部門對所采購的物資，在規(guī)定的質(zhì)保期限內(nèi)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的，應(yīng)及時向采購部反映，采購部負責向供應(yīng)商交涉，進行換貨、退貨或折價退回部分貨款。
十一、采購合同和售后服務(wù)合同的管理
（1）采購合同的管理
本司所有物資采購的合同，統(tǒng)一由采購部負責訂立。采購部根據(jù)各部門采購物資申請單及董事長批示簽字的專項物資《采購申請》或報告，選擇供應(yīng)商進行談判，確定合同條款，經(jīng)過公司的合同會簽程序，簽訂采購合同。合同簽訂完畢，正本留總裁辦秘書處，采購部、財務(wù)部各留副本一份。
（2）售后服務(wù)合同的管理
產(chǎn)品售后服務(wù)合同，由采購部負責簽訂。采購活動完畢，物資投入使用，需要供應(yīng)商或生產(chǎn)商進行售后服務(wù)的設(shè)備設(shè)施，采購部必須會同使用部門、技術(shù)部門進行協(xié)商，確定維護設(shè)備的具體細則。簽訂售后服務(wù)合同，必須明確售后服務(wù)的具體事項，免費條款、收費標準，付款方式、是否提供發(fā)票、合同有效期。合同簽訂完畢，正本留董事長秘書處，采購部、財務(wù)部各留副本一份。
第五篇：酒店采購管理制度
采購管理制度
酒店采購應(yīng)控制成本、接受財務(wù)監(jiān)督及其他部門的監(jiān)督、稽查，全面負責酒店的采購工作。
第一條 采購工作基本要求
1、 所有采購項目均需酒店總經(jīng)理簽批授權(quán)、財務(wù)部批準同意。
2、 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì)，月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單。
3、 采購人員須對自己采購物品的價格、品質(zhì)負責。
4、 采購人員須每月通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫，以書面形式匯報給酒店財務(wù)部及公司。
5、 所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管，有人員變動時須全部列入移交。
6、 采購時間要求：一般物品采購時間為3-5天，急用物品第二天必須采購回來，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購。
7、 采購部禁止采購任何未下申購單的物品，否則財務(wù)部將不予以報銷。
8、 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜。
9、 采購部負責跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜，對到期的應(yīng)付帳款，酒店應(yīng)及時支付，以建立酒店良好形象，維護酒店財務(wù)信譽，同時也為日后的采購工作提供便利。
第二條 采購崗位職責
1、 了解各部門物品需求及各類物品市場的供應(yīng)情況，掌握財務(wù)部對各種物品的采購成本及采購資金的控制要求，熟悉了解各種物品的采購計劃。降低物資食品采購成本，為酒店提供價格合理質(zhì)量好的各類物資及食品。
2、 了解部門和倉庫各類物品的消耗情況和庫存物資動態(tài)，會同有關(guān)部門根據(jù)實際經(jīng)營情況，合理、科學地根據(jù)采購計劃，對各種物品進行價格調(diào)查。
3、 搜集市場上各類物質(zhì)的價格信息，作好資料的存檔工作；積極配合搞好物資食品保管工作，做好物資平衡工作，及時處理呆滯物資，加速物資周轉(zhuǎn)。
4、 大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
5、 主動協(xié)調(diào)與酒店內(nèi)其他各部門的關(guān)系，經(jīng)常傾聽使用部門對物資采購工作的意見，及進改進采購工作。
6、 協(xié)助客房倉庫作好物質(zhì)的驗收工作，對質(zhì)量不合格和價格不符的產(chǎn)品給予退換貨工作。對食品原料進庫前，要嚴格驗收，注意食品的生產(chǎn)期，不進保質(zhì)期已過一半的食品，確保食品原料的新鮮度。 7、
8、 與有關(guān)供應(yīng)商作好積極的溝通，保持良好的合作關(guān)系。 嚴格執(zhí)行酒店財務(wù)制度，遵紀守法，不索賄、不受賄，在平等互利在原則下開展作業(yè)。
第三條 臨時物品采購工作程序
1、 臨時物品的采購申請：
臨時采購物品必須是在營業(yè)部門運行過程中的某些突發(fā)需求（包括客人的某些需求和酒店本身產(chǎn)生的突發(fā)需求，例：工程維修配件等）部門申請人詳細填寫申購單，注明所需采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等
2、 臨時物品的采購審批
部門負責人簽字審核，檢查所需采購物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等
必要時進行刪減和增補，并注明急需采購的原因。
1、 臨時物品的采購實施：
采購員根據(jù)部門所下的申購單直接采購，部門急用的物品采購必須當天完成；采購員將部門所采購物品購回后，需將申購單交給相關(guān)部門補簽手續(xù)。
2、 臨時物品的采購驗證：
采購購回物品后，倉庫及部門負責人驗貨給予優(yōu)先及時驗收，驗收合格入庫后交與申請部門領(lǐng)用。
第四條 采購物資驗貨流程
1、無論是供應(yīng)商或是采購購回的物品必須先驗收再入庫，由庫房根
據(jù)申購單驗收貨物，不允許直接將貨物交與使用部門。
2、對于不符合采購申購單的貨物，庫房人員有權(quán)拒收，供應(yīng)商或采
購人員辦理入庫驗收手續(xù)后，倉管應(yīng)開入庫單，并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應(yīng)商辦理結(jié)算手續(xù)。
3、倉管在驗貨過程中對項目質(zhì)量、規(guī)格等難以確認的情況下應(yīng)主動
請使用部門一起驗收。
4、在驗收過程中，倉管或使用部門有權(quán)對不符合要求的物品提出退
貨要求，經(jīng)確認實屬不符的由采購人員或供應(yīng)商辦理退貨手續(xù)，
5、購買、收貨和使用三個環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作、
共同做好工作，對于有爭議的問題應(yīng)各自向上級報告協(xié)調(diào)解決。
