第一章 總則
第一條 為了規(guī)范公司的物資采購業(yè)務，制定詢價、議價流程，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應，加強公司物資采購的監(jiān)督管理，特制定本制度。
第二條 本制度是公司物資采購管理行為的基本規(guī)范。
第三條 公司的采購部門或采購人員應當根據(jù)市場信息做到比質、比價采購，貨比三家，同等材料質優(yōu)、價廉、服務好者中標。
第二章 采購流程
第四條 請購的提出
1、生管部物控員依物料需要狀況、庫存數(shù)量、請購前置期等要求，每月25日前開立下月的所需物料《請購單》，包括已有銷售合同訂單的生產(chǎn)用主材、輔材、工具、設備修理配件、勞動保護用品、各種日常耗材等；
2、其它各部門所需的辦公物品及零星物資采購由綜合辦公室負責開立《請購單》；
3、《請購單》應注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項，經(jīng)權責主管審核，并依請購核準權限送呈相關人員批準；
4、《請購單》一聯(lián)自存，二聯(lián)送交采購部，三聯(lián)交財務部；
5、交期相同的同屬一個供應廠商之物料，請購部門應填具在同一份《請購單》內；
6、緊急請購時，請購部門應于《請購單》備注欄注明“緊急”字樣。
第五條 請購核準權限
1、生產(chǎn)所需原材料單筆請購金額預估在人民幣10萬元以下者，由生產(chǎn)副總核準，超過此數(shù)額的，由總經(jīng)理核準；
2、車間需購買的機修配件、零件，價值在1000元以下的由車間主任填寫材料請購單報生管部，價值在1000-20000元的由車間主任上報生產(chǎn)副總簽字確認后報生管部，由生管部匯總后報采購部；價值在20000元以上的由工程部統(tǒng)計、生產(chǎn)副總確認后上報總經(jīng)理簽字后方可送采購部。
3、常用辦公用品及物業(yè)所需物品請購，由辦公室填報《請購單》，辦公室主任批準，空調、熱水器、高級家具及單件物品價格在500元以上的由總經(jīng)理核準。
第六條 請購的撤消
1、已開具《請購單》，并經(jīng)核準后因各種原因需撤消請購時，由請購部門以書面方式呈原核準人，并轉送采購部，必要時應先口頭知會采購部。
2、采購部門接獲通知后，立即停止采購。
3、如遇特殊情況未能及時停止采購時，采購部應商原請購部門并妥善處理善后事宜。
第七條 采購方式
根據(jù)本公司實際情況，公司物料采購采用以下三種方式：
1、集中采購公司通用性大宗物料（水泥），以集中采購較為有利，依定時或定量之計劃進行采購；
2、合約采購公司經(jīng)常使用之物料（承、插口板、卷鋼板、預應力鋼絲、線材等），采購部應事先選擇供應商，確定供應價格及交易條件，辦理合約采購，依定時或定量之方式進行采購；
3、一般采購除1、2以外之零星物料，采用隨需求而采購之方式。
第八條 詢價、議價
1、采購部采購人員接獲核準后之《請購單》，除集中采購方式外，應選擇至少三家列入公司《合格供應商名錄》內的供應商作為詢價對象；
2、確屬貨源緊張、獨家代理、專賣品等特殊狀況，不受前條所限；
3、如向特約供應商采購時，應附其報價明細表，如特約供應商有兩家以上，則應向其同時索要報價明細表；
4、選擇詢價或采購的對象，應依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商之順序選擇；
5、供應商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或屬代用品時，采購人員應商請購部門確認；
6、專業(yè)材料、用品或項目，采購部應會同使用部門共同詢價與議價；
7、詢價后，如有必要，采購部應至少選擇兩家以上供應商進行交互議價；議價應注意品質、交期、服務兼顧。
第九條 議價原則
遇以下狀況時，采購部應及時與供應商議價：
1、市場價格下跌或有下跌趨勢時；
2、采購頻率明顯增加時；
3、本次采購數(shù)量大于前次時；
4、本次報價偏高時；
5、有同樣品質、服務之供應商提供更低價格時；
6、其他有利于公司條件時
第十條 定價核準
1、采購人員詢價、議價完成后，填寫《采購詢價、議價單》（對內使用），隨附各供應商回傳的《采購詢價單》（對外使用），必要時附上書面說明，呈采購部經(jīng)理審核；采購部經(jīng)理審核時，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由經(jīng)理親自與供應商議價。
2、單筆采購金額在1萬元以下的采購訂單，價格由采購部經(jīng)理核準，確定供應商；超過1萬元的采購訂單，其價格提交總經(jīng)理核準后確定供應商。
3、采用集中采購方式采購的供應商確定，必須呈送總經(jīng)理核準。
第十一條 訂購作業(yè)
1、采購人員接獲經(jīng)核準之供應商后，應以本公司出具《購銷合同》，或供貨商出具《購銷合同》形式向供應商訂購物料，并以傳真形式簽字確認。
2、若屬一份訂購單多次分批交貨的情形，采購人員應于《購銷合同》上明確注明。
3、采購人員應控制物料訂購交期，及時向供應商跟催交貨進度。
第十二條 驗收與付款
1、依相關檢驗與入庫規(guī)定進行驗收工作。
2、依財務管理規(guī)定，辦理供應商付款工作。第三章 采購物品之品質管理
第十三條 采購品質文件資料要求
物料訂購前，本公司應提供下列文件資料，或在《購銷合同》、采購合約內予以明確規(guī)定：
1、訂購物料之規(guī)格、圖紙、技術要求等。
2、產(chǎn)品技術精度、等級要求。
3、各種檢驗規(guī)范、標準或適用規(guī)格。
4、所需之產(chǎn)品認證要求或工廠品質管理體系認證要求。
第十四條 合格供應商之選擇
物料采購，除經(jīng)總經(jīng)理特準外，均需向合格供應商訂購。合格供應商一般要求符合下列條件：
