采購及報銷流程規(guī)定是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán)，旨在確保公司資源的有效利用，防止浪費和濫用，并維護財務(wù)透明度。這一制度通過設(shè)定明確的操作步驟和責(zé)任分配，規(guī)范了采購行為，降低了風(fēng)險，同時也保障了員工的權(quán)益，提升了工作效率。
包括哪些方面
1. 采購審批：規(guī)定了采購需求的提出、審批權(quán)限和流程，以確保所有采購活動都經(jīng)過合理的評估和授權(quán)。
2. 供應(yīng)商管理：明確了供應(yīng)商的選擇標準、評價機制和合作條款，以保證供應(yīng)鏈的穩(wěn)定和質(zhì)量。
3. 采購執(zhí)行：詳細描述了從下單到收貨的整個過程，包括合同簽訂、付款條件等。
4. 報銷程序：規(guī)定了報銷單的填寫、審批流程和所需憑證，以及對異常情況的處理方式。
5. 財務(wù)審計：闡述了對采購和報銷活動的定期審核，以確保合規(guī)性。
重要性
采購及報銷流程規(guī)定的實施對于企業(yè)的健康發(fā)展至關(guān)重要。它有助于：
1. 防范財務(wù)風(fēng)險：通過設(shè)定嚴格的流程，避免因不規(guī)范操作導(dǎo)致的財務(wù)損失。
2. 提升效率：清晰的流程能減少溝通成本，提高采購和報銷的效率。
3. 保證公平公正：制度化的管理避免了個人主觀因素的影響，確保所有員工在同一標準下操作。
4. 保護企業(yè)形象：合規(guī)的采購和報銷行為是企業(yè)信譽的重要組成部分。
方案
1. 制定詳細的采購及報銷手冊，涵蓋所有相關(guān)流程，供員工參考。
2. 建立電子審批系統(tǒng)，提高流程透明度，減少紙質(zhì)文檔的使用。
3. 定期對員工進行培訓(xùn)，確保他們了解并遵守規(guī)定。
4. 設(shè)立內(nèi)部審計部門，定期檢查采購及報銷流程的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。
5. 鼓勵員工反饋流程中的問題和改進建議，持續(xù)優(yōu)化制度。
在實際操作中，我們需保持靈活性，針對特殊情況作出合理調(diào)整，同時也要堅守原則，確保采購及報銷流程的規(guī)定始終服務(wù)于企業(yè)的長期利益。只有這樣，我們的企業(yè)才能在穩(wěn)健的財務(wù)管理基礎(chǔ)上實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。
采購及報銷流程規(guī)定范文
上海___有限公司
采購及報銷流程規(guī)定
生效時間：
一、目的
為了加強公司采購及報銷業(yè)務(wù)工作的管理，做到有章可循，預(yù)防采購及報銷過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購及報銷業(yè)務(wù)的質(zhì)量和效率，特制定本規(guī)定。
二、范圍
本規(guī)定適用于公司所有物品（固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品、節(jié)日慰問品等）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）的采購。
三、職責(zé)
3.1各部門對辦公用品或勞務(wù)需求應(yīng)根據(jù)需求物品或勞務(wù)的性質(zhì)和權(quán)屬，定期由部門提交《采購申請單》（附件一）于行政部，行政部每月定期匯總各部門的申購內(nèi)容，提交一份《_年_月采購需求申請總表》（附件二）由公司決策層進行批復(fù)；對于已批準的申購內(nèi)容，財務(wù)部根據(jù)申購需求撥款或提供采購金額預(yù)算，行政部進行協(xié)調(diào)及完成采購。
3.1.1行政部在處理采購內(nèi)容時應(yīng)以資源最優(yōu)化和成本合理化為原則，通過合適的渠道完成采購任務(wù)，如遇特殊情況或任務(wù)，需其他部門或人員參與采購，可于《_年_月采購需求申請總表》（附件二）內(nèi)標注。
3.1.2各部門負責(zé)人應(yīng)遵從勤儉節(jié)約的原則，妥善處理部門內(nèi)提交的采購需求，對公司財產(chǎn)的使用和保存做好監(jiān)督工作；各位員工有義務(wù)妥善保管辦公用品及合理使用消耗類辦公品，避免揮霍與浪費。董事長有權(quán)對生產(chǎn)經(jīng)營采購、固定資產(chǎn)購置、維修等計劃做最終批復(fù)和調(diào)整。
3.2采購經(jīng)辦人在采購過程中需負責(zé)發(fā)票的收集和辦理結(jié)算，并對發(fā)票的真實性進行嚴格把關(guān)；所有票據(jù)齊全后于公司規(guī)定期限內(nèi)向財務(wù)部提交審核和報銷。
3.3行政部負責(zé)按照本制度第二條所涉及的內(nèi)容對所有公司財產(chǎn)及物品做好登記備案，以及協(xié)調(diào)完成對各類固定資產(chǎn)的日常維護和定期檢修。
四、采購作業(yè)操作流程
4.1物資采購的申請與審批
4.1.1各部門根據(jù)工作計劃、實際需要以及庫存情況于每月20日前上報次月的采購計劃，填寫《采購申請單》（附件一），由部門負責(zé)人簽字后交由行政部匯總。
4.1.2經(jīng)行政部初審后，由行政部填寫《_年_月采購需求申請總表》（附件二），將月度采購計劃提交公司決策層核準后執(zhí)行。