1、經(jīng)本公司供應商調查，列入《合格供應商名錄》內的供應商。
2、提供的樣品經(jīng)本公司確認合格。
3、類似物料以往采購之良好記錄。
第十五條 品質保證之協(xié)定
物料采購，應由供應商承負品質保證之責任，并在訂購前明確，本公司要求供應商承諾下列品質保證：
1、供應商品質管理體系需符合本公司指定之品質保證系統(tǒng)、如ISO9000等。
2、供應商應保證產(chǎn)品制造過程的必要控制與檢測。
3、供應商應隨貨送交其出貨品質檢驗合格之記錄。
4、接受本公司必要之供應商調查。
5、保證對提供的產(chǎn)品在使用或銷售中發(fā)生的因供應商責任導致之不良的責任承擔與賠付。
第十六條 進貨驗收之規(guī)定
供應商提供之物料，必須經(jīng)過本公司倉庫、品管、采購等部門人員之相關驗收工作，主要包括下列幾項：
1、品質檢驗品管部依進料檢驗規(guī)定進行抽樣檢驗，以確定交貨品質是否符合品質要求。
2、處理短損根據(jù)點收、檢驗結果，對發(fā)生短損的，予以更正數(shù)量，必要時向供應商索賠；
3、退還不合格品對檢驗不合格之物料，退供應商進行必要處理，由此造成的損失，向供應商進行索賠；
第十七條 品質糾紛處理
有關采購物料發(fā)生規(guī)格不符、品質不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質糾紛處理。具體規(guī)定如下：
1、處臵依據(jù)以雙方事先約定之品質標準作為處臵依據(jù)，并于《購銷合同》上詳細說明，其中涉及交貨時間、檢驗標準、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據(jù)。
2、采購物料退貨與索賠
（1）擬退回之采購物料應由倉管員清點整理后，通知采購部。
（2）采購部經(jīng)辦人員通知供應商到指定地點領取退貨品。
（3）現(xiàn)貨供應之退貨，要求供應商更換合格之物料。
（4）訂制品之退貨，原則上要求供應商重做或修改至合格為止。
（5）確屬無法修復或供應商技術能力不足時，可取消訂單，另覓供應商。
（6）退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。
（7）雙方事前沒有明確訂購合約時，以實際造成本公司之損失向供應商索賠。
3、其它索賠規(guī)定
（1）供應商原因造成之交貨延遲，以實際造成本公司之損失向供應商索賠。
（2）破損短少情形，由供應商補足合格物料，若由此造成本公司之損失，依實際發(fā)生狀況索賠。
（3）因供應商原因導致物料在使用或銷售中發(fā)現(xiàn)不良，造成本公司之損失，依實際發(fā)生狀況索賠。
（4）其他原因導致本公司之損失，依實際損失向供應商索賠。
第四章 采購交期管理
第十八條 采購交期管理是采購的重點之一，確保交期的目的，是必要的時間，提供生產(chǎn)所必需的物料，以保障生產(chǎn)并達成合理生產(chǎn)成本之目標。
第十九條 依供應商評鑒辦法進行考核，將交期的考核列為重要項目之一，以督促供應商提高交期達成率。
第二十條 對托收到而貨未到，或貨到發(fā)票未到，應及時通知經(jīng)辦人，盡快查實情況。
第五章 付款方式
第二十一條 付款方式
1、由采購部根據(jù)《請購單》、《采購詢價、議價單》、采購合同、進料驗收單、《入庫單》，向財務部請款。
2、財務部依合同規(guī)定之給付方式，與廠商結款，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準。
第六章 采購人員工作職責
第二十二條 對短缺物資，采購員要征求使用單位意見，在使用單位同意后方能采購使用方愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn)后果由采購員負直接責任。
第二十三條 采購人員必須按采購作業(yè)規(guī)范運作，對不按計劃要求及質量要求采購，造成的超儲積壓，損失均由采購人員承擔經(jīng)濟責任。
第二十四條 對采購員未能及時完成采購任務時，應及早報告部門主管說明原因，提出相應意見方案，采購部應及時與請購部門溝通，擬定補救辦法和處理對策，特別重大事項，應匯報總經(jīng)理。
第二十五條 物資采購人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司采購成本的最低化、采購質量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。
第二十六條 采購人員必須遵守公司規(guī)章制度，按照規(guī)定的程序和標準采購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。
第二十七條 采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內上交。
第二十八條 采購人員必須樹立服務意識，急生產(chǎn)經(jīng)營所急，想生產(chǎn)經(jīng)營所想，任何人不得無故積壓或拖延采購及相關工作。
第二十九條 為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟商品信息，如價格行情等，采購人員必須經(jīng)常自覺學習業(yè)務知識，提高業(yè)務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。
第三十條 售后服務：對于采購物資，采購部在簽訂購買合同時，要明確服務約定。
1、采購物資在投用前需廠家進行現(xiàn)場指導的，由采購部負責聯(lián)系。
2、對于在使用過程中（保質期內、正常使用條件下）出現(xiàn)的質量問題，由采購部在規(guī)定時間內協(xié)調解決。
第七章 附則
第三十一條 本制度由綜合辦公室負責解釋。
第三十二條 本制度自總經(jīng)理辦公會議通過之日起實施。