4.1.3未列入當月采購計劃或超出計劃的臨時采購申請需先向行政部確認庫存為零，且對實際工作產(chǎn)生即時影響的情況下，可根據(jù)實際情況填寫《特殊情況采購申請單》（附件三），由部門負責(zé)人簽字并與行政部溝通后，提交公司決策層審批，批復(fù)后告知行政部執(zhí)行采買。除不可預(yù)計的特殊用途外，原則上不受理普通辦公用品的臨時申請。
4.2采購比價
4.2.1行政部在采購前須對所需采購物品的渠道進行了解和多方選擇，根據(jù)《_年_月采購需求申請總表》（附件二）中注明預(yù)算，對預(yù)采購物品提供至少2家或以上的供應(yīng)商報價和聯(lián)系方式，如有需要可聯(lián)系供應(yīng)商進行實地考察。
4.2.2所有采購及報銷業(yè)務(wù)應(yīng)經(jīng)財務(wù)部物價審查后方可報公司決策層簽批，后方可進行采購和報銷。
4.3采購實施及物資驗收
4.3.1公司的采購及報銷業(yè)務(wù)統(tǒng)一由行政部負責(zé)辦理，其他部門或人員不得在未經(jīng)批準的情況下自行采購。
4.3.2采購物資運到本公司時，先由行政部對照核對采購計劃，經(jīng)確認無誤后進行質(zhì)量檢驗，檢驗合格的物資由行政部登記入庫，檢驗不合格的物資不得辦理入庫。
4.4 物資分配
4.4.1采購物資分配以收到當月各部門申請的先后順序，并根據(jù)實際采購物資數(shù)量進行合理分配。由各部門申請人簽字領(lǐng)取。領(lǐng)取記錄由行政部門負責(zé)留存?zhèn)洳椤?/p>
4.4.2對庫存物資應(yīng)及時更新清點，不出現(xiàn)重復(fù)購買或因分配不均而導(dǎo)致的重復(fù)支出。
4.4.3對分配的固定資產(chǎn)需由部門負責(zé)人簽字驗收，行政部門應(yīng)及時完成公司固定資產(chǎn)的登記備案。
五、報銷
5.1采購發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的，必須索取增值稅發(fā)票；不能取得的，應(yīng)向供應(yīng)商索取普通發(fā)票。行政部應(yīng)避免向不能提供發(fā)票的供應(yīng)商進行采購，如遇特殊情況，應(yīng)向供應(yīng)商索要收據(jù)并附帶有供應(yīng)商名稱的付款憑證截圖。
5.2在報銷時需由行政部提交《_年_月采購入庫單》（附件四），連同有關(guān)憑證報經(jīng)財務(wù)部審核，并經(jīng)公司決策層批準后，出納人員方可予以報銷。
5.3財務(wù)部在對采購物品報銷時，應(yīng)當認真審核采購清單及相關(guān)票據(jù)，對賬目結(jié)算不清、不符合本制度規(guī)定以及不符合稅務(wù)制度規(guī)定的報銷憑證財務(wù)部不得辦理相關(guān)報銷手續(xù)。
六、責(zé)任
6.1不按規(guī)定程序及未經(jīng)審批采購的，由行政部或請購部門人員自行負責(zé)處理；已經(jīng)與供方簽訂購銷合同，導(dǎo)致公司因不能履約而發(fā)生的損失由相關(guān)人員承擔全部責(zé)任及賠償。
6.2經(jīng)審批的采購計劃和申請，行政部應(yīng)在采購期限內(nèi)采購到位，因非人為原因未能采購到位的部分應(yīng)及時與需求部門溝通解決方案。
6.3經(jīng)查實為未經(jīng)比價導(dǎo)致采購價格明顯高于正常采購渠道價格的情況（除有正當理由解釋外），價格高出部分由采購人員自行承擔。提交供應(yīng)商報價時，與供應(yīng)商串通抬高價格，從中謀取私利；經(jīng)查實后由采購人員承擔相應(yīng)損失并接受公司處分。
6.4物品使用部門必須依據(jù)實際需要，填寫《采購申請單》（附件一）。因填寫不規(guī)范，導(dǎo)致無法確認請購物資必要信息的，行政部有權(quán)拒絕采購。采購計劃及申請必須由請購部門指定專人提交行政部審批。對貪圖省事、亂報采購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照采購物品實際價值的兩倍標準對有關(guān)責(zé)任人處以罰款。
6.5財務(wù)部必須認真履行審核監(jiān)督責(zé)任，對審核把關(guān)工作不嚴、不及時向公司決策層匯報采購有關(guān)事實，并造成公司經(jīng)濟損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟和行政處分。
6.6行政部必須對所有運抵本公司的采購物品，依照采購合同規(guī)定的質(zhì)量要求進行質(zhì)量檢驗。若發(fā)現(xiàn)品質(zhì)不符時，必須及時報告公司決策層進行處理。嚴禁品質(zhì)不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經(jīng)濟損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟和行政處分。
6.7行政部對驗收合格的外購物品辦理入庫手續(xù)，并對入庫采購物品的數(shù)量負責(zé)。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時，應(yīng)當及時向公司決策層報告，同時妥善保管該批采購物品等待處理。對庫存管理工作馬虎，未按本辦法規(guī)定操作，造成入庫數(shù)量短缺、超計劃采購或不合格物資入庫的應(yīng)負經(jīng)濟賠償責(zé)任。
七、本規(guī)定自生效之日起執(zhí)行，原制度（“辦公用品采購及發(fā)放管理制度”）即行廢止。
八、本規(guī)定經(jīng)公司股東會議通過并經(jīng)董事長簽批之日起生效。
